Boeken en staten in PDF, Excel en CSV
De catalogus van de boekhoudkundige exports, de beschikbare parameters, het voorbeeld vóór het downloaden en de kenmerken van elk formaat.
Het tabblad Exports groepeert alle documenten die u uit een dossier kunt halen: wettelijke boeken, financiële staten, btw-documenten, staten van derden, staat van de vaste activa en ruwe gegevens. Elke staat bestaat in PDF voor de overhandiging en de archivering, in Excel om mee te werken en in CSV voor gegevensuitwisseling.
De catalogus
De exports zijn ingedeeld in zes groepen.
| Groep | Staten |
|---|---|
| Boeken | Journaal (dagboek), Aankoopdagboek, Verkoopdagboek, Financiële dagboeken, Dagboek diverse verrichtingen, Grootboek |
| Financiële staten | Proef- en saldibalans, Balans per periode, Balans en resultatenrekening, Jaarrekening (NBB-model) |
| Btw | Btw-overzicht per rooster, Btw-aangifte, Jaarlijkse opgave van de btw-plichtige afnemers, Intracommunautaire opgave |
| Derden | Derdenbestand, Klantenbalans, Leveranciersbalans, Ouderdomsbalans klanten, Ouderdomsbalans leveranciers, Historiek van de derden |
| Vaste activa | Staat van de vaste activa en afschrijvingen |
| Gegevens | Rekeningenstelsel, Lijst van de stukken, Audittrail |
Een staat exporteren
- Open het tabblad Exports en controleer het boekjaar dat bovenaan het scherm wordt getoond, met de status Voorlopig of Definitief.
- Als u maar een deel van het jaar wilt, vult u de datums Van en Tot in het blok Periode in. Zonder datums wordt het volledige boekjaar geëxporteerd. De exports die rekening houden met de periode, zijn gemarkeerd met een kalender. De knop Volledig boekjaar wist de datums.
- Vul indien nodig de parameters in die eigen zijn aan de staat (zie de tabel hieronder).
- Klik op Voorbeeld om de PDF in de viewer te tonen, of op Downloaden en kies het formaat.
| Parameter | Betrokken staten |
|---|---|
| Van rekening, Tot rekening | Grootboek (optioneel rekeningbereik) |
| Dagboek | Journalen, om zich tot één dagboek te beperken |
| Derde | Historiek van de derden |
| Aangiftenummer | Btw-aangifte |
| Jaar | Jaarlijkse opgave van de btw-plichtige afnemers |
| Periode | Intracommunautaire opgave (maand of kwartaal) |
| Toestand op | Balansen van derden en ouderdomsbalansen |
| Schema, Datum algemene vergadering | Jaarrekening (NBB-model) |
In de desktoptoepassingen vermijdt de optie Altijd opslaan in Downloads dat bij elke export het venster voor de keuze van de locatie verschijnt. Schakel ze uit om telkens de doelmap te kiezen.
Wat elk boek bevat
- Journaal (dagboek): de boekingen per dagboek en daarna per stuknummer, met hun lijnen (rekening, omschrijving, derde, debet, credit), het totaal per stuk met evenwichtscontrole, de totalen per periode en per dagboek, en daarna het centralisatieboek (totalen per dagboek en per maand).
- Aankoopdagboek en Verkoopdagboek: een factuurboek, dus één lijn per stuk met de maatstaf en de btw per tarief, het totaal inclusief btw en het btw-nummer van de derde, gevolgd door het detail van de boekingen.
- Financiële dagboeken: voor elke financiële rekening het beginsaldo, de boekingen en het eindsaldo.
- Grootboek: per rekening het overgedragen saldo, de lijnen met afpunting en voortschrijdend saldo, de totalen en het saldo.
- Proef- en saldibalans: beginsaldi, bewegingen van de periode en eindsaldi, met subtotalen per klasse.
De boeken zijn gepagineerd met overdracht van de totalen: de laatste lijn van een pagina is « Over te dragen », de eerste van de volgende « Overdracht ». Elk boek eindigt met een sectie Controles: ontbrekende nummers per dagboek, boekingen die niet in evenwicht zijn, datums buiten de periode of buiten het boekjaar, tegengeboekte boekingen.
De drie formaten
| Formaat | Kenmerken |
|---|---|
| A4 staand of liggend naargelang de staat, herhaalde tabelhoofdingen, hoofding met de identificatie van het dossier en voettekst met datum van opmaak, auteur, paginering, status en vingerafdruk. | |
| Excel (.xlsx) | Eén werkblad per sectie (per dagboek voor de boeken), titellijnen met het dossier, de staat, de periode, de status en de vingerafdruk, vastgezette hoofding, numerieke bedragen met twee decimalen, negatieve bedragen in het rood, totalen in het vet. |
| CSV | UTF-8-codering met BOM, puntkomma als scheidingsteken, decimale komma. Opent rechtstreeks in de Franstalige versie van Excel. |
Taal van de documenten
De documenten worden opgemaakt in de taal van het dossier. Bij gebrek daaraan geldt de taal van de gebruiker. Er zijn vier talen beschikbaar: Frans, Nederlands, Engels en Duits.
Voorbeeld en vertrouwelijkheid
Het PDF-voorbeeld verloopt via een ondertekende link die 15 minuten geldig is en die voor de aangemelde gebruiker wordt uitgegeven. Start na die termijn het voorbeeld opnieuw. Elke gegenereerde export, ook een eenvoudig voorbeeld, wordt met zijn vingerafdruk geregistreerd in het auditlogboek van het dossier.
De exports worden door de server gegenereerd op het ogenblik van de aanvraag: ze vereisen een verbinding. In de offlinemodus zijn de exportknoppen niet beschikbaar.
Beperkingen die u moet kennen
- De exports zijn beperkt tot 30 downloads per minuut en per gebruiker. Wacht daarboven enkele seconden.
- Het gestandaardiseerde auditbestand (SAF-T) wordt niet aangemaakt. De CSV-bestanden van het volledige dossier maken een controle via extractie mogelijk.
- De btw-PDF's zijn controle- en archiveringsdocumenten. Het in te dienen bestand blijft de Intervat-XML, die wordt gegenereerd vanuit het tabblad Btw.