Journale und Regeln
Die Journale eines Mandats anlegen und einrichten und importierte Belege automatisch in das richtige Rechnungsbuch leiten.
Der Reiter Journale fasst die Rechnungsbücher, die Finanzjournale und die Journale für sonstige Buchungen des Mandats zusammen, ebenso die Regeln, die entscheiden, in welchem Journal ein importierter Beleg gebucht wird.
Die Journaltypen
| Typ | Verwendung | Übliches Gegenkonto |
|---|---|---|
| Einkäufe | Lieferantenrechnungen | 440000 Lieferanten |
| Gutschriften Einkauf | Erhaltene Gutschriften | 440000 Lieferanten |
| Verkäufe | Kundenrechnungen | 400000 Kunden |
| Gutschriften Verkauf | Ausgestellte Gutschriften | 400000 Kunden |
| Finanzjournale | Banken und Kasse | Das Unterkonto 55xxxx oder 57xxxx des Journals |
| Sonstige Buchungen | Freie Buchungen, Zentralisierungen, Abschluss | Keines |
Jedes Mandat beginnt mit den Journalen ACH, NCA, VEN, NCV, OD, CAI und einem Bankjournal. Der Typ eines Journals bestimmt die Buchungsseite der Rechnungsbuchungen und die Art, wie sie die MwSt.-Erklärung speisen: Er lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
Ein Journal anlegen
- Öffnen Sie Journale und klicken Sie auf Neues Journal.
- Wählen Sie den Typ und geben Sie den Code (zum Beispiel
VST) und die Bezeichnung („Verkäufe Stripe“) ein. - Geben Sie das Gegenkonto an: Kunden-, Lieferanten- oder Bankkonto. Geben Sie bei einem Finanzjournal auch die IBAN ein.
- Haken Sie Standardjournal für diesen Typ an, wenn dieses Journal die Belege ohne Zuordnungsregel aufnehmen soll.
- Speichern Sie. Die Meldung „Journal gespeichert.“ bestätigt das Anlegen.
Der Code eines Journals ist im Mandat eindeutig. Er erscheint in der Referenz jeder Buchung, zum Beispiel VST 2026/000001.
Legen Sie ein Rechnungsbuch je Vertriebskanal oder je Nummernkreis an (Ladengeschäft, Online-Verkauf, Spesenabrechnungen). Die Kontrollen der lückenlosen Nummerierung und die exportierten Bücher werden dadurch übersichtlicher.
Ändern, deaktivieren oder löschen
- Ändern: Bezeichnung, Beschreibung, Gegenkonto, IBAN und Standardstatus bleiben änderbar.
- Löschen: nur für ein Journal möglich, das nie eine Buchung erhalten hat. Das Löschen verschiebt das Journal in den Papierkorb; sein Code wird wieder verwendbar.
- Deaktivieren: Für ein bereits verwendetes Journal bietet die Anwendung Journal deaktivieren an. Seine Buchungen bleiben erhalten, es wird aber bei der Erfassung nicht mehr vorgeschlagen und von den Regeln nicht mehr gewählt.
Je Typ kann nur ein Journal „Standard“ sein. Wird ein neues angehakt, verliert das bisherige die Kennzeichnung.
Die Nummernkreise
Der Abschnitt Nummernkreise listet die in den importierten Belegen gefundenen Nummernkreise auf, jeweils mit der Richtung (Verkäufe oder Einkäufe), der Zahlungsart, der Anzahl der Belege, der Anzahl der offenen Belege, einer Beispielnummer und dem Journal, das verwendet wird.
Der Nummernkreis ist das alphabetische Präfix der Nummer: FAC-2026-045 gehört zum Kreis FAC, BD686808-0307 zum Kreis BD.
So ordnen Sie einen Nummernkreis einem Journal zu:
- Klicken Sie in der Zeile des Nummernkreises auf Zuordnen….
- Wählen Sie Vorhandenes Journal oder Neues Journal anlegen.
- Bestätigen Sie. Eine Regel wird erstellt, und die Meldung „Regel gespeichert: Belege gehen in Journal …“ erscheint.
Die Zuordnungsregeln
Eine Regel verbindet ein Kriterium mit einem Journal. Sie gilt beim Buchen importierter Belege, gleich ob sie aus Novadesko oder aus dem Importer stammen.
| Kriterium | Die Regel greift, wenn… |
|---|---|
| Zahlungsart | die Zahlungsart des Belegs dem Wert entspricht (Überweisung, Bar, Karte, SEPA-Lastschrift...). |
| Nummernkreis | der Nummernkreis der Nummer dem Wert entspricht. |
| Nummernpräfix | die Nummer des Belegs mit dem Wert beginnt. |
| Geschäftspartner | der Name des Geschäftspartners den Wert enthält oder der Geschäftspartner genau der angegebene ist. |
Eine Regel gilt für eine Richtung (Verkäufe oder Einkäufe) und trägt eine Priorität.
Wie das Journal gewählt wird
Beim Buchen eines Belegs geht NovaFisko in dieser Reihenfolge vor:
- Es bestimmt den benötigten Typ: Einkäufe, Verkäufe oder die entsprechende Gutschrift.
- Es durchläuft die aktiven Regeln derselben Richtung nach aufsteigender Priorität und nimmt die erste, deren Kriterium zutrifft und deren Journal aktiv ist und den richtigen Typ hat.
- Gibt es keine Regel, nimmt es das Standardjournal dieses Typs.
- Gibt es kein Standardjournal, nimmt es das erste aktive Journal dieses Typs.
Besteht kein aktives Journal des benötigten Typs, wird das Buchen abgelehnt und der Beleg bleibt offen.
Eine Regel, die auf ein Verkaufsjournal zielt, gilt nicht für eine Verkaufsgutschrift: Diese verlangt ein Journal vom Typ „Gutschriften Verkauf“. Legen Sie eine Regel je Typ an, wenn Sie auch Ihre Gutschriften trennen.
Eine Regel löschen
Klicken Sie unter Zuordnungsregeln auf den Papierkorb der Regel und bestätigen Sie. Bereits gebuchte Belege werden nicht geändert; die folgenden gehen wieder in das Standardjournal ihres Typs.