Prüfsummen der Exporte
Wozu die auf den Dokumenten gedruckte SHA-256-Prüfsumme dient, wie Sie sie lesen und wie Sie eine Datei oder ein Archiv überprüfen.
Jeder Export trägt eine Prüfsumme: eine Zeichenfolge, die aus den Daten des Dokuments berechnet wird. Mit ihr lässt sich Monate oder Jahre später prüfen, ob eine Aufstellung noch den ursprünglichen Daten entspricht und ob eine archivierte Datei unverändert ist.
Zwei Prüfsummen, zwei Verwendungen
| Prüfsumme | Berechnet aus | Wo sie zu finden ist | Was sie belegt |
|---|---|---|---|
| Prüfsumme der Aufstellung | Den Buchhaltungsdaten der Aufstellung (Zeilen, Beträge, Summen) | Fußzeile der PDF (erste 16 Zeichen), Titelzeilen der Excel-Dateien, Prüfpfad | Zwei Ausgaben enthalten dieselben Daten |
| Prüfsumme der Datei | Dem binären Inhalt einer Datei des Archivs | manifest.json und Dateiverzeichnis im Deckblatt-PDF der vollständigen Akte |
Die Datei wurde seit der Erstellung nicht geändert |
Beide verwenden den Algorithmus SHA-256.
Die Prüfsumme der Aufstellung
Die Prüfsumme der Aufstellung hängt ausschließlich von den Daten ab. Sie hängt weder vom Erstellungsdatum noch vom Verfasser noch vom Format ab. In der Praxis:
- dieselbe Aufstellung, zweimal auf unveränderten Daten erstellt, trägt dieselbe Prüfsumme, als PDF wie als Excel;
- wurde zwischen den beiden Ausgaben auch nur eine Buchung der Periode hinzugefügt oder storniert, ändert sich die Prüfsumme.
So lässt sich die Frage „Ist dieses Hauptbuch noch aktuell?“ einfach beantworten: Erstellen Sie es neu und vergleichen Sie die 16 Zeichen der Fußzeile.
Wenn Sie einem Kunden oder einer Bank eine Saldenliste übergeben, notieren Sie die Prüfsumme in Ihrer Begleit-E-Mail. Bei einer späteren Rückfrage wissen Sie sofort, ob das vorgelegte Dokument dasjenige ist, das Sie ausgegeben haben.
Wo die vollständige Prüfsumme gespeichert ist
Die Fußzeile zeigt nur den Anfang der Prüfsumme, damit sie lesbar bleibt. Der vollständige Wert mit 64 Zeichen wird an zwei Stellen aufbewahrt:
- im Prüfpfad des Mandats: Jeder erzeugte Export wird dort mit Typ, Format, Benutzer, Datum und vollständiger Prüfsumme festgehalten;
- in der Datei
manifest.jsonder vollständigen Akte, für jede Datei des Archivs.
Der Prüfpfad lässt sich selbst über die Gruppe Daten des Reiters Exporte exportieren.
Eine Datei eines Archivs überprüfen
- Entpacken Sie die vollständige Akte.
- Öffnen Sie
manifest.jsonund suchen Sie die zu prüfende Datei: Ihre Prüfsumme und ihre Größe in Bytes sind dort angegeben. - Berechnen Sie die Prüfsumme der Datei auf Ihrem Rechner.
Unter macOS und Linux:
shasum -a 256 "01-Livres/grand-livre.pdf"
Unter Windows (PowerShell):
Get-FileHash "01-Livres\grand-livre.pdf" -Algorithm SHA256
- Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Wert im Manifest. Beide müssen exakt übereinstimmen.
Der genaue Dateiname ist derjenige, der im Manifest Ihres Archivs angegeben ist.
Ein PDF, das von einem PDF-Programm erneut gespeichert wurde, hat selbst ohne sichtbare Änderung nicht mehr dieselbe Dateiprüfsumme. Bewahren Sie die Dateien so auf, wie sie aus dem Archiv kommen.
Was die Prüfsumme nicht belegt
Die Prüfsumme bescheinigt die Integrität: Der Inhalt ist identisch mit dem, der erzeugt wurde. Mehr sagt sie nicht aus.
- Sie ist keine elektronische Signatur: Sie identifiziert keinen Unterzeichner im rechtlichen Sinne.
- Sie ist kein qualifizierter Zeitstempel: Das im Manifest eingetragene Erstellungsdatum ist das des Servers, ohne vertrauenswürdigen Dritten.
- Sie schützt nicht vor der gleichzeitigen Fälschung einer Datei und des Manifests. Deshalb ist es sinnvoll, die Prüfsumme des Manifests selbst an einem getrennten Ort aufzubewahren, zum Beispiel in Ihrer Dauerakte oder in einer Begleit-E-Mail.
Wenn Sie einen erhöhten Beweiswert benötigen, etwa für einen Rechtsstreit, ergänzen Sie das Archiv um eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Hinterlegung mit Zeitstempel bei einem Vertrauensdiensteanbieter. NovaFisko bietet diesen Dienst nicht an.
Häufige Fragen
Warum hat sich die Prüfsumme geändert, obwohl ich nichts erfasst habe?
Eine Novadesko-Synchronisierung, die automatische Verbuchung einer wiederkehrenden Buchung oder die Aktion eines Kollegen können Buchungen in der Periode hinzugefügt haben. Der Reiter Verlauf zeigt Ihnen, wer was wann geändert hat.
Tragen CSV-Dateien eine Prüfsumme?
Die Prüfsumme der Aufstellung wird vom Server für alle Formate zurückgegeben und im Prüfpfad gespeichert. In die CSV-Datei selbst wird sie nicht geschrieben, damit ihr Import in ein anderes Werkzeug nicht gestört wird.