Rollen en team
Medewerkers aan het kantoor toevoegen, hun rol kiezen en hun dossiers toewijzen.
Het scherm Team van het kantoor brengt de leden van het kantoor, hun rollen en de toewijzing van de dossiers samen. Het opent vanuit de lijst van de dossiers, actie Team. Elk actief lid kan het raadplegen; alleen de beheerders en de managers kunnen het wijzigen.
De rollen van het kantoor
| Rol | Toegang tot de dossiers | Beheer van het team en de licentie |
|---|---|---|
| Beheerder | Alle dossiers van het kantoor | Ja |
| Manager | Alle dossiers van het kantoor | Ja |
| Nazichter | Alleen de toegewezen dossiers | Nee |
| Invoerder | Alleen de toegewezen dossiers | Nee |
De beheerders en de managers hebben toegang tot alle dossiers zonder toewijzing. Voor de andere rollen kiest u dossier per dossier.
De rollen op een dossier
Wanneer een dossier aan een medewerker wordt toegewezen, krijgt die er een eigen rol:
| Rol op het dossier | Gebruik |
|---|---|
| Verantwoordelijke | Referentiemedewerker van het dossier. Hij kan het terugdraaien van een wijziging afdwingen en de prullenbak van het dossier leegmaken. |
| Nazichter | Nalezing en controle. |
| Invoerder | Dagelijkse invoer. Dit is de rol die standaard op een toewijzing wordt toegepast. |
Deze rollen dienen ook om te beslissen tussen twee gelijktijdige wijzigingen die offline zijn gemaakt: de wijziging van de persoon met de hoogste rol krijgt voorrang. De volgorde is als volgt: beheerder van het kantoor, manager van het kantoor, verantwoordelijke van het dossier, nazichter, invoerder.
Een ontoegankelijk dossier wordt nooit aan een medewerker gemeld: hij ziet het niet in zijn lijst en een rechtstreekse link antwoordt hem dat het dossier niet te vinden is.
Een lid toevoegen
- Open Team, tabblad Leden.
- Klik op Lid toevoegen.
- Voer de Naam, de E-mail en de Rol in.
- Voer voor een nieuw account een Wachtwoord van minstens 8 tekens in. Laat het veld leeg om een account te koppelen dat al in NovaFisko bestaat.
- Selecteer eventueel de toe te wijzen dossiers en sla op.
Naargelang het geval bevestigt de applicatie “Account aangemaakt en aan het kantoor toegevoegd.” of “Bestaand account aan het kantoor gekoppeld.”
Als uw licentie een maximumaantal gebruikers vastlegt, wordt het toevoegen geweigerd zodra dat plafond is bereikt. Maak een plaats vrij of neem contact op met NovaFisko om de licentie uit te breiden.
Een lid wijzigen of verwijderen
- Open in het tabblad Leden het betrokken lid.
- Wijzig zijn rol of zijn naam, of deactiveer het lid met de schakelaar Actief.
- Om het lid te verwijderen, klikt u op Verwijderen en bevestigt u: zijn dossiertoewijzingen worden gewist.
De laatste actieve beheerder van een kantoor kan niet worden teruggezet naar een lagere rol, gedeactiveerd of verwijderd. De melding “Niet toegestaan: dit lid is de laatste actieve beheerder van het kantoor.” herinnert u daaraan.
Voor een account met Novadesko als bron wordt het wachtwoord beheerd door Novadesko: het kan niet in NovaFisko worden gewijzigd.
De dossiers toewijzen
Twee weergaven maken dezelfde bewerking mogelijk.
Vanuit een lid
- Tabblad Leden, knop Dossiers… van de medewerker.
- Vink de dossiers aan en kies de toegepaste rol.
- Sla op: de aangevinkte lijst vervangt de vorige toewijzingen van dit lid.
Vanuit een dossier
- Tabblad Dossiers, knop Toewijzen… van het dossier.
- Vink de boekhouders aan en kies de rol van elk van hen.
- Sla op.
De kolom van de dossiers toont “Alle dossiers” voor een beheerder of een manager, en “Geen dossier toegewezen” voor een invoerder zonder toewijzing.
Leden afkomstig uit Novadesko
Wanneer het kantoor aan Novadesko gekoppeld is, worden de leden van de fiduciaire bij het aanmelden automatisch aangemaakt, met de bron Novadesko. De accounts die u zelf aanmaakt, dragen de bron Lokaal. Beide soorten accounts bestaan zonder problemen naast elkaar.
Elke toevoeging, rolwijziging en verwijdering wordt opgenomen in het activiteitenlogboek van het kantoor. Zie Activiteit.