Belege freigeben
Einen importierten Beleg prüfen, Geschäftspartner, Positionen und Konten korrigieren, dann freigeben und buchen.
Ein vom Belegimport analysierter Beleg wartet auf Ihre Freigabe. Die Freigabeansicht zeigt die Originaldatei neben den extrahierten Daten: Sie vergleichen, korrigieren bei Bedarf und geben dann frei. Die Freigabe legt den Beleg im Mandat an und, wenn Sie es wünschen, auch die Buchung.
Die Liste „Zu prüfen“ öffnen
- Öffnen Sie den Reiter Belege.
- Klicken Sie auf den Filter Zu prüfen: Sein Zähler zeigt die Anzahl der importierten Belege, die auf Freigabe warten.
- Klicken Sie in der Zeile eines Belegs auf Prüfen.
Die Angaben prüfen
Die Ansicht ist in Abschnitte gegliedert.
| Abschnitt | Was Sie prüfen |
|---|---|
| Zuverlässigkeit der Analyse | Kennzahl für die Verlässlichkeit der Extraktion. |
| Zu prüfende Punkte | Warnungen: Geschäftspartner nicht identifiziert, fehlende Summen, Abweichung zwischen Positionen und Summe, Duplikat. |
| Beleg | Art (Rechnung, Gutschrift, Kassenbon, MwSt-Beleg, Parkticket, Proforma), Richtung (Einkauf oder Verkauf), Nummer, Datum, Fälligkeit, strukturierte Mitteilung, Währung. |
| Lieferant oder Kunde | Im Mandat erkannter Geschäftspartner oder Vorschlag zur Anlage mit den gelesenen Angaben. Der Vermerk „Aus dem Beleg gelesen“ erinnert an den ursprünglichen Wert. |
| Positionen | Beschreibung, Menge, Einzelpreis, MwSt.-Satz, Nettobetrag, Konto und MwSt.-Code jeder Position. |
| Summen | Summe Berechnet aus den Positionen, Summe Gelesen im Beleg und etwaige Differenz. |
Den Geschäftspartner korrigieren
- Um einen anderen Geschäftspartner zu wählen, suchen Sie im Feld Geschäftspartner nach Name, Code oder MwSt.-Nummer.
- Um den Geschäftspartner anzulegen, klicken Sie auf Anlegen und prüfen Sie den vorgeschlagenen Namen, die MwSt.-Nummer, die Adresse und die IBAN. Der Geschäftspartner wird im Moment der Freigabe angelegt.
Der Geschäftspartner muss zur Richtung des Belegs passen: ein Lieferant bei einem Einkauf, ein Kunde bei einem Verkauf.
Die Positionen korrigieren
- Ändern Sie Beschreibung, Menge, Satz oder Betrag direkt in der Tabelle.
- Das Feld Konto zeigt das vorgeschlagene Konto; ersetzen Sie es bei Bedarf.
- Wählen Sie den passenden MwSt-Code, zum Beispiel A21R für eine Restaurantrechnung oder ACO für Bauleistungen mit Steuerschuld des Vertragspartners.
- Fügen Sie mit Position hinzufügen und Position entfernen eine Position hinzu oder entfernen Sie eine.
Findet die Analyse keine Position, bildet sie eine einzige aus den Summen. Waren die Positionen inklusive MwSt. ausgewiesen, werden die Nettobeträge neu berechnet. In beiden Fällen weist Sie eine Warnung darauf hin.
Freigeben
Unten in der Ansicht lassen sich zwei Optionen aktivieren:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Jetzt buchen | Erstellt die Buchung im Journal direkt bei der Freigabe. |
| Mit Novadesko synchronisieren (für den Shop gesperrt) | Sendet den Beleg an Novadesko, wo der Händler ihn sieht, ohne ihn ändern zu können. Nur für ein mit Novadesko verknüpftes Mandat verfügbar. |
Danach:
- Klicken Sie auf Freigeben oder auf Freigeben und buchen, wenn die Buchungsoption aktiviert ist.
- NovaFisko legt den Beleg im Mandat an, mit seinen Positionen, seinem Geschäftspartner und der Originaldatei.
- Wurde die Buchung angefordert, wird sie in dem Journal erfasst, das die Zuordnungsregeln bestimmen, und der Beleg wechselt zu „Gebucht“.
- Eine Meldung bestätigt: „Beleg freigegeben und im Mandat angelegt.“ oder „Beleg freigegeben und gebucht: …“ mit der Referenz der Buchung.
Die Anlage des Belegs und seine Buchung bilden einen einzigen Vorgang: Wird die Buchung abgelehnt (gesperrte Periode, fehlendes Konto), wird nichts angelegt, und Sie können korrigieren.
Um Ihre Prüfung zu unterbrechen, ohne etwas zu verlieren, klicken Sie auf Ohne Freigabe speichern: Ihre Korrekturen bleiben erhalten, und der Beleg wartet weiter.
Ein als Duplikat gekennzeichneter Import verlangt vor der Freigabe eine ausdrückliche Bestätigung. Prüfen Sie vor dem Bestätigen, dass es sich nicht um einen bereits erfassten Beleg handelt.
Später buchen
Ein ohne Buchung freigegebener Beleg erscheint im Filter Zu buchen des Reiters Belege, mit dem Vermerk „Von der Kanzlei erstellt“.
- Prüfen Sie die Spalte Buchhaltungskonto jeder Position.
- Klicken Sie beim Beleg auf Buchen oder auf Alle buchen, um den gesamten Filter zu verarbeiten.
- Die Zusammenfassung nennt die Anzahl der gebuchten Belege und die Liste der offen gebliebenen, jeweils mit dem Grund.
Ein Beleg kann nur gebucht werden, wenn er einen Geschäftspartner und auf jeder Position ein Konto hat. Bei einem Verkauf ohne Konto wird das Standard-Verkaufskonto (700000) verwendet.
Ignorieren, wiederherstellen, löschen
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Ignorieren | Der Beleg wechselt zu „Ignoriert“ und fällt aus den Qualitätskontrollen heraus. Bei einem gebuchten Beleg nicht möglich. |
| Wiederherstellen | Ein ignorierter Beleg wird wieder „Zu buchen“. |
| Diesen Import löschen | Löscht einen nicht freigegebenen Import und seine Datei. Ein freigegebener Import lässt sich nicht löschen: Sein Beleg existiert im Mandat. |
| Buchung stornieren | Über Buchungen: Der Beleg wird wieder „Zu buchen“. |
Ergänzen Sie im Stammblatt Ihrer regelmäßigen Lieferanten das Standardkonto und den Standard-MwSt.-Code. Ihre nächsten Rechnungen kommen dann mit der richtigen Kontierung in der Liste an, und die Freigabe beschränkt sich auf eine Sichtkontrolle.