Ausgleich (Auszifferung)
Die Ausgleichscodes, den automatischen Ausgleich von Bankzahlungen und die Korrektur eines Ausgleichs verstehen.
Ausgleichen heißt, eine Rechnung und ihre Zahlung zu verbinden, indem beide denselben Code erhalten. Ein ausgeglichener Posten ist erledigt; ein nicht ausgeglichener Posten bleibt offen und erscheint im offenen Betrag des Geschäftspartners, in der Fälligkeitsliste und in den Abgleichvorschlägen. Diese Seite erklärt den Ausgleich aus Sicht der Bank; der manuelle Ausgleich erfolgt im Stammblatt des Geschäftspartners.
Die Ausgleichscodes
Jede Gruppe ausgeglichener Zeilen erhält einen Code aus drei Buchstaben, der im Mandat eindeutig ist: AAA, dann AAB, AAC und so weiter bis ZZZ. Den Code tragen die Zeilen der Kunden- und Lieferantenkonten (400000 und 440000), niemals die Aufwands-, Ertrags- oder Bankzeilen.
| Situation | Zeilen, die denselben Code erhalten |
|---|---|
| Rechnung und ihre Zahlung | Die Kunden- oder Lieferantenzeile der Rechnung und die der Zahlung. |
| Rechnung und Gutschrift | Die beiden Zeilen des Geschäftspartners, wenn sich ihre Beträge aufheben. |
| Mehrere Rechnungen, mit einer Überweisung bezahlt | Alle betroffenen Zeilen, wenn ihre Summe null ist. |
Die Regel ist immer dieselbe: Eine Gruppe kann nur ausgeglichen werden, wenn die Summe ihrer Sollbeträge der Summe ihrer Habenbeträge entspricht.
Der automatische Ausgleich beim Buchen einer Zahlung
Wenn Sie eine Bankbewegung buchen, die mit einer Rechnung abgeglichen ist, gleicht NovaFisko ohne Ihr Zutun aus.
- Die Zahlung wird im Finanzjournal erfasst, mit der Gegenbuchung auf dem Konto des Geschäftspartners.
- Entspricht der Betrag der Bewegung genau dem offenen Posten, erhalten die Zeile der Rechnung und die Zeile der Zahlung einen neuen Code.
- Die Rechnung verschwindet aus den offenen Posten: Sie wird für keine andere Bewegung mehr vorgeschlagen.
Weicht der Betrag ab, und sei es um einen Cent, wird die Zahlung gebucht, aber kein Code vergeben: Der Posten bleibt für die Differenz offen.
Die Einstellungen des Mandats sehen eine „Ausgleichsdifferenz“ vor, mit einem Aufwandskonto (657000), einem Ertragskonto (757000) und einer tolerierten Höchstdifferenz von 1,00 €. Die automatische Buchung dieser Differenz im Moment des Ausgleichs folgt. Bis dahin gleichen Sie eine kleine Differenz über eine sonstige Buchung aus und gleichen dann aus.
Von Hand ausgleichen
Der manuelle Ausgleich erfolgt im Stammblatt des Kunden oder Lieferanten.
- Öffnen Sie Geschäftspartner und das betreffende Stammblatt, Reiter Buchungen.
- Filtern Sie auf Offen.
- Markieren Sie die zu verbindenden Zeilen: Der Zähler zeigt die Anzahl der markierten Zeilen.
- Klicken Sie auf Ausgleichen. Die Meldung „Ausgleich …: … Zeile(n).“ nennt den vergebenen Code.
Die Schaltfläche Automatischer Ausgleich desselben Stammblatts verbindet auf einen Schlag die genau entgegengesetzten Beträge und die ausgeglichenen Gruppen mit gemeinsamer Referenz. Die Einzelheiten dieser beiden Funktionen sind unter Buchungen und Ausgleich eines Geschäftspartners beschrieben.
Eine kleine Differenz ausbuchen
Beispiel: Ein Kunde zahlt 1 209,88 € für eine Rechnung über 1 210,00 €.
- Buchen Sie die Bewegung auf das Konto 400000 mit dem Kunden als Geschäftspartner.
- Erfassen Sie eine sonstige Buchung für die Differenz:
| Konto | Geschäftspartner | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 657000 Gewährte Skonti | 0,12 | ||
| 400000 Kunden | Der Kunde | 0,12 |
- Markieren Sie im Stammblatt des Kunden die Rechnung, die Zahlung und die Differenzzeile und klicken Sie dann auf Ausgleichen.
Einen Ausgleich aufheben
- Filtern Sie im Stammblatt des Geschäftspartners, Reiter Buchungen, auf Ausgeglichen.
- Markieren Sie eine Zeile der Gruppe und klicken Sie auf Ausgleich aufheben.
- Der Code wird bei allen Zeilen entfernt, die ihn trugen; sie werden wieder zu offenen Posten.
Das Stornieren einer ausgeglichenen Buchung hat dieselbe Wirkung: Der Code wird von allen Zeilen der Gruppe entfernt, damit keine Rechnung durch eine stornierte Zahlung „erledigt“ bleibt.
Das Aufheben eines Ausgleichs löscht keine Buchung. Ist die Zahlung selbst fehlerhaft, stornieren Sie ihre Buchung im Reiter Buchungen: Die Bankbewegung wird wieder „Zu bearbeiten“, und der Ausgleich wird zugleich aufgehoben.
Was der Ausgleich an anderer Stelle ändert
| Bildschirm oder Aufstellung | Wirkung eines ausgeglichenen Postens |
|---|---|
| Geschäftspartner, Spalten Offene Posten und Offener Betrag | Der Posten wird nicht mehr gezählt. |
| Fälligkeitsliste | Der Posten verschwindet aus den Fälligkeitsklassen. |
| Bankabgleich | Die Rechnung wird nicht mehr vorgeschlagen. |
| Qualität, „Kundenforderungen > 60 Tage“ | Der Posten wird nicht mehr gemeldet. |
| Exporte, Personenkonten | Der Ausgleichscode wird neben der Zeile gedruckt. |
Ausgleiche und ihre Aufhebungen werden mit ihrem Urheber in der Aktivität des Mandats festgehalten.
Starten Sie vor einem Abschluss den automatischen Ausgleich für Ihre wichtigsten Kunden und Lieferanten und prüfen Sie dann die Fälligkeitsliste: Die verbleibenden Posten sind diejenigen, die wirklich eine Klärung verdienen.