Peppol-status van derden
Weten of een klant of een leverancier bereikbaar is op het Peppol-netwerk, via welk access point en voor welke documenten.
Voordat u een elektronische factuur naar een klant verstuurt, of om te weten of een leverancier er u een kan bezorgen, moet u nagaan of hij op het Peppol-netwerk aanwezig is. NovaFisko bevraagt de directory van het netwerk voor elke derde met een btw-nummer en bewaart het resultaat op zijn fiche.
Wat NovaFisko controleert
Voor een derde beantwoordt de controle drie vragen:
| Vraag | Geregistreerd resultaat |
|---|---|
| Is de derde geregistreerd op Peppol? | Geregistreerd of niet geregistreerd. |
| Via welk access point? | De dienstverlener die zijn documenten ontvangt. |
| Welke documenten aanvaardt hij? | De lijst van de documenttypes (factuur, creditnota...). |
De Peppol-ID van de derde wordt afgeleid van zijn btw-nummer en zijn land. Voor een Belgische onderneming is dat haar ondernemingsnummer, voorafgegaan door het schema 0208, bijvoorbeeld 0208:0477472701.
De controle raadpleegt rechtstreeks de technische directory van het netwerk: eerst het centrale register, dat het access point van de deelnemer aangeeft, en daarna dat access point, dat de aanvaarde documenten publiceert. Als die rechtstreekse raadpleging niet beschikbaar is, dient de directory van de Peppol-provider van NovaFisko als terugvaloplossing.
De status in de lijst lezen
De kolom Peppol van het tabblad Derden toont de laatst gekende status van elke derde:
| Weergave | Betekenis |
|---|---|
| Actief Peppol-pictogram | De derde is geregistreerd op het netwerk. |
| Grijs pictogram | De derde is niet geregistreerd, volgens de laatste controle. |
| "Peppol niet gecontroleerd" | Er heeft nog geen controle plaatsgevonden, of de derde heeft geen bruikbaar btw-nummer. |
Alle derden van het dossier controleren
- Open het tabblad Derden.
- Klik op Peppol controleren.
- NovaFisko controleert de derden met een btw-nummer, te beginnen met die waarvan de controle het oudst is, in loten van 100.
- De melding "… derde(n) gecontroleerd, … geregistreerd op Peppol, … fout(en)." vat het resultaat samen.
Voor een dossier met meer dan 100 derden start u de actie opnieuw: het volgende lot wordt verwerkt. De actie is beperkt tot enkele aanvragen per minuut.
Elke nacht loopt een automatische controle over alle dossiers: ze controleert de derden die nooit zijn gecontroleerd en de derden waarvan de status ouder is dan 7 dagen. U hoeft de controle dus alleen zelf te starten voor een pas aangemaakte derde.
De Peppol-fiche van een derde raadplegen
- Open de fiche van de klant of de leverancier.
- Klik op Peppol-fiche.
- Het venster toont de Peppol-ID, de status, het access point, de aanvaarde documenten en de datum van de laatste controle.
Als de derde nooit is gecontroleerd, start de raadpleging onmiddellijk een controle. Anders wordt de geregistreerde status getoond; een status van meer dan 7 dagen oud wordt als verouderd aangeduid en kan worden vernieuwd.
Een derde zonder btw-nummer, of met een nummer waarmee geen Peppol-ID kan worden opgebouwd, kan niet worden gecontroleerd: hij wordt geteld als "genegeerd". Vul eerst het btw-nummer en het land in op zijn fiche.
Wanneer de controle mislukt
Een controle kan mislukken door een tijdelijke technische oorzaak: directory onbereikbaar, time-out. In dat geval:
- wordt de derde meegeteld bij de "fout(en)" van de samenvatting;
- blijft zijn laatst gekende status ongewijzigd bewaard, met de datum ervan;
- probeert de volgende controle, manueel of 's nachts, het opnieuw.
Een technische fout maakt van een "geregistreerde" derde dus nooit een "niet geregistreerde".
Ondersteunde landen
De ID wordt opgebouwd volgens de regels van elk land.
| Land | Gebruikte ID |
|---|---|
| België | Ondernemingsnummer (schema 0208). |
| Frankrijk, Luxemburg, Nederland, Duitsland | Nationale ID of btw-nummer, volgens de regels van het land. |
| Andere landen van de Unie | Btw-nummer, wanneer het schema van het land gekend is. |
Voor derden uit een land zonder gekend schema is de controle niet mogelijk.
Waarvoor deze status dient
- Weten hoe u factureert. Een geregistreerde klant kan uw facturen via Peppol ontvangen; de anderen blijven ze in PDF ontvangen.
- Anticiperen op de verplichte elektronische facturatie. In België is gestructureerde elektronische facturatie tussen btw-plichtigen verplicht sinds 1 januari 2026. Een "niet geregistreerde" Belgische btw-plichtige klant verdient een herinnering.
- De fiches betrouwbaar maken. Een derde die niet op het netwerk te vinden is terwijl hij er zou moeten zijn, heeft misschien een fout btw-nummer.
De bedrijfsfiche die de CompanySearch-detectie ophaalt, vermeldt eveneens "Geregistreerd op Peppol" of "Niet geregistreerd op Peppol" wanneer de informatie gekend is.
Om een partner te controleren die nog geen derde van het dossier is, gebruikt u Een deelnemer controleren in het tabblad Peppol: de opzoeking gebeurt op ID of op btw-nummer, zonder iets aan te maken.
Status van een derde en registratie van het dossier
Verwar deze twee begrippen niet:
| Begrip | Waar u het beheert |
|---|---|
| De Peppol-status van een derde (deze pagina) | Tabblad Derden: hij geeft aan of uw klant of leverancier bereikbaar is. |
| De registratie van het dossier op Peppol | Tabblad Peppol: ze laat uw klant, de houder van het dossier, toe om te verzenden en te ontvangen. Zie Peppol-registratie. |