Änderungsverlauf
Einsehen, wer in einem Mandat was wann geändert hat, den Verlauf filtern, die Einzelheiten einer Änderung lesen und ihn exportieren.
Der Reiter Verlauf hält jede Änderung an einem Mandat fest: Anlage, Änderung, Löschung, Wiederherstellung, Zurücksetzen. Zu jeder Änderung sehen Sie den Urheber, das Datum, das Gerät und den Wert vorher und nachher. Hier sollten Sie zuerst nachsehen, wenn sich eine Zahl bewegt hat und Sie nicht wissen, warum.
Die drei Unterreiter
| Unterreiter | Inhalt |
|---|---|
| Verlauf | Die Änderungen an den Daten des Mandats, Feld für Feld. |
| Papierkorb | Die gelöschten Datensätze, wiederherstellbar bis zu ihrer Bereinigung. Siehe Papierkorb. |
| Aktivität | Die Abfolge von allem, was geschehen ist: Änderungen, Anmeldungen, Exporte, Synchronisierungen. Siehe Aktivitätsprotokoll. |
Was verfolgt wird
| Datensatz | Verfolgt |
|---|---|
| Geschäftspartner, Konten, Journale, MwSt.-Codes, Kostenrechnungscodes | Anlage, Änderung, Löschung |
| Journalregeln, Bankregeln, wiederkehrende Buchungen | Anlage, Änderung, Löschung |
| Buchungen | Anlage und Stornierung. Die Zeilen gehören zur Momentaufnahme der Buchung. |
| Belege und Bankbewegungen | Korrekturen der Kontierung, Ignorieren, Verbuchung |
| Anlagen, Budgets | Anlage, Änderung |
| Mandat | Stammdaten und Einstellungen, Schlüssel für Schlüssel verfolgt |
| Geschäftsjahre, Perioden, MwSt.-Erklärungen | Statusänderungen |
| Peppol-Registrierungen, Integrationen, Belegimporte | Statusänderungen |
Die Mandatseinstellungen werden Schlüssel für Schlüssel verglichen. Der Verlauf zeigt zum Beispiel, dass sich die Nummer des Einnahmeamts geändert hat, und nicht, dass „die Einstellungen“ geändert wurden.
Sensible, verschlüsselt gespeicherte Daten wie die Konfiguration einer Integration erscheinen nie im Verlauf. Festgehalten wird nur die Tatsache, dass sie geändert wurden.
Eine Zeile des Verlaufs lesen
Jede Zeile nennt:
- die Aktion: Angelegt, Geändert, Gelöscht, Wiederhergestellt, Zurückgesetzt oder Synchronisiert;
- den betroffenen Datensatz mit Typ und Bezeichnung;
- den Urheber und das Datum;
- die Herkunft: nichts Besonderes bei einer Online-Erfassung, „Offline erfasst, dann synchronisiert“, System bei einer automatischen Verarbeitung, Novadesko-Schnittstelle bei einer Synchronisierung;
- die Versionsnummer des Datensatzes nach der Änderung.
Öffnen Sie eine Zeile, um die Einzelheiten anzuzeigen: jedes geänderte Feld mit seinem alten und seinem neuen Wert. Bei einer Buchung werden die Kontierungszeilen vorher und nachher dargestellt.
Bei einer offline erfassten Änderung ist das angezeigte Datum dasjenige, an dem der Benutzer die Erfassung tatsächlich auf seinem Gerät vorgenommen hat, und der Name des Geräts wird angegeben.
Filtern und suchen
- Geben Sie in Verlauf durchsuchen ein Wort ein: den Namen eines Geschäftspartners, eine Belegnummer, eine Bezeichnung.
- Verfeinern Sie mit den Filtern:
- Alle Benutzer: auf einen Mitarbeiter begrenzen;
- Alle Typen: auf einen Datensatztyp begrenzen (Geschäftspartner, Buchungen, Belege...);
- Alle Aktionen: auf eine Aktion begrenzen;
- Zeitraum: auf einen Datumsbereich begrenzen. Zeitraum löschen entfernt ihn.
- Gehen Sie die Ergebnisse durch. Mehr laden zeigt die älteren Änderungen an.
Trifft keine Änderung zu, zeigt der Bildschirm „Keine Änderungen für diese Kriterien aufgezeichnet“.
Der Verlauf eines einzelnen Datensatzes
Sie müssen nicht über den Reiter Verlauf gehen, um die Geschichte eines Datensatzes zu kennen. Bei einem Geschäftspartner, einer Buchung, einem Beleg, einem Konto, einer Bankbewegung, einem Anlagegut, einem Journal, einer wiederkehrenden Buchung oder einer MwSt.-Erklärung öffnet die Verknüpfung Verlauf direkt die Liste der Änderungen dieses Datensatzes unter dem Titel „Verlauf von …“.
Bei einem unerwarteten Saldo eines Geschäftspartners öffnen Sie den Verlauf des Datensatzes und dann den der letzten Buchungen: In wenigen Sekunden wissen Sie, ob ein Kollege einen Beleg storniert hat oder ob eine Synchronisierung einen neuen Beleg gebracht hat.
Zusammengefasste Vorgänge
Eine Aktion des Benutzers kann mehrere Änderungen auslösen. Das Verbuchen eines Belegs zum Beispiel legt eine Buchung an und ändert den Status des Belegs. Diese Änderungen teilen sich eine gemeinsame Vorgangskennung. Der Verlauf stellt sie zusammen dar und erlaubt, sie mit Gesamten Vorgang zurücksetzen in einem Zug rückgängig zu machen. Siehe Zurücksetzen.
Den Verlauf exportieren
- Wenden Sie die gewünschten Filter an.
- Klicken Sie auf Als CSV exportieren.
Die Datei enthält die gefilterten Zeilen im CSV-Format mit Semikolon als Trennzeichen, in UTF-8 kodiert, damit sie sich direkt in Excel öffnen lässt.
Aufbewahrungsdauer
Der Änderungsverlauf wird nicht automatisch bereinigt: Er begleitet das Mandat während seiner gesamten Lebensdauer. Nur der Papierkorb hat eine Aufbewahrungsdauer, die je Mandat einstellbar ist.
Einschränkungen
Einige Massenvorgänge hinterlassen im Verlauf nicht eine Zeile pro Datensatz:
- der Ausgleich und das Aufheben des Ausgleichs von Geschäftspartnerposten;
- das Sperren aller Perioden bei einem Abschluss;
- das Zurücksetzen von Belegen und Bewegungen auf „Zu buchen“ nach einer Stornierung;
- das erstmalige Laden des Kontenplans bei der Anlage des Mandats.
Diese Vorgänge bleiben im Aktivitätsprotokoll insgesamt nachvollziehbar (wer das Geschäftsjahr abgeschlossen hat und wann), aber nicht Datensatz für Datensatz.
Der Verlauf ist ein internes Werkzeug zur Nachvollziehbarkeit. Er ersetzt nicht den exportierbaren Prüfpfad, der zu den Büchern des Mandats gehört und in der vollständigen Akte enthalten ist.