Synchronisatie en Novadesko-vergrendeling
Hoe documenten tussen Novadesko en NovaFisko circuleren, wat de boekhoudkundige vergrendeling betekent en hoe u reageert op een mislukte verzending.
Voor een dossier dat aan Novadesko is gekoppeld, circuleren de documenten in beide richtingen, maar niet op dezelfde manier. De documenten van de handelaar worden door NovaFisko gelezen. De documenten die u importeert en valideert, kunnen naar Novadesko worden verzonden, waar ze vergrendeld verschijnen. Deze pagina beschrijft beide stromen.
Van Novadesko naar NovaFisko: alleen lezen
De synchronisatie leest de facturen, creditnota's, ontvangstbewijzen en aankopen van de shop en kopieert ze naar het tabblad Documenten. NovaFisko wijzigt niets bij de handelaar.
Elke lijn van een document behoudt twee afzonderlijke toewijzingen:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Toewijzing shop | De rekening die de handelaar in Novadesko heeft gekozen. Ze blijft ongewijzigd bewaard. |
| Boekhoudrekening | De rekening die u weerhoudt. Als u ze wijzigt, krijgt de lijn de vermelding "gecorrigeerd", met uw naam en de datum in de geschiedenis. |
Wanneer de rekening van de handelaar niet bestaat in het rekeningstelsel van het dossier, verschijnt de vermelding "niet in rekeningstelsel" en moet u een rekening kiezen voordat u boekt.
Bij elke nieuwe synchronisatie wordt een reeds geïmporteerd document bijgewerkt als het in Novadesko is gewijzigd, zonder ooit uw gecorrigeerde toewijzingen of de reeds geboekte boeking te overschrijven.
De synchronisatie is incrementeel: ze leest alleen wat sinds de vorige lezing is gewijzigd. Gebruik Volledige synchronisatie als u een verschil vermoedt.
Van NovaFisko naar Novadesko: vergrendelde verzending
Wanneer u een document in de importer valideert, verzendt de optie Synchroniseren naar Novadesko (vergrendeld voor de shop) het naar de shop van de klant. Voor een dossier dat aan Novadesko is gekoppeld, is ze standaard aangevinkt.
- U valideert het document in de validatiefiche.
- NovaFisko maakt het document aan in het dossier en verzendt het daarna naar Novadesko, samen met het oorspronkelijke bestand.
- Novadesko maakt het document aan in de shop en markeert het als vergrendeld door de boekhouder.
- De melding "Document gevalideerd, gesynchroniseerd naar Novadesko en vergrendeld voor de shop." verschijnt. In de lijst duidt een hangslot het document aan.
Wat de vergrendeling betekent
Een vergrendeld document is zichtbaar voor de handelaar in Novadesko, maar hij kan het niet wijzigen en niet verwijderen. De vergrendeling garandeert dat het stuk dat u hebt geboekt aan beide kanten identiek blijft.
In NovaFisko blijven de bedragen, de lijnen en de toewijzingen van een door het kantoor aangemaakt document zoals u ze hebt gevalideerd. De volgende synchronisatie vernieuwt alleen de koppeling met Novadesko, de toestand van de vergrendeling en de betalingsindicatie.
Voorwaarden voor de verzending
| Voorwaarde | Als ze niet vervuld is |
|---|---|
| Het dossier is een Novadesko-shop die door uw fiduciaire is gekoppeld. | De optie is grijs weergegeven: "Dit dossier is niet gekoppeld aan Novadesko." Het document blijft in NovaFisko. |
| Het document is opgesteld in de munt van de shop. | "Document in …: niet naar Novadesko verzonden." Het document blijft in NovaFisko. |
| Het oorspronkelijke bestand is maximaal 5 MB groot. | Het document wordt in Novadesko aangemaakt zonder het oorspronkelijke bestand. |
| Er bestaat geen identiek document in de shop. | "Een identiek document bestaat al in Novadesko: niet opnieuw aangemaakt." |
De verzending is idempotent: wie hetzelfde document opnieuw verzendt, werkt het bestaande document bij, zonder een duplicaat aan te maken.
Als de verzending mislukt
De aanmaak van het document en de eventuele boeking ervan hangen niet af van de verzending. Als Novadesko onbereikbaar is of het document weigert:
- bestaan het document en zijn boeking wel degelijk in NovaFisko;
- verschijnt de melding "De synchronisatie naar Novadesko is mislukt: ze moet opnieuw worden gestart.";
- bewaart het document het spoor van de fout, dat u terugvindt wanneer u het opent.
Een mislukte verzending blokkeert uw boekhouding niet, maar de handelaar ziet het stuk niet zolang de verzending niet is gelukt. Controleer de documenten met een verzendfout voordat u een tussentijdse toestand aan de klant bezorgt.
De bankverantwoordingen
De synchronisatie neemt ook de koppelingen over die de handelaar heeft gelegd tussen een bankverrichting en het bijbehorende stuk: document, interne overschrijving, krediet, bewijsstuk of btw-aangifte. Die koppelingen verschijnen in de kolom Verantwoording van het tabblad Bank en dienen als betrouwbaar afpuntcriterium: een verrichting die gekoppeld is aan een reeds geboekt document, wordt voorgesteld met de betrouwbaarheid "Zeker".
Goed om te weten
- Alleen documenten die via de importer zijn binnengekomen, kunnen naar Novadesko worden verzonden. Een factuur die manueel is ingevoerd in het tabblad Factuur blijft in NovaFisko.
- Er wordt geen enkele boeking, geen enkele derde en geen enkele instelling in Novadesko geschreven.
- Elke verzending en elke validatie wordt geregistreerd in de activiteit van het dossier.
Doe vóór het eerste gebruik een test met een stuk van een klein bedrag en vraag de klant na te gaan of het wel degelijk, met het hangslot, in zijn Novadesko-shop verschijnt.