Konformität der Exporte
Die Angaben auf jedem Dokument, die Abdeckung der belgischen Buchführungspflichten durch die NovaFisko-Exporte und was außerhalb des Leistungsumfangs bleibt.
Diese Seite beschreibt, was die Exporte von NovaFisko im Hinblick auf die belgischen Buchführungspflichten liefern und was nicht. Sie dient der Kanzlei, dem Revisor und dem Kunden als Referenz.
Die genannten Rechtsgrundlagen dienen der Orientierung. Für die Führung und Validierung der Buchhaltung bleibt die Fachperson des Rechnungswesens verantwortlich.
Die Angaben auf jedem PDF-Dokument
| Angabe | Position | Einzelheiten |
|---|---|---|
| Identifizierung des Unternehmens | Kopfzeile jeder Seite | Bezeichnung, Rechtsform, Adresse des Sitzes, Unternehmensnummer, MwSt.-Nummer, „RJP“ gefolgt vom Gerichtsbezirk, sofern erfasst, Logo des Mandats, sofern vorhanden |
| Aufstellung und Zeitraum | Kopfzeile | Titel der Aufstellung, Geschäftsjahr, abgedeckter Zeitraum, Währung |
| Erstellungsdatum und Verfasser | Fußzeile | „Erstellt am … von … mit NovaFisko“, Kanzlei und ITAA-Nummer |
| Seitenzählung | Fußzeile | „Seite x / y“ |
| Status | Fußzeile | „Vorläufiges Dokument“ oder „Endgültiges Dokument“ |
| Prüfsumme | Fußzeile | Die ersten 16 Zeichen der SHA-256-Prüfsumme der Daten der Aufstellung |
Ein Dokument ist vorläufig, solange das Geschäftsjahr nicht abgeschlossen ist und nicht alle abgedeckten Perioden gesperrt sind. Eine MwSt.-Erklärung ist mit ihrer Validierung endgültig.
Abdeckung der Pflichten
| Pflicht | Aufstellung in NovaFisko |
|---|---|
| Journal, ohne Verzug, wahrheitsgetreu und vollständig in zeitlicher Reihenfolge geführt (Wirtschaftsgesetzbuch, Art. III.83 und III.84) | Journal (Grundbuch) und seine Varianten je Journalart |
| Hilfsjournale für Einkäufe und Verkäufe, MwSt.-Rechnungsbücher (Königlicher Erlass Nr. 1, Art. 14) | Einkaufsjournal, Verkaufsjournal |
| Zentralbuch, Zentralisierung mindestens vierteljährlich | Sammeljournal, am Ende jedes Journals |
| Hauptbuch | Hauptbuch |
| Probebilanz | Summen- und Saldenliste, Saldenliste nach Perioden |
| Jährliches Inventar (Art. III.89) | Bilanz und Ergebnisrechnung, Jahresabschluss, Anlagenspiegel, Saldenlisten der Geschäftspartner mit offenen Posten, Altersstruktur |
| Jahresabschluss (Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen) | Jahresabschluss (BNB-Modell), vorbereitendes Dokument |
| Lückenlose Nummerierung und Unveränderlichkeit der Buchungen | Abschnitt Kontrollen am Ende jedes Buchs |
| Jährliche Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden | Jährliche Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden |
| Aufstellung der innergemeinschaftlichen Umsätze | Innergemeinschaftliche Aufstellung |
| Periodische MwSt.-Erklärung | MwSt.-Übersicht nach Rastern, MwSt.-Erklärung |
| Abschreibungstabelle | Anlagen- und Abschreibungsspiegel |
| Belege (Art. III.86) | Belegliste und Belegordner des Archivs |
| Prüfpfad | Prüfpfad |
| Aufbewahrung während 7 Jahren | Vollständige Akte (ZIP-Archiv) |
Die Unveränderlichkeit der Buchungen
In NovaFisko wird eine gebuchte Buchung niemals geändert oder gelöscht. Um sie zu korrigieren, stornieren Sie sie: Die ursprüngliche Buchung bleibt mit dem Vermerk „storniert durch …“ im Buch, und ihre Stornobuchung trägt den Vermerk „Stornobuchung zu …“. Beide erscheinen in den Exporten. Der Abschnitt Kontrollen jedes Buchs listet die stornierten Buchungen auf und meldet jede fehlende Nummer in einem Journal.
Was außerhalb des Leistungsumfangs bleibt
Die folgenden Punkte werden von den Exporten nicht abgedeckt. Sie erfordern Ihr Zutun oder ein anderes Werkzeug.
- Hinterlegung des Jahresabschlusses bei der BNB: NovaFisko erzeugt keine XBRL-Datei und nimmt keine Hinterlegung vor. Das vollständige Schema, die Sozialbilanz, der Lagebericht und die Anhänge außer dem Anlagevermögen und den Bewertungsregeln werden nicht erstellt.
- Standardisierte Prüfdatei (SAF-T): wird nicht erstellt.
- Einreichung über Intervat: Die MwSt.-PDF sind Kontrolldokumente. Die einzureichende XML-Datei wird im Reiter MwSt. erzeugt, die Einreichung selbst erfolgt im Intervat-Portal.
- Inventarbuch im engeren Sinne: Die körperliche Bestandsaufnahme der Vorräte und der Kasse, die Begründung der Bewertungen und die Unterschrift bleiben Aufgabe des Unternehmens. NovaFisko liefert die Zahlenaufstellungen, auf denen es beruht.
- Elektronische Signatur und qualifizierter Zeitstempel: Die Prüfsumme belegt die Integrität einer Datei, sie ist weder eine Signatur noch ein Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung.
- Umgliederungen in der Darstellung: Habensalden von Kunden, Sollsalden von Lieferanten und Kontoüberziehungen werden nicht automatisch umgegliedert.
- Länderpakete Frankreich und Luxemburg: Bücher, Saldenlisten, Aufstellungen der Geschäftspartner und des Anlagevermögens stehen zur Verfügung. Das Jahresabschlussmodell, die MwSt.-Raster und die Listen gelten nur für Belgien.
Ein als „vorläufig“ gekennzeichnetes Dokument darf nicht als offizielles Dokument übergeben werden. Sperren Sie die betreffenden Perioden oder schließen Sie das Geschäftsjahr ab und erstellen Sie es dann neu.
Bewährte Vorgehensweisen
- Sperren Sie jede Periode nach der Validierung ihrer MwSt.-Erklärung.
- Erstellen Sie vor dem Abschluss die Bücher und lesen Sie den Abschnitt Kontrollen auf der letzten Seite.
- Erzeugen Sie nach dem Geschäftsjahresende die vollständige Akte und archivieren Sie sie auf einem dauerhaften Datenträger.
- Notieren Sie die Prüfsumme des Manifests in Ihrer Dauerakte.