Controlepunten Kwaliteit
De tien doorlopende controles van het tabblad Kwaliteit, hun betekenis en de manier om ze opnieuw op groen te zetten.
Het tabblad Kwaliteit overloopt het dossier bij elke opening en toont een score: het aantal controlepunten dat in orde is op het totaal. Het is een werklijst, nuttig vóór een btw-aangifte, een afsluiting of een vergadering met de klant.
Het scherm lezen
- Kwaliteit van het dossier: de score, bijvoorbeeld 8 op 10, en de datum van de controle.
- Te behandelen: de punten die een actie vragen, met hun teller.
- In orde: de punten die op groen staan.
Wanneer alles in orde is, verschijnt de melding “Alle controlepunten staan op groen.”
Elk punt heeft een ernstgraad: waarschuwing voor wat een vervaldag blokkeert, informatie voor wat een blik waard is.
De tien controles
| Controlepunt | Wat wordt gecontroleerd | Ernstgraad |
|---|---|---|
| Te boeken documenten | Geïmporteerde documenten met de status “Te boeken”. | Waarschuwing |
| Openstaande bankbewegingen | Bankverrichtingen “Te verwerken”, met het aantal verrichtingen zonder afpuntvoorstel. | Waarschuwing |
| Leveranciers zonder btw-nummer | Belgische leveranciers waarvan de fiche geen btw-nummer bevat. | Informatie |
| Klantvorderingen > 60 dagen | Niet-afgepunte klantposten afkomstig van een verkoopfactuur die meer dan 60 dagen oud is. | Waarschuwing |
| Verstreken periodes niet vergrendeld | Maandperiodes die vóór de lopende maand zijn geëindigd en nog open zijn. | Informatie tot twee periodes, waarschuwing daarboven |
| Af te sluiten boekjaren | Boekjaren die meer dan zes maanden geleden zijn geëindigd en niet zijn afgesloten. | Waarschuwing |
| Ontbrekende btw-aangiften | Verstreken btw-periodes van het jaar zonder gevalideerde aangifte. | Waarschuwing |
| Factuurlijnen zonder btw-code | Aankoop- of verkooplijnen met een maatstaf maar zonder btw-code. | Informatie |
| Niet-geboekte afschrijvingen | Afschrijvingen van voorbije jaren die “gepland” zijn gebleven. | Waarschuwing |
| Achterstallige terugkerende boekingen | Actieve terugkerende sjablonen waarvan de vervaldag overschreden is. | Informatie |
Een punt opnieuw op groen zetten
Te boeken documenten
- Open Documenten, filter Te boeken.
- Controleer de boekhoudrekeningen en klik op Alles boeken.
- Negeer de stukken die de boekhouding niet aangaan met Negeren.
Openstaande bankbewegingen
- Open Bank en klik op Afpunten.
- Klik op Afgepunte boeken voor de zekere voorstellen.
- Boek de verrichtingen zonder voorstel (kosten, lonen, btw) handmatig.
Leveranciers zonder btw-nummer. Open de fiche van de leverancier in Derden en vul het nummer aan, of gebruik de detectie van de onderneming. Dit punt telt alleen de leveranciers waarvan het land België is.
Klantvorderingen > 60 dagen. Controleer eerst of de ontvangen betalingen wel zijn afgepunt, via de fiche van de klant, tabblad Boekingen, knop Automatisch afpunten. De werkelijk onbetaalde posten volgt u daarna op met de knop Herinneren.
Verstreken periodes niet vergrendeld. Open Periodes en afsluiting vanuit het dossier en vergrendel de afgelopen en gecontroleerde maanden.
Af te sluiten boekjaren. Open Jaarrekening en start de afsluiting van het boekjaar.
Ontbrekende btw-aangiften. Open Btw, maak het ontwerp van de periode aan, controleer het en valideer het. Een ontwerp volstaat niet: het punt gaat pas op groen na validatie.
Factuurlijnen zonder btw-code. Zoek de betrokken boekingen op, boek ze tegen en voer ze opnieuw in met de juiste btw-code. Gebruik voor een verrichting die werkelijk buiten de aangifte valt een code buiten btw zoals AX of VP.
Niet-geboekte afschrijvingen. Open Vaste activa en boek de afschrijvingen van het boekjaar.
Achterstallige terugkerende boekingen. Open Boekingen, Terugkerend en daarna Vervallen genereren.
De btw-controle volgt het regime van het dossier: twaalf periodes voor een maandregime, vier voor een kwartaalregime. Voor een dossier met vrijstelling of een vrijgesteld dossier volgt de teller een kwartaalritme: negeer dit punt als er geen aangifte moet worden ingediend.
Wat het tabblad Kwaliteit niet controleert
De doorlopende controle vervangt het nazicht van het dossier niet. Ze controleert niet de verantwoording van de saldi, de waardering van de voorraden of de fiscale coherentie. Elders bestaan twee aanvullende controles:
- de doorlopende nummering van de dagboeken en de coherentie tussen de datum en de periode van de boekingen, beschikbaar in de conformiteitsexports;
- de integriteitscontrole van het dubbel boekhouden, die bevestigt dat elke boeking in evenwicht is.
Maak er een gewoonte van Kwaliteit te openen vóór elke btw-aangifte: een vergeten document of een niet-geboekte bankverrichting verschijnt er onmiddellijk.