Aktivitätsprotokoll
Die Aktivität eines Mandats und der gesamten Kanzlei verfolgen, nach Mitarbeiter oder Zeitraum filtern und Aktivität, Verlauf und Prüfpfad unterscheiden.
Das Aktivitätsprotokoll ist die chronologische Abfolge von allem, was in einem Mandat geschehen ist: die Datenänderungen, aber auch die Aktionen, die keinen Datensatz verändern, wie ein Export, eine Synchronisierung oder ein Abschluss. Es beantwortet die Frage: „Was ist diese Woche in diesem Mandat passiert?“
Aktivität, Verlauf, Prüfpfad: die Unterschiede
| Werkzeug | Was es zeigt | Wo es zu finden ist |
|---|---|---|
| Verlauf | Die Datenänderungen, Feld für Feld, mit der Möglichkeit zum Zurücksetzen. | Reiter Verlauf, Unterreiter Verlauf |
| Aktivität | Die vollständige Abfolge: Datenänderungen und Aktionen (Exporte, Synchronisierungen, Abschlüsse, Aktivierungen). Ohne Einzelheiten zu den Werten. | Reiter Verlauf, Unterreiter Aktivität |
| Prüfpfad | Das mit Zeitstempel versehene, nur ergänzbare und exportierbare Protokoll, das zu den Büchern des Mandats gehört. | Reiter Exporte, Gruppe Daten |
Die Aktivität führt zwei Quellen zusammen: die Änderungen des Verlaufs und die Ereignisse des Prüfpfads. Sie ist eine Arbeitsansicht, praktisch für die tägliche Betreuung eines Mandats.
Die Aktivität eines Mandats einsehen
- Öffnen Sie das Mandat und dann den Reiter Verlauf.
- Wechseln Sie auf den Unterreiter Aktivität.
- Die Abfolge wird vom neuesten zum ältesten Eintrag angezeigt.
Jede Zeile nennt:
- das Datum und die Uhrzeit;
- den Benutzer, oder System bei einer automatischen Verarbeitung;
- die Aktion im Klartext: „Erstellt · Geschäftspartner“, „Geändert · Mandat“, „In den Papierkorb · Bankregel“;
- den betroffenen Datensatz mit seiner Bezeichnung;
- die Herkunft und den Namen des Geräts bei einer offline erfassten Aktion;
- bei einer Änderung die Liste der betroffenen Felder.
Entspricht die Zeile einer Änderung des Verlaufs, können Sie sie öffnen, um die Einzelheiten zu sehen und sie, sofern möglich, zurückzusetzen.
Was Sie dort zusätzlich zum Verlauf finden
Hier einige Beispiele für Ereignisse, die nur im Aktivitätsprotokoll erscheinen.
| Bereich | Ereignisse |
|---|---|
| Exporte | Jeder erstellte Export mit Typ, Format und Prüfsumme; Erstellung der vollständigen Akte |
| Perioden und Geschäftsjahre | Sperren und Entsperren einer Periode, Abschluss und Wiedereröffnung eines Geschäftsjahres, Jahresende mit seinem Ergebnis |
| Anlagen | Anlage, verbuchte Abschreibung, Abschreibungen der Periode, Abgang |
| Integrationen | Aktivierung, Deaktivierung, Synchronisierung |
| Papierkorb | Endgültige Löschung eines Datensatzes |
| Anmeldungen | An- und Abmeldung eines Benutzers, fehlgeschlagener Anmeldeversuch |
Die Aktivitätsliste nennt keine Gesamtzahl. Sie wird seitenweise geladen: Scrollen Sie oder laden Sie weitere Einträge, um weiter zurückzugehen.
Filtern
| Filter | Verwendung |
|---|---|
| Benutzer | Nur die Aktionen eines Mitarbeiters anzeigen. |
| Zeitraum | Auf einen Datumsbereich begrenzen. |
| Typ | Auf einen Datensatz- oder Ereignistyp begrenzen. |
| Quelle | Nur die Datenänderungen oder nur die Prüfereignisse behalten. |
| Suche | Eine Bezeichnung, eine Belegnummer, den Namen eines Geschäftspartners wiederfinden. |
Wenn nichts zutrifft, zeigt der Bildschirm „Keine Aktivität für diese Kriterien“.
Für die wöchentliche Durchsicht eines Mandats, das einem jüngeren Mitarbeiter anvertraut ist, filtern Sie nach seinem Namen und den letzten sieben Tagen. Sie sehen auf einen Blick das erfasste Volumen, die Korrekturen und die in den Papierkorb verschobenen Datensätze.
Die Aktivität der Kanzlei
Die Administratoren und Manager der Kanzlei verfügen über eine übergreifende Ansicht: das Aktivitätsprotokoll aller Mandate der Kanzlei. Jede Zeile trägt dort zusätzlich den Namen des betroffenen Mandats. Es gelten dieselben Filter, ergänzt um einen Filter nach Mandat.
Diese Ansicht ist nützlich, um:
- die Arbeitslast zu verteilen, indem Sie sehen, wer woran arbeitet;
- ein Mandat zu erkennen, in dem seit Langem nichts geschehen ist;
- herauszufinden, in welchem Mandat eine Aktion irrtümlich ausgeführt wurde.
Erfasser und Prüfer haben keinen Zugriff auf die Ansicht der Kanzlei. Sie sehen die Aktivität der Mandate, die ihnen zugewiesen sind.
Wer die Aktivität eines Mandats sehen kann
Jede Person mit Zugriff auf das Mandat kann dessen Aktivität einsehen, auch ein schreibgeschützter Auditor. Die Rechte unterscheiden sich nur bei den Aktionen: Nur ein Benutzer mit Schreibrecht kann aus einer Zeile heraus ein Zurücksetzen auslösen.
Aktivität und Vertraulichkeit
Das Aktivitätsprotokoll enthält personenbezogene Daten der Mitarbeiter: wer was getan hat, um wie viel Uhr, von welchem Gerät aus. Es dient der buchhalterischen Nachvollziehbarkeit und der Sicherheit des Mandats.
Verwenden Sie das Aktivitätsprotokoll nicht zur individuellen Messung der Arbeitszeit, ohne Ihre Mitarbeiter darüber informiert zu haben. Je nach den in Ihrer Kanzlei geltenden Regeln kann ein solcher Zweck eine vorherige Information des Personals erfordern.
Der exportierbare Prüfpfad
Für eine Prüfung oder die Übergabe an Dritte exportieren Sie den Prüfpfad über den Reiter Exporte, Gruppe Daten. Dieses Dokument:
- enthält Zeitstempel, Benutzer, Aktion, Objekt, Einzelheiten und IP-Adresse;
- trägt den Vermerk „Protokoll, das nur ergänzt wird: Die Einträge werden weder geändert noch gelöscht“;
- ist als PDF, Excel und CSV verfügbar;
- ist automatisch in der vollständigen Akte enthalten.