Bankregels
De boeking van terugkerende bankverrichtingen zonder factuur automatiseren met de bankregels van het dossier.
Kosten voor rekeningbeheer, huur via doorlopende opdracht, sociale bijdragen, aflossingen van leningen: veel bankverrichtingen komen elke maand terug en stemmen met geen enkele factuur overeen. Een bankregel koppelt er een rekening aan, zodat de afpunting ze automatisch voorstelt.
Wat een regel is
Een regel bestaat uit een criterium, een richting en een toewijzing.
| Element | Mogelijke waarden |
|---|---|
| Naam | Vrij, bijvoorbeeld "Bankkosten". |
| Onderzocht veld | Naam van de tegenpartij, IBAN van de tegenpartij, mededeling, omschrijving, of om het even welk van deze velden. |
| Operator | Bevat, is gelijk aan, begint met. |
| Gezochte tekst | Het patroon, zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters. |
| Richting | Ontvangsten, uitgaven of beide. |
| Rekening | Een boekbare rekening van het dossier. Verplicht. |
| Derde | Optioneel: nuttig wanneer de rekening een klanten- of leveranciersrekening is. |
| Omschrijving | Optioneel: omschrijving van de gegenereerde boeking. |
| Prioriteit | Van 1 tot 999. De regel met de laagste prioriteit wordt eerst geprobeerd. |
| Actief | Een gedeactiveerde regel wordt genegeerd zonder te worden verwijderd. |
Voorbeelden van nuttige regels
| Naam | Veld | Operator | Tekst | Richting | Rekening |
|---|---|---|---|---|---|
| Bankkosten | Omschrijving | Bevat | beheerskosten | Uitgave | 619000 Bankkosten |
| Huur kantoor | IBAN van de tegenpartij | Is gelijk aan | BE68539007547034 | Uitgave | 610000 Huur en huurlasten |
| Sociale bijdragen | Naam van de tegenpartij | Bevat | sociaal verzekeringsfonds | Uitgave | 618100 Sociale verzekeringen zelfstandige |
| Btw-betaling | Mededeling | Begint met | btw | Uitgave | 451000 Te betalen btw |
| Sociaal secretariaat | Naam van de tegenpartij | Bevat | sociaal secretariaat | Uitgave | 455000 Bezoldigingen |
Verkies het IBAN van de tegenpartij wanneer het stabiel is: het is het minst dubbelzinnige criterium. Gebruik "alle velden" alleen voor zeer kenmerkende patronen.
Hoe een regel wordt toegepast
De regels komen tussen tijdens de afpunting, die u start met Afpunten in het tabblad Bank.
- Voor elke verrichting met de status "Te verwerken" zoekt NovaFisko eerst een open factuur die overeenkomt.
- Vindt het er geen, dan doorloopt het de actieve regels in oplopende prioriteit.
- De eerste regel waarvan de richting en het criterium overeenkomen, wordt weerhouden. De verrichting toont dan een voorstel met de betrouwbaarheid "Zeker".
- Wanneer u de verrichting boekt, gebruikt de boeking de rekening, de derde en de omschrijving van de regel.
- De gebruiksteller van de regel stijgt met één.
Een open factuur heeft dus altijd voorrang op een regel: de betaling van een leverancier wordt niet per vergissing als kost geboekt als zijn factuur is geboekt.
Gegenereerde boeking voor de regel "Bankkosten"
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| 619000 Bankkosten | 4,50 | |
| 550000 Bank | 4,50 |
De knop Afgepunte boeken verwerkt alleen de verrichtingen die met een factuur zijn afgepunt. Een verrichting die door een regel wordt voorgesteld, boekt u afzonderlijk, met Boeken op haar lijn: zo houdt u zicht op elke automatische toewijzing.
De regels beheren
De regels behoren tot het dossier. Ze worden gesynchroniseerd met de offline werkposten en hun wijzigingen worden geregistreerd in de geschiedenis van het dossier.
- Aanmaken: geef minstens de naam, het veld, de gezochte tekst en de rekening op.
- Wijzigen: pas het criterium, de rekening of de prioriteit aan. De wijziging geldt voor de volgende afpuntingen; reeds geboekte boekingen veranderen niet.
- Deactiveren: de regel blijft bewaard met zijn teller, maar wordt niet meer toegepast.
- Verwijderen: de regel gaat naar de prullenbak van het dossier en kan worden hersteld.
De bankregels zijn volledig operationeel in de afpuntmotor en toegankelijk via de API. Het beheerscherm voor de regels in het tabblad Bank volgt later; vraag in afwachting aan uw beheerder om ze aan te maken of gebruik een integratie.
Uw regels goed ordenen
De volgorde telt, want alleen de eerste regel die overeenkomt, wordt toegepast.
- Geef de laagste prioriteiten aan de meest precieze regels (exact IBAN, exacte mededeling).
- Plaats daarna de regels op naam van de tegenpartij.
- Sluit af met de algemene regels ("bevat" op de omschrijving).
Start Afpunten opnieuw nadat u een regel hebt aangemaakt of gewijzigd: de voorstellen voor de verrichtingen in afwachting worden herberekend.
Wat een regel niet doet
- Ze berekent geen btw: de boeking bevat twee lijnen, de bank en de gekozen rekening.
- Ze verdeelt een verrichting niet over meerdere rekeningen. Boek een te splitsen verrichting (bijvoorbeeld nettoloon en bedrijfsvoorheffing) op een wachtrekening en vereffen die daarna met een diverse verrichting.
- Ze lettert niet: de automatische lettering van een betaling gebeurt alleen bij de afpunting met een factuur.