Buchungen und Ausgleich eines Geschäftspartners
Die Posten eines Kunden oder Lieferanten einsehen, von Hand oder automatisch ausgleichen, den Ausgleich aufheben und Mahnungen verfolgen.
Der Reiter Buchungen im Stammblatt eines Geschäftspartners zeigt alle seine Zeilen auf dem Kunden- oder Lieferantenkonto: Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen, sonstige Buchungen. Hier gleichen Sie aus, heben Ausgleiche auf und verfolgen die Mahnungen.
Die Buchungen eines Geschäftspartners öffnen
- Öffnen Sie Geschäftspartner und klicken Sie auf den Kunden oder Lieferanten.
- Wechseln Sie auf den Reiter Buchungen.
Drei Kennzahlen fassen die Lage zusammen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Saldo | Summe der nicht ausgeglichenen Posten. Bei einem Kunden das, was er schuldet; bei einem Lieferanten das, was das Mandat ihm schuldet. |
| Offene Posten | Anzahl der nicht ausgeglichenen Zeilen. |
| Ausgeglichene Zeilen | Anzahl der Zeilen mit einem Ausgleichscode. |
Die Spalten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Journal | Code des Journals und Nummer der Buchung. |
| Beleg | Referenz des Belegs (Rechnungsnummer). |
| Periode | Nummer der Buchungsperiode. |
| Datum und Fälligkeit | Buchungsdatum und Fälligkeitsdatum. |
| Betrag | Positiv bei einer Rechnung, negativ bei einer Zahlung oder einer Gutschrift. |
| Ausgleich | Ausgleichscode, leer bei einem offenen Posten. |
| Mahnung | Stufe der letzten Mahnung und ihr Datum. |
| Kommentar | Text der Zeile. |
Die Filter
- Alle, Ausgeglichen, Offen: Ausgleichsstatus.
- Geschäftsjahr: ein bestimmtes Geschäftsjahr oder Alle Geschäftsjahre.
- Saldo ≠ 0: blendet Zeilen ohne Auswirkung aus.
Stornierte Buchungen und ihre Stornos werden nicht angezeigt: Sie heben sich auf und müssen nicht ausgeglichen werden. Buchung anzeigen öffnet die vollständige Buchung einer Zeile.
Von Hand ausgleichen
- Filtern Sie auf Offen.
- Markieren Sie die Zeilen, die sich aufheben, zum Beispiel eine Rechnung und ihre Zahlung. Der Zähler zeigt „… Zeile(n) markiert“.
- Klicken Sie auf Ausgleichen.
- Die Meldung „Ausgleich AAB: 2 Zeile(n).“ nennt den vergebenen Code.
Drei Bedingungen werden geprüft:
- mindestens zwei Zeilen sind ausgewählt;
- alle gehören zu diesem Geschäftspartner und sind noch offen;
- ihre Summe ist null. Andernfalls wird der Ausgleich abgelehnt und die verbleibende Differenz genannt.
Einen Teilausgleich gibt es nicht: Eine Gruppe ist entweder ausgeglichen und mit einem Code versehen oder offen. Lassen Sie bei einer Teilzahlung die Rechnung und die Anzahlung bis zur Restzahlung offen oder buchen Sie die Differenz über eine sonstige Buchung aus.
Automatischer Ausgleich
Die Schaltfläche Automatischer Ausgleich verarbeitet alle offenen Posten des Geschäftspartners in zwei Durchgängen.
- Entgegengesetzte Beträge. Jede Zeile wird mit der ältesten Zeile mit genau entgegengesetztem Betrag verbunden: eine Rechnung über 500,00 € und eine Zahlung über 500,00 €, eine Rechnung und ihre Gutschrift.
- Gemeinsame Referenzen. Unter den verbleibenden Zeilen werden diejenigen zusammengefasst, die eine Belegreferenz, eine strukturierte Mitteilung oder eine Belegnummer teilen; ist die Gruppe ausgeglichen, erhält sie einen Code. Das ist der Fall bei einer Rechnung, die mit zwei Überweisungen mit derselben Mitteilung bezahlt wurde.
Die Meldung „Automatischer Ausgleich: … Gruppe(n), … Zeile(n).“ fasst den Vorgang zusammen. Jede Gruppe erhält ihren eigenen Code.
Starten Sie den automatischen Ausgleich, nachdem Sie eine Reihe von Zahlungen gebucht haben, die von Hand auf das Konto des Geschäftspartners kontiert wurden: Er holt alles nach, was der Bankabgleich nicht ausgeglichen hat.
Ausgleich aufheben
- Filtern Sie auf Ausgeglichen.
- Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen und klicken Sie auf Ausgleich aufheben.
- Der Code wird bei allen Zeilen der Gruppe entfernt, auch bei denen, die Sie nicht markiert haben. Die Meldung nennt die Anzahl der freigegebenen Zeilen.
Mahnungen verfolgen
Für einen Kundenposten im Verzug:
- Suchen Sie die offene Zeile, deren Fälligkeit überschritten ist.
- Klicken Sie auf Mahnen.
- Die Mahnstufe der Zeile steigt um eine Stufe, bis zur Stufe 3, und das Datum der Mahnung wird gespeichert. Die Meldung „Mahnung gesendet für … (Stufe …).“ bestätigt dies.
Die Spalte Mahnung hält die zuletzt erreichte Stufe fest, auch nach dem Ausgleich des Postens: So behalten Sie die Mahnhistorie jedes Kunden.
Die Schaltfläche Mahnen speichert die Stufe und das Datum der Mahnung am Posten. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, auf welchem Weg das Mahnschreiben oder die Mahn-E-Mail dem Kunden tatsächlich übermittelt wird.
Was protokolliert wird
Jeder Ausgleich, jede Aufhebung, jeder automatische Ausgleich und jede Mahnung wird in der Aktivität des Mandats festgehalten, mit dem Urheber, dem Code und den betroffenen Zeilen.
Häufige Fragen
Eine Zeile erscheint nicht im Stammblatt des Geschäftspartners. Sie wurde als sonstige Buchung auf dem Konto 400000 oder 440000 erfasst, ohne den Geschäftspartner anzugeben. Stornieren Sie die Buchung und erfassen Sie sie erneut mit dem Geschäftspartner.
Der Saldo des Stammblatts weicht von dem der Saldenliste ab. Das Stammblatt summiert nur die nicht ausgeglichenen Posten ohne stornierte Buchungen. Die Saldenliste der Konten addiert alle Zeilen des Sammelkontos, über alle Geschäftspartner hinweg.
Der Ausgleich wird abgelehnt, obwohl die Beträge gleich erscheinen. Prüfen Sie die Richtung: Eine in einem Rechnungsjournal erfasste Gutschrift wird addiert statt abgezogen.