Vollständige Akte (ZIP-Archiv)
Mit einem Klick das vollständige Archiv eines Geschäftsjahres erzeugen, seine Ordnerstruktur verstehen und seine Integrität anhand des Manifests überprüfen.
Die vollständige Akte ist ein eigenständiges ZIP-Archiv, das alle Bücher, Aufstellungen, Daten und Belege eines Geschäftsjahres zusammenfasst. Sie ist dafür gedacht, dem Kunden, dem Revisor oder der Verwaltung übergeben zu werden und als Grundlage für die gesetzliche Aufbewahrung zu dienen.
Das Archiv erzeugen
- Öffnen Sie den Reiter Exporte und wählen Sie das Geschäftsjahr.
- Klicken Sie im Block Vollständige Buchhaltungsakte auf Akte herunterladen (ZIP).
- Während der Erzeugung erscheint die Meldung „Akte wird vorbereitet…“. Bei einem umfangreichen Geschäftsjahr dauert dies einige Dutzend Sekunden.
- Speichern Sie die Datei. Ihr Name enthält das Mandat und das Geschäftsjahr.
Die Erzeugung ist auf 10 Anforderungen pro Minute begrenzt. Sie erfordert eine Verbindung und ist offline nicht verfügbar.
Inhalt des Archivs
| Element | Inhalt |
|---|---|
00-Dossier-comptable.pdf |
Deckblatt-PDF: Identität des Mandats, Verzeichnis der Dateien mit ihren Prüfsummen, Integritätsbescheinigung |
01-Livres/ |
Journal (Grundbuch), Einkaufs-, Verkaufs- und Finanzjournale, Journal der sonstigen Buchungen, Hauptbuch, Kontenplan, Prüfpfad |
02-Etats-financiers/ |
Summen- und Saldenliste, Saldenliste nach Perioden, Bilanz und Ergebnisrechnung, Jahresabschluss |
03-TVA/ |
Übersicht nach Rastern, Kundenliste, innergemeinschaftliche Aufstellung, eine Erklärung je Periode |
04-Tiers/ |
Geschäftspartnerdatei, Kunden- und Lieferantensaldenlisten, Altersstrukturen, Historie der Geschäftspartner |
05-Immobilisations/ |
Anlagen- und Abschreibungsspiegel |
06-Donnees-CSV/ |
Dieselben Aufstellungen im CSV-Format |
07-Banque-CODA/ |
Die ursprünglichen CODA-Auszüge |
08-Pieces/ |
Belegliste als PDF, index.csv und Dateien der von NovaFisko gespeicherten Belege |
manifest.json |
Geschäftsjahr, Abschlussstatus, Verfasser und Erstellungsdatum, SHA-256-Prüfsumme und Größe jeder Datei, Ergebnis der Kontrollen |
Die PDF des Archivs werden in der Sprache des Mandats erstellt.
Das Deckblatt-PDF
Die erste Datei fasst das Archiv zusammen und bescheinigt seinen Stand zum Zeitpunkt der Erstellung. Ihre Integritätsbescheinigung umfasst:
- die lückenlose Nummerierung der Belege in jedem Journal;
- den Ausgleich jedes Journals (Soll gleich Haben);
- die Anzahl der gesperrten Perioden im Verhältnis zur Gesamtzahl;
- ob das Geschäftsjahr abgeschlossen ist oder nicht;
- die Kohärenz der Buchungsdaten;
- die Integritätskontrolle der gesamten Akte, mit der Anzahl der Buchungen und den Summen von Soll und Haben.
Eine Aufstellung, die nicht erstellt werden konnte, wird im Deckblatt-PDF und im Manifest ausgewiesen. Das gilt zum Beispiel für den Jahresabschluss eines Mandats, dessen Länderpaket kein Modell enthält.
Vorläufig oder endgültig
Sie können das Archiv jederzeit erzeugen, auch im laufenden Geschäftsjahr für einen Zwischenabschluss. Solange das Geschäftsjahr nicht abgeschlossen ist, tragen die Dokumente den Vermerk Vorläufiges Dokument. Das für die gesetzliche Aufbewahrung bestimmte Archiv erzeugen Sie nach dem Geschäftsjahresende: Die Dokumente sind dann endgültig.
Erzeugen Sie vor dem Abschluss ein erstes Archiv zur Durchsicht und unmittelbar danach das endgültige Archiv. Haben sich die Daten dazwischen nicht geändert, sind die Prüfsummen der Aufstellungen identisch: Nur der Status unterscheidet sich.
Die Belege
Der Ordner 08-Pieces enthält die Originaldateien, sofern sie von NovaFisko gespeichert werden, also die im Belegimport abgelegten Dokumente. Für Belege, die in Novadesko liegen, liefert das Archiv ein Verzeichnis mit den Links zu den Dateien, ohne sie zu kopieren.
Stammen Ihre Belege aus Novadesko, reicht das NovaFisko-Archiv allein nicht für die Aufbewahrung der Belege aus. Achten Sie darauf, auch die Originale an der Quelle aufzubewahren.
Ein Archiv überprüfen
Ein erhaltenes Archiv lässt sich ohne NovaFisko prüfen.
- Entpacken Sie die ZIP-Datei.
- Berechnen Sie die SHA-256-Prüfsumme jeder Datei mit einem Standardwerkzeug des Betriebssystems.
- Vergleichen Sie jeden Wert mit dem in
manifest.jsoneingetragenen.
Weicht auch nur eine Prüfsumme ab, wurde die Datei nach der Erstellung geändert. Das ausführliche Verfahren und die Befehle finden Sie auf der Seite Prüfsummen.
Aufbewahrung
NovaFisko erstellt das Archiv, bewahrt es aber nicht an Ihrer Stelle auf einem Archivmedium auf. Die Aufbewahrung während der gesetzlichen Frist auf einem dauerhaften Datenträger obliegt dem Unternehmen und der Kanzlei. Es hat sich bewährt, das endgültige Archiv in Ihrem Archivsystem abzulegen und die Prüfsumme der Datei manifest.json zu notieren.