Synchronisierung und Novadesko-Sperre
Wie Belege zwischen Novadesko und NovaFisko fließen, was die Buchhaltungssperre bedeutet und wie Sie auf einen fehlgeschlagenen Versand reagieren.
Bei einem mit Novadesko verknüpften Mandat fließen die Belege in beide Richtungen, aber nicht auf dieselbe Weise. Die Belege des Händlers werden von NovaFisko gelesen. Die Belege, die Sie importieren und freigeben, können an Novadesko gesendet werden, wo sie gesperrt erscheinen. Diese Seite beschreibt beide Wege.
Von Novadesko zu NovaFisko: nur lesend
Die Synchronisierung liest die Rechnungen, Gutschriften, Quittungen und Einkäufe des Shops und kopiert sie in den Reiter Belege. NovaFisko ändert beim Händler nichts.
Jede Position eines Belegs behält zwei getrennte Kontierungen:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kontierung Shop | Das Konto, das der Händler in Novadesko gewählt hat. Es bleibt unverändert erhalten. |
| Buchhaltungskonto | Das Konto, das Sie festlegen. Wenn Sie es ändern, trägt die Position den Vermerk „korrigiert“, mit Ihrem Namen und dem Datum im Verlauf. |
Existiert das Konto des Händlers im Kontenplan des Mandats nicht, erscheint der Vermerk „nicht im Kontenplan“, und Sie müssen vor dem Buchen ein Konto wählen.
Bei jeder neuen Synchronisierung wird ein bereits importierter Beleg aktualisiert, wenn er sich in Novadesko geändert hat, ohne jemals Ihre Kontierungskorrekturen oder die bereits erfasste Buchung zu überschreiben.
Die Synchronisierung ist inkrementell: Sie liest nur, was sich seit dem letzten Lesen geändert hat. Verwenden Sie Vollständige Synchronisierung, wenn Sie eine Abweichung vermuten.
Von NovaFisko zu Novadesko: gesperrter Versand
Wenn Sie einen Beleg im Belegimport freigeben, sendet ihn die Option Mit Novadesko synchronisieren (für den Shop gesperrt) in den Shop des Mandanten. Bei einem mit Novadesko verknüpften Mandat ist sie standardmäßig aktiviert.
- Sie geben den Beleg in der Freigabeansicht frei.
- NovaFisko legt den Beleg im Mandat an und sendet ihn dann mit seiner Originaldatei an Novadesko.
- Novadesko legt den Beleg im Shop an und kennzeichnet ihn als vom Buchhalter gesperrt.
- Die Meldung „Beleg freigegeben, mit Novadesko synchronisiert und für den Shop gesperrt.“ erscheint. In der Liste kennzeichnet ein Schloss den Beleg.
Was die Sperre bedeutet
Ein gesperrter Beleg ist für den Händler in Novadesko sichtbar, er kann ihn aber weder ändern noch löschen. Die Sperre stellt sicher, dass der von Ihnen gebuchte Beleg auf beiden Seiten identisch bleibt.
In NovaFisko bleiben die Beträge, die Positionen und die Kontierungen eines von der Kanzlei erstellten Belegs so, wie Sie sie freigegeben haben. Die nächste Synchronisierung aktualisiert nur die Verknüpfung mit Novadesko, den Zustand der Sperre und die Zahlungsangabe.
Voraussetzungen für den Versand
| Voraussetzung | Wenn sie nicht erfüllt ist |
|---|---|
| Das Mandat ist ein Novadesko-Shop, der von Ihrer Kanzlei verknüpft wurde. | Die Option ist ausgegraut: „Dieses Mandat ist nicht mit Novadesko verknüpft.“ Der Beleg bleibt in NovaFisko. |
| Der Beleg lautet auf die Währung des Shops. | „Dokument in …: nicht an Novadesko gesendet.“ Der Beleg bleibt in NovaFisko. |
| Die Originaldatei ist höchstens 5 MB groß. | Der Beleg wird in Novadesko ohne seine Originaldatei angelegt. |
| Im Shop existiert kein identischer Beleg. | „Ein identisches Dokument existiert bereits in Novadesko: nicht erneut angelegt.“ |
Der Versand ist idempotent: Wird derselbe Beleg erneut gesendet, wird der vorhandene aktualisiert, ohne ein Duplikat zu erzeugen.
Wenn der Versand fehlschlägt
Die Anlage des Belegs und seine etwaige Buchung hängen nicht vom Versand ab. Ist Novadesko nicht erreichbar oder lehnt es den Beleg ab:
- sind der Beleg und seine Buchung in NovaFisko vorhanden;
- erscheint die Meldung „Die Synchronisierung mit Novadesko ist fehlgeschlagen und muss wiederholt werden.“;
- behält der Beleg den Hinweis auf den Fehler, den Sie beim Öffnen wiederfinden.
Ein fehlgeschlagener Versand blockiert Ihre Buchhaltung nicht, aber der Händler sieht den Beleg erst, wenn der Versand gelungen ist. Prüfen Sie die Belege mit Versandfehler, bevor Sie dem Mandanten einen Zwischenstand mitteilen.
Die Bankbelege
Die Synchronisierung übernimmt auch die Verknüpfungen, die der Händler zwischen einer Bankbewegung und ihrem Beleg hergestellt hat: Beleg, interne Überweisung, Kredit, Nachweis oder MwSt.-Erklärung. Diese Verknüpfungen erscheinen in der Spalte Beleg des Reiters Bank und dienen als verlässliches Abgleichkriterium: Eine Bewegung, die mit einem bereits gebuchten Beleg verknüpft ist, wird mit der Zuverlässigkeit „Sicher“ vorgeschlagen.
Gut zu wissen
- Nur Belege, die über den Belegimport gelaufen sind, können an Novadesko gesendet werden. Eine Rechnung, die von Hand im Reiter Rechnung erfasst wurde, bleibt in NovaFisko.
- Keine Buchung, kein Geschäftspartner und keine Einstellung wird in Novadesko geschrieben.
- Jeder Versand und jede Freigabe werden in der Aktivität des Mandats protokolliert.
Machen Sie vor der ersten Verwendung einen Test mit einem Beleg über einen kleinen Betrag und bitten Sie den Mandanten zu prüfen, ob er mit seinem Schloss in seinem Novadesko-Shop erscheint.