Zurücksetzen
Eine Änderung oder einen ganzen Vorgang aus dem Verlauf heraus rückgängig machen, die Wirkung je nach Art der Änderung verstehen und die Fälle kennen, in denen das Zurücksetzen abgelehnt wird.
Das Zurücksetzen macht eine im Verlauf festgehaltene Änderung rückgängig. Je nach Fall gibt es den Feldern ihren vorherigen Wert zurück, stellt einen gelöschten Datensatz wieder her, verschiebt einen irrtümlich angelegten Datensatz in den Papierkorb oder storniert eine Buchung. Das Zurücksetzen wird selbst protokolliert: Aus dem Verlauf verschwindet nichts.
Eine Änderung rückgängig machen
- Öffnen Sie den Reiter Verlauf und suchen Sie die Änderung, bei Bedarf mithilfe der Filter.
- Öffnen Sie die Zeile, um die Einzelheiten der Felder zu prüfen.
- Klicken Sie auf Zurücksetzen.
- Das Bestätigungsfenster erklärt, was geschehen wird. Geben Sie einen Grund an, wenn Sie möchten.
- Bestätigen Sie. Die Meldung „Zurückgesetzt“ erscheint.
Die Wirkung hängt von der rückgängig gemachten Änderung ab
| Ursprüngliche Änderung | Wirkung des Zurücksetzens | Bestätigungsmeldung |
|---|---|---|
| Änderung | Die geänderten Felder erhalten ihren vorherigen Wert zurück. Die übrigen Felder bleiben unberührt. | „Die geänderten Felder erhalten ihren vorherigen Wert zurück.“ |
| Anlage | Der angelegte Datensatz wird in den Papierkorb verschoben. | „Der angelegte Datensatz wird in den Papierkorb verschoben.“ |
| Löschung | Der gelöschte Datensatz wird wiederhergestellt. | „Der gelöschte Datensatz wird wiederhergestellt.“ |
| Wiederherstellung | Der Datensatz kehrt in den Papierkorb zurück. | |
| Gebuchte Buchung | Eine Gegenbuchung wird erstellt. | „Eine gebuchte Buchung wird nie geändert oder gelöscht: Zur Stornierung wird eine Gegenbuchung erstellt.“ |
Das Zurücksetzen erzeugt eine neue Änderung mit der Aktion Zurückgesetzt, die ihrerseits rückgängig gemacht werden kann.
Die durch ein Zurücksetzen erstellte Gegenbuchung ist eine Buchung wie jede andere. Ihre Bezeichnung hat die Form „Stornierung von OD 2026/000012“. Sie wird normal datiert und nummeriert und erscheint in den Büchern mit dem Stornovermerk.
Einen ganzen Vorgang rückgängig machen
Manche Aktionen erzeugen mehrere zusammenhängende Änderungen. Das Verbuchen eines Belegs legt eine Buchung an und kennzeichnet den Beleg als verbucht; das Anlegen eines Geschäftspartners aus einer Rechnung heraus legt den Datensatz und dann die Buchung an.
- Klicken Sie bei einer der Änderungen des Vorgangs auf Gesamten Vorgang zurücksetzen.
- Die Bestätigung nennt die Anzahl der betroffenen Änderungen.
- Bestätigen Sie.
Die Änderungen werden in umgekehrter Reihenfolge und als Ganzes rückgängig gemacht: Kann eine von ihnen nicht zurückgesetzt werden, wird keine zurückgesetzt. Sie laufen also nicht Gefahr, eine stornierte Buchung und einen weiterhin als verbucht gekennzeichneten Beleg zu haben.
Unmittelbar nach einer Aktion bietet die Anwendung in der Bestätigungsmeldung häufig eine Schaltfläche Rückgängig an. Sie löst dasselbe Zurücksetzen des Vorgangs aus, ohne Umweg über den Reiter Verlauf.
Wann das Zurücksetzen abgelehnt wird
In den folgenden Fällen wird die Schaltfläche durch den Hinweis „Diese Änderung kann nicht zurückgesetzt werden“ ersetzt, oder das Zurücksetzen schlägt mit einer Meldung fehl.
| Situation | Meldung | Was tun |
|---|---|---|
| Der Datensatz wurde seitdem geändert | „Der Datensatz wurde seit dieser Änderung bearbeitet: Das Zurücksetzen würde neuere Daten überschreiben.“ | Setzen Sie zuerst die neueren Änderungen zurück, oder korrigieren Sie von Hand. |
| Die Periode ist gesperrt oder das Geschäftsjahr abgeschlossen | „Die betroffene Buchungsperiode ist gesperrt oder abgeschlossen.“ | Entsperren Sie die Periode, wenn das gerechtfertigt ist, und versuchen Sie es erneut. |
| Die MwSt.-Erklärung der Periode ist validiert oder eingereicht | Zurücksetzen wegen gesperrter MwSt. abgelehnt | Eine Korrektur erfolgt über eine Buchung in der folgenden Periode. |
| Die Änderung wurde bereits zurückgesetzt | Bereits zurückgesetzt | Nichts zu tun. |
| Der Datensatz wird anderweitig verwendet | Zum Beispiel ein angelegter Geschäftspartner, auf den anschließend Buchungen erfasst wurden | Der Datensatz kann nicht in den Papierkorb, solange er verwendet wird. |
| Der Code ist neu vergeben | Ein gelöschtes Konto oder Journal kann nicht wiederhergestellt werden, wenn sein Code neu vergeben wurde | Ändern Sie den Code des Datensatzes, der ihn belegt. |
| Der Datensatz wurde bereinigt | Er wurde endgültig aus dem Papierkorb gelöscht | Kein Zurücksetzen möglich. |
| Ihre Rechte reichen nicht aus | Ein Auditor ist schreibgeschützt | Wenden Sie sich an den Verantwortlichen des Mandats. |
Ein Zurücksetzen trotz Konflikt erzwingen
Wird das Zurücksetzen abgelehnt, weil der Datensatz seitdem geändert wurde, kann ein Administrator oder Manager der Kanzlei oder der Verantwortliche des Mandats es erzwingen. Die betroffenen Felder erhalten dann ihren alten Wert zurück, auch wenn dabei eine neuere Änderung überschrieben wird. Die übrigen Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf diese Option.
Ein erzwungenes Zurücksetzen überschreibt die Arbeit eines Kollegen in den betroffenen Feldern. Lesen Sie die Einzelheiten des Konflikts, bevor Sie bestätigen, und informieren Sie die Person, deren Erfassung ersetzt wird.
Was sich nicht über den Verlauf rückgängig machen lässt
- Peppol-Registrierungen und Verbindungen von Integrationen: Sie werden im Verlauf festgehalten, aber die Abmeldung vom Netzwerk oder die Trennung einer Quelle lässt sich nicht „ungeschehen machen“. Führen Sie den umgekehrten Vorgang im betreffenden Reiter aus.
- Der Ausgleich: Heben Sie den Ausgleich im Datensatz des Geschäftspartners auf.
- Der Abschluss eines Geschäftsjahres: Verwenden Sie Geschäftsjahr wieder öffnen.
- Die Stornierung einer Stornierung: Das Zurücksetzen einer Gegenbuchung erzeugt eine neue Gegenbuchung. Die ursprüngliche Buchung behält ihren Status als stornierte Buchung; erfassen Sie sie neu, wenn sie wieder wirksam werden soll.
Eingehaltene Buchführungsregeln
Das Zurücksetzen umgeht keine Regel der Buchführung.
- Eine gebuchte Buchung wird weder geändert noch gelöscht: Sie wird storniert.
- Eine gesperrte Periode bleibt unantastbar.
- Eine validierte MwSt.-Erklärung friert die Buchungen ihrer Periode ein.
- Die Nummerierung der Journale bleibt lückenlos: Die Gegenbuchung erhält die nächste Nummer.
Bewährte Vorgehensweisen
- Geben Sie einen Grund an, wenn Sie die Arbeit einer anderen Person zurücksetzen: Er erscheint im Verlauf.
- Ziehen Sie das Zurücksetzen des gesamten Vorgangs dem einer einzelnen Änderung vor.
- Prüfen Sie vor dem Zurücksetzen einer älteren Anlage, dass der Datensatz seitdem nicht verwendet wurde.