Vingerafdrukken van de exports
Waarvoor de SHA-256-vingerafdruk op de documenten dient, hoe u ze leest en hoe u een bestand of een archief controleert.
Elke export draagt een vingerafdruk: een reeks tekens die wordt berekend op basis van de gegevens van het document. Daarmee kunt u maanden of jaren later nagaan of een staat nog altijd overeenstemt met de oorspronkelijke gegevens en of een gearchiveerd bestand niet is gewijzigd.
Twee vingerafdrukken, twee toepassingen
| Vingerafdruk | Berekend op | Waar u ze vindt | Wat ze bewijst |
|---|---|---|---|
| Vingerafdruk van de staat | De boekhoudkundige gegevens van de staat (lijnen, bedragen, totalen) | Voettekst van de PDF's (eerste 16 tekens), titellijnen van de Excel-bestanden, auditlogboek | Twee uitgaven bevatten dezelfde gegevens |
| Vingerafdruk van het bestand | De binaire inhoud van een bestand uit het archief | manifest.json en het overzicht in de voorblad-PDF van het volledige dossier |
Het bestand is sinds de aanmaak niet gewijzigd |
Beide gebruiken het SHA-256-algoritme.
De vingerafdruk van de staat
De vingerafdruk van de staat hangt uitsluitend af van de gegevens. Ze hangt niet af van de datum van opmaak, van de auteur of van het formaat. In de praktijk:
- dezelfde staat die tweemaal wordt opgemaakt op ongewijzigde gegevens, draagt dezelfde vingerafdruk, zowel in PDF als in Excel;
- als er tussen de twee uitgaven ook maar één boeking van de periode is toegevoegd of tegengeboekt, verandert de vingerafdruk.
Het is een eenvoudige manier om de vraag « is dit grootboek nog altijd actueel? » te beantwoorden: maak het opnieuw op en vergelijk de 16 tekens in de voettekst.
Wanneer u een balans aan een klant of aan een bank bezorgt, noteer dan de vingerafdruk in uw begeleidende e-mail. Bij een latere discussie weet u onmiddellijk of het voorgelegde document het document is dat u hebt uitgegeven.
Waar de volledige vingerafdruk wordt bewaard
De voettekst toont alleen het begin van de vingerafdruk, om leesbaar te blijven. De volledige waarde van 64 tekens wordt op twee plaatsen bewaard:
- in het auditlogboek van het dossier: elke gegenereerde export wordt er geregistreerd met zijn type, zijn formaat, de gebruiker, de datum en de volledige vingerafdruk;
- in het bestand
manifest.jsonvan het volledige dossier, voor elk bestand van het archief.
Het auditlogboek kan zelf worden geëxporteerd vanuit de groep Gegevens van het tabblad Exports.
Een bestand uit een archief controleren
- Pak het volledige dossier uit.
- Open
manifest.jsonen zoek het te controleren bestand: de vingerafdruk en de grootte in bytes staan erin. - Bereken de vingerafdruk van het bestand op uw computer.
Onder macOS en Linux:
shasum -a 256 "01-Livres/grand-livre.pdf"
Onder Windows (PowerShell):
Get-FileHash "01-Livres\grand-livre.pdf" -Algorithm SHA256
- Vergelijk het resultaat met de waarde in het manifest. Beide moeten strikt identiek zijn.
De exacte naam van de bestanden is de naam die in het manifest van uw archief staat.
Een PDF die door een PDF-lezer opnieuw is opgeslagen, zelfs zonder zichtbare wijziging, heeft niet meer dezelfde bestandsvingerafdruk. Bewaar de bestanden zoals ze uit het archief komen.
Wat de vingerafdruk niet bewijst
De vingerafdruk bevestigt de integriteit: de inhoud is identiek aan wat werd gegenereerd. Meer zegt ze niet.
- Het is geen elektronische handtekening: ze identificeert een ondertekenaar niet op juridische wijze.
- Het is geen gekwalificeerde tijdstempel: de aanmaakdatum in het manifest is die van de server, zonder vertrouwde derde partij.
- Ze beschermt niet tegen de gelijktijdige vervalsing van een bestand en van het manifest. Daarom is het nuttig de vingerafdruk van het manifest zelf op een afzonderlijke plaats te bewaren, bijvoorbeeld in uw permanent dossier of in een begeleidende e-mail.
Als u een versterkte bewijswaarde nodig hebt, bijvoorbeeld voor een geschil, vul het archief dan aan met een gekwalificeerde elektronische handtekening of een neerlegging met tijdstempel bij een vertrouwensdienstverlener. NovaFisko biedt deze dienst niet aan.
Veelgestelde vragen
Waarom is de vingerafdruk veranderd terwijl ik niets heb ingeboekt?
Een Novadesko-synchronisatie, de automatische boeking van een terugkerende boeking of de actie van een collega kan boekingen aan de periode hebben toegevoegd. Het tabblad Geschiedenis toont u wie wat wanneer heeft gewijzigd.
Dragen de CSV-bestanden een vingerafdruk?
De vingerafdruk van de staat wordt door de server voor alle formaten teruggestuurd en in het auditlogboek geregistreerd. Ze wordt niet in het CSV-bestand zelf opgenomen, om de import in een ander hulpmiddel niet te verstoren.