Conformiteit van de exports
De vermeldingen op elk document, de mate waarin de exports van NovaFisko de Belgische boekhoudkundige verplichtingen dekken en wat buiten het toepassingsgebied blijft.
Deze pagina beschrijft wat de exports van NovaFisko opleveren in het licht van de Belgische boekhoudkundige verplichtingen, en wat ze niet opleveren. Ze dient als referentie voor het kantoor, de revisor en de klant.
De vermelde wettelijke verwijzingen zijn indicatief. De cijferberoeper blijft verantwoordelijk voor het voeren en het valideren van de boekhouding.
De vermeldingen op elk PDF-document
| Vermelding | Plaats | Detail |
|---|---|---|
| Identificatie van de onderneming | Hoofding van elke pagina | Naam, rechtsvorm, adres van de zetel, ondernemingsnummer, btw-nummer, « RPR » gevolgd door het arrondissement als het is ingevuld, logo van het dossier als het beschikbaar is |
| Staat en periode | Hoofding | Titel van de staat, boekjaar, gedekte periode, munt |
| Datum van opmaak en auteur | Voettekst | « Opgemaakt op … door … met NovaFisko », kantoor en ITAA-nummer |
| Paginering | Voettekst | « Pagina x / y » |
| Status | Voettekst | « Voorlopig document » of « Definitief document » |
| Vingerafdruk | Voettekst | De eerste 16 tekens van de SHA-256-vingerafdruk van de gegevens van de staat |
Een document is voorlopig zolang het boekjaar niet is afgesloten en de gedekte periodes niet allemaal vergrendeld zijn. Een btw-aangifte is definitief zodra ze gevalideerd is.
Dekking van de verplichtingen
| Verplichting | Staat in NovaFisko |
|---|---|
| Dagboek, zonder uitstel, getrouw en volledig en naar tijdsorde gehouden (Wetboek van economisch recht, art. III.83 en III.84) | Journaal (dagboek) en zijn varianten per type dagboek |
| Hulpdagboeken voor aankopen en verkopen, btw-factuurboeken (koninklijk besluit nr. 1, art. 14) | Aankoopdagboek, Verkoopdagboek |
| Centraal boek, centralisatie minstens per kwartaal | Centralisatieboek, op het einde van elk journaal |
| Grootboek | Grootboek |
| Proef- en saldibalans | Proef- en saldibalans, Balans per periode |
| Jaarlijkse inventaris (art. III.89) | Balans en resultatenrekening, Jaarrekening, Staat van de vaste activa, balansen van derden met openstaande posten, Ouderdomsbalans |
| Jaarrekening (Wetboek van vennootschappen en verenigingen) | Jaarrekening (NBB-model), voorbereidend document |
| Doorlopende nummering en onomkeerbaarheid van de boekingen | Sectie Controles op het einde van elk boek |
| Jaarlijkse opgave van de btw-plichtige afnemers | Jaarlijkse opgave van de btw-plichtige afnemers |
| Opgave van de intracommunautaire handelingen | Intracommunautaire opgave |
| Periodieke btw-aangifte | Btw-overzicht per rooster, Btw-aangifte |
| Afschrijvingstabel | Staat van de vaste activa en afschrijvingen |
| Verantwoordingsstukken (art. III.86) | Lijst van de stukken en de map met stukken in het archief |
| Audittrail | Audittrail |
| Bewaring gedurende 7 jaar | Volledig dossier (ZIP-archief) |
De onomkeerbaarheid van de boekingen
In NovaFisko wordt een gevalideerde boeking nooit gewijzigd of verwijderd. Om ze te corrigeren, boekt u ze tegen: de oorspronkelijke boeking blijft in het boek staan met de vermelding « tegengeboekt door … », en de tegenboeking draagt « tegenboeking van … ». Beide staan in de exports. De sectie Controles van elk boek somt de tegengeboekte boekingen op en signaleert elk ontbrekend nummer in een dagboek.
Wat buiten het toepassingsgebied blijft
De volgende punten worden niet door de exports gedekt. Ze vragen een actie van uw kant of een ander hulpmiddel.
- Neerlegging van de jaarrekening bij de NBB: NovaFisko maakt het XBRL-bestand niet aan en legt niet neer. Het volledig schema, de sociale balans, het jaarverslag en de andere toelichtingen dan de vaste activa en de waarderingsregels worden niet opgemaakt.
- Gestandaardiseerd auditbestand (SAF-T): niet aangemaakt.
- Indiening via Intervat: de btw-PDF's zijn controledocumenten. Het in te dienen XML-bestand wordt gegenereerd vanuit het tabblad Btw, en de indiening zelf gebeurt op het Intervat-portaal.
- Inventarisboek in strikte zin: de fysieke inventaris van de voorraden en de kas, de verantwoording van de waarderingen en de ondertekening moeten door de onderneming worden opgemaakt. NovaFisko levert de cijferstaten die het voeden.
- Elektronische handtekening en gekwalificeerde tijdstempel: de vingerafdruk bewijst de integriteit van een bestand, ze is geen handtekening en geen tijdstempel in de zin van de eIDAS-verordening.
- Herindelingen in de voorstelling: de creditsaldi van klanten, de debetsaldi van leveranciers en de negatieve banksaldi worden niet automatisch overgeboekt.
- Pakketten Frankrijk en Luxemburg: de boeken, balansen, staten van derden en van vaste activa zijn beschikbaar. Het model van de jaarrekening, de btw-roosters en de listings zijn eigen aan België.
Een document dat als « voorlopig » is gemarkeerd, mag niet als officieel document worden bezorgd. Vergrendel de betrokken periodes of sluit het boekjaar af en maak het daarna opnieuw op.
Goede praktijken
- Vergrendel elke periode na de validatie van de btw-aangifte ervan.
- Maak vóór de afsluiting de boeken op en lees de sectie Controles op de laatste pagina.
- Maak na de eindejaarsafsluiting het volledige dossier aan en archiveer het op een duurzame drager.
- Noteer de vingerafdruk van het manifest in uw permanent dossier.