Volledig dossier (ZIP-archief)
In één klik het volledige archief van een boekjaar aanmaken, de mappenstructuur begrijpen en de integriteit controleren met het manifest.
Het volledige dossier is een op zichzelf staand ZIP-archief dat alle boeken, staten, gegevens en stukken van een boekjaar samenbrengt. Het is bedoeld om aan de klant, de revisor of de administratie te worden bezorgd en om als drager voor de wettelijke bewaring te dienen.
Het archief aanmaken
- Open het tabblad Exports en selecteer het boekjaar.
- Klik in het blok Volledig boekhouddossier op Dossier downloaden (ZIP).
- De melding « Dossier voorbereiden… » verschijnt tijdens de aanmaak. Reken voor een omvangrijk boekjaar op enkele tientallen seconden.
- Sla het bestand op. De naam bevat het dossier en het boekjaar.
De aanmaak is beperkt tot 10 aanvragen per minuut. Ze vereist een verbinding en is offline niet beschikbaar.
Inhoud van het archief
| Element | Inhoud |
|---|---|
00-Dossier-comptable.pdf |
Voorblad-PDF: identiteit van het dossier, overzicht van de bestanden met hun vingerafdrukken, integriteitsverklaring |
01-Livres/ |
Journaal, aankoopdagboek, verkoopdagboek, financiële dagboeken en dagboek diverse verrichtingen, grootboek, rekeningenstelsel, audittrail |
02-Etats-financiers/ |
Proef- en saldibalans, balans per periode, balans en resultatenrekening, jaarrekening |
03-TVA/ |
Overzicht per rooster, klantenlisting, intracommunautaire opgave, één aangifte per periode |
04-Tiers/ |
Derdenbestand, klanten- en leveranciersbalansen, ouderdomsbalansen, historiek van de derden |
05-Immobilisations/ |
Staat van de vaste activa en afschrijvingen |
06-Donnees-CSV/ |
Dezelfde staten in CSV-formaat |
07-Banque-CODA/ |
De oorspronkelijke CODA-uittreksels |
08-Pieces/ |
Lijst van de stukken in PDF, index.csv en de bestanden van de stukken die door NovaFisko worden bewaard |
manifest.json |
Boekjaar, afsluitingsstatus, auteur en datum van aanmaak, SHA-256-vingerafdruk en grootte van elk bestand, resultaat van de controles |
De PDF's van het archief worden opgemaakt in de taal van het dossier.
De voorblad-PDF
Het eerste bestand vat het archief samen en bevestigt de toestand ervan op het ogenblik van de aanmaak. De integriteitsverklaring vermeldt:
- de doorlopende nummering van de stukken in elk dagboek;
- het evenwicht van elk dagboek (debet gelijk aan credit);
- het aantal vergrendelde periodes op het totaal;
- of het boekjaar al dan niet is afgesloten;
- de coherentie van de datums van de boekingen;
- de integriteitscontrole van het volledige dossier, met het aantal boekingen en de totalen debet en credit.
Een staat die niet kon worden opgemaakt, wordt gesignaleerd in de voorblad-PDF en in het manifest. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de jaarrekening van een dossier waarvan het landenpakket geen model heeft.
Voorlopig of definitief
U kunt het archief op elk ogenblik aanmaken, ook in de loop van het boekjaar voor een tussentijdse staat. Zolang het boekjaar niet is afgesloten, dragen de documenten de vermelding Voorlopig document. Maak het archief dat voor de wettelijke bewaring bestemd is, aan na de eindejaarsafsluiting: de documenten zijn dan definitief.
Maak vóór de afsluiting een eerste archief aan om na te lezen, en het definitieve archief net erna. Als de gegevens tussen beide niet zijn gewijzigd, zijn de vingerafdrukken van de staten identiek: alleen de status verschilt.
De verantwoordingsstukken
De map 08-Pieces bevat de oorspronkelijke bestanden wanneer ze door NovaFisko worden bewaard, dat wil zeggen de documenten die in de importer zijn geplaatst. Voor de stukken die zich in Novadesko bevinden, levert het archief een index met de links naar de bestanden, zonder ze te kopiëren.
Als uw stukken uit Novadesko komen, volstaat het NovaFisko-archief op zich niet voor de bewaring van de verantwoordingsstukken. Zorg ervoor dat u ook de originelen aan de bron bewaart.
Een archief controleren
Een ontvangen archief kan zonder NovaFisko worden gecontroleerd.
- Pak het ZIP-bestand uit.
- Bereken de SHA-256-vingerafdruk van elk bestand met een standaardhulpmiddel van het systeem.
- Vergelijk elke waarde met de waarde in
manifest.json.
Als er ook maar één vingerafdruk verschilt, is het bestand na de aanmaak gewijzigd. De gedetailleerde procedure en de commando's staan op de pagina Vingerafdrukken.
Bewaring
NovaFisko maakt het archief aan, maar bewaart het niet in uw plaats op een archiveringsdrager. De bewaring gedurende de wettelijke termijn op een duurzame drager is de verantwoordelijkheid van de onderneming en van het kantoor. Een goede praktijk bestaat erin het definitieve archief in uw archiveringssysteem te plaatsen en de vingerafdruk van het bestand manifest.json te noteren.