Papierkorb
Einen gelöschten Datensatz wiederfinden und wiederherstellen, die Aufbewahrungsdauer des Papierkorbs einstellen und einen Datensatz endgültig löschen.
In NovaFisko wird ein Datensatz beim Löschen nicht vernichtet: Er wandert in den Papierkorb des Mandats, aus dem er während einer einstellbaren Frist wiederhergestellt werden kann. Diese Seite beschreibt, was über den Papierkorb läuft, wie Sie wiederherstellen und wann ein Datensatz endgültig verschwindet.
Was über den Papierkorb läuft
| Datensatztyp | Bedingung |
|---|---|
| Geschäftspartner, Konten, Journale, Kostenrechnungscodes | Der Datensatz darf nicht von Buchungen verwendet werden |
| Journalregeln, Bankregeln, wiederkehrende Buchungen | Keine |
| Anlagen | Das Anlagegut darf keine verbuchte Abschreibung haben |
| Belege | Der Beleg darf nicht verbucht sein |
| Belegimporte, Verbindungen von Integrationen | Keine |
Wird die Löschung abgelehnt, nennt die Meldung den Grund: Der Datensatz wird verwendet, oder er ist verbucht.
Für Buchungen gibt es keinen Papierkorb. Eine gebuchte Buchung wird nicht gelöscht: Sie wird storniert. Es gibt auch keine Buchungsentwürfe.
Einen Datensatz löschen
Löschen Sie wie gewohnt im Datensatz oder in der Liste. Die Meldung „In den Papierkorb verschoben“ bestätigt den Vorgang. Der Datensatz verschwindet aus den Listen und Auswahlfeldern, bleibt aber mit seinen Daten unversehrt im Papierkorb.
Der Code eines gelöschten Geschäftspartners, Kontos, Journals oder Kostenrechnungscodes ist sofort wieder für einen neuen Datensatz verfügbar.
Den Papierkorb einsehen
- Öffnen Sie den Reiter Verlauf und dann den Unterreiter Papierkorb.
- Filtern Sie bei Bedarf nach Datensatztyp. Ein Zähler nennt die Anzahl der Datensätze jedes Typs.
- Verwenden Sie Papierkorb durchsuchen, um einen Datensatz anhand seiner Bezeichnung zu finden.
Jede Zeile nennt die Bezeichnung, das Löschdatum und den Urheber („Gelöscht am … von …“) sowie das Datum der automatischen Bereinigung.
Wiederherstellen
- Klicken Sie in der Zeile des Datensatzes auf Wiederherstellen.
- Die Meldung „… wiederhergestellt“ bestätigt, dass der Datensatz wieder in den Listen erscheint.
Um alles auf einmal zurückzuholen, stellt Alle wiederherstellen nach Bestätigung die angezeigten Datensätze wieder her. Die Zusammenfassung nennt, wie viele wiederhergestellt wurden und wie viele fehlgeschlagen sind.
Wann die Wiederherstellung abgelehnt wird
| Fall | Verhalten |
|---|---|
| Der Code eines Geschäftspartners wurde inzwischen neu vergeben | Der Geschäftspartner wird mit einem Code mit Suffix wiederhergestellt, zum Beispiel ABC-2. Sie können ihn anschließend umbenennen. |
| Die Nummer eines Kontos, der Code eines Journals oder eines Kostenrechnungscodes wurde neu vergeben | Die Wiederherstellung wird abgelehnt. Ändern Sie zuerst den Code des Datensatzes, der ihn belegt. |
| Der Datensatz hängt von einem gelöschten übergeordneten Datensatz ab | Stellen Sie zuerst den übergeordneten Datensatz wieder her. |
Nicht wiederherstellbare Datensätze zeigen den Hinweis „Dieser Datensatz kann nicht wiederhergestellt werden“ mit dem Grund.
Die Wiederherstellung wird im Verlauf festgehalten und kann selbst wieder zurückgesetzt werden. Sie können also zur Kontrolle wiederherstellen und den Datensatz dann erneut in den Papierkorb verschieben.
Aufbewahrungsdauer
Standardmäßig bleibt ein Datensatz 90 Tage im Papierkorb. Nach Ablauf dieser Frist wird er durch eine automatische Verarbeitung, die jede Nacht läuft, endgültig gelöscht.
Diese Dauer ist eine Einstellung des Mandats, die der Verantwortliche des Mandats, ein Manager oder ein Administrator der Kanzlei zwischen 7 Tagen und 3.650 Tagen (zehn Jahre) festlegen kann. Zeigt Ihre Version der Anwendung diese Einstellung noch nicht an, bitten Sie den Support um die Änderung.
| Dauer | Verwendung |
|---|---|
| 7 bis 30 Tage | Mandate mit hohem Volumen, in denen der Papierkorb nur als unmittelbares Sicherheitsnetz dient. |
| 90 Tage (Standard) | Deckt ein Quartal ab: Eine versehentliche Löschung fällt spätestens bei der nächsten MwSt.-Erklärung auf. |
| 365 Tage und mehr | Mandate, die aus der Ferne betreut und einmal jährlich geprüft werden. |
Endgültig löschen
Ein Datensatz kann bereinigt werden, ohne die Frist abzuwarten.
- Klicken Sie in der Zeile auf Endgültig löschen.
- Eine erste Bestätigung erinnert daran, dass der Datensatz nicht mehr wiederhergestellt werden kann.
- Eine zweite Bestätigung wird verlangt: „Letzte Bestätigung: … wird für alle Benutzer unwiderruflich gelöscht.“
Diese Aktion ist dem Verantwortlichen des Mandats sowie den Managern und Administratoren der Kanzlei vorbehalten. Die übrigen Mitarbeiter sehen die Schaltfläche nicht. Die Bereinigung wird im Prüfpfad eingetragen.
Die endgültige Löschung ist unumkehrbar, auch für den NovaFisko-Support. Der Verlauf hält fest, dass der Datensatz existiert hat und bereinigt wurde, aber seine Daten lassen sich nicht mehr rekonstruieren.
Papierkorb und Offline-Arbeit
Eine offline vorgenommene Löschung folgt bei der Synchronisierung denselben Regeln. Hat ein Kollege den Datensatz inzwischen geändert, wird die Löschung nicht angewendet: Die Änderung hat Vorrang. Ändern Sie umgekehrt offline einen Datensatz, den ein Kollege in den Papierkorb verschoben hat, wird er wiederhergestellt und Ihre Änderung angewendet.
Papierkorb und personenbezogene Daten
Ein Geschäftspartner im Papierkorb enthält weiterhin seine Kontaktdaten. Müssen Sie einem Antrag auf Löschung personenbezogener Daten für einen Geschäftspartner ohne Buchungen nachkommen, genügt das Verschieben in den Papierkorb nicht: Löschen Sie ihn endgültig. Für einen Geschäftspartner, der mit Buchungen verknüpft ist, gilt die buchhalterische Aufbewahrungspflicht. Siehe DSGVO.