Lettering
De letteringcodes, de automatische lettering van bankbetalingen en de correctie van een lettering begrijpen.
Letteren is een factuur en haar betaling aan elkaar koppelen door ze dezelfde code te geven. Een geletterde post is vereffend; een niet-geletterde post blijft open en verschijnt in het openstaande bedrag van de derde, in de ouderdomsbalans en in de afpuntvoorstellen. Deze pagina legt de lettering uit vanuit het standpunt van de bank; manueel letteren gebeurt in de fiche van de derde.
De letteringcodes
Elke groep geletterde lijnen krijgt een code van drie letters die eigen is aan het dossier: AAA, daarna AAB, AAC, enzovoort tot ZZZ. De code staat op de lijnen van de klanten- en leveranciersrekeningen (400000 en 440000), nooit op de lijnen van kosten, opbrengsten of bank.
| Situatie | Lijnen die dezelfde code krijgen |
|---|---|
| Factuur en haar betaling | De klanten- of leverancierslijn van de factuur en die van de betaling. |
| Factuur en creditnota | De twee lijnen van de derde, als hun bedragen elkaar opheffen. |
| Meerdere facturen betaald met één overschrijving | Alle betrokken lijnen, als hun totaal nul is. |
De regel is altijd dezelfde: een groep kan alleen worden geletterd als de som van de debetbedragen gelijk is aan de som van de creditbedragen.
Automatische lettering bij het boeken van een betaling
Wanneer u een bankverrichting boekt die met een factuur is afgepunt, lettert NovaFisko zonder dat u moet tussenkomen.
- De betaling wordt geregistreerd in het financiële dagboek, met de tegenboeking op de rekening van de derde.
- Als het bedrag van de verrichting exact dat van de open post is, wordt een nieuwe code toegekend aan de lijn van de factuur en aan de lijn van de betaling.
- De factuur verdwijnt uit de open posten: ze wordt niet meer voorgesteld voor een andere verrichting.
Als het bedrag verschilt, al is het maar één cent, wordt de betaling geboekt maar wordt er geen code toegekend: de post blijft open voor het verschil.
De dossierinstellingen voorzien een "Afpuntverschil" met een kostenrekening (657000), een opbrengstenrekening (757000) en een maximaal toegelaten verschil van 1,00 €. De automatische boeking van dat verschil op het moment van de lettering volgt later. Vereffen een klein verschil voorlopig met een diverse verrichting en letter daarna.
Manueel letteren
Manueel letteren gebeurt vanuit de fiche van de klant of de leverancier.
- Open Derden en de betrokken fiche, tabblad Boekingen.
- Filter op Niet afgepunt.
- Vink de lijnen aan die u wilt koppelen: de teller geeft het aantal aangevinkte lijnen aan.
- Klik op Afpunten. De melding "Afpunting …: … lijn(en)." geeft de toegekende code.
De knop Automatisch afpunten van dezelfde fiche koppelt in één keer de exact tegengestelde bedragen en de groepen in evenwicht die een referentie delen. Beide functies worden in detail beschreven in Boekingen en lettering van een derde.
Een klein verschil vereffenen
Voorbeeld: een klant betaalt 1 209,88 € voor een factuur van 1 210,00 €.
- Boek de verrichting op rekening 400000 met de klant als derde.
- Boek een diverse verrichting voor het verschil:
| Rekening | Derde | Debet | Credit |
|---|---|---|---|
| 657000 Toegekende kortingen | 0,12 | ||
| 400000 Klanten | De klant | 0,12 |
- Vink in de fiche van de klant de factuur, de betaling en de lijn van het verschil aan en klik op Afpunten.
Een lettering ongedaan maken
- Filter in de fiche van de derde, tabblad Boekingen, op Afgepunt.
- Vink een lijn van de groep aan en klik op Afpunting opheffen.
- De code wordt verwijderd van alle lijnen die hem droegen; ze worden opnieuw open posten.
De tegenboeking van een geletterde boeking heeft hetzelfde effect: de code wordt verwijderd van alle lijnen van de groep, zodat er geen factuur "vereffend" blijft door een geannuleerde betaling.
Een lettering opheffen verwijdert geen enkele boeking. Als de betaling zelf fout is, boekt u de boeking tegen vanuit het tabblad Boekingen: de bankverrichting wordt opnieuw "Te verwerken" en de lettering wordt tegelijk opgeheven.
Wat de lettering elders verandert
| Scherm of staat | Effect van een geletterde post |
|---|---|
| Derden, kolommen Open posten en Openstaand | De post wordt niet meer meegeteld. |
| Ouderdomsbalans | De post verdwijnt uit de vervalschijven. |
| Bankafpunting | De factuur wordt niet meer voorgesteld. |
| Kwaliteit, "Klantvorderingen > 60 dagen" | De post wordt niet meer gesignaleerd. |
| Exports, grootboek derden | De letteringcode wordt naast de lijn afgedrukt. |
Elke lettering en elke opheffing wordt geregistreerd in de activiteit van het dossier, met de auteur.
Start vóór een afsluiting de automatische lettering voor uw belangrijkste klanten en leveranciers en controleer daarna de ouderdomsbalans: de posten die overblijven, zijn de posten die echt een verantwoording verdienen.