Mandat bereits anderswo registriert
Die Status „Von Novadesko verwaltet“ und „bei einem anderen Access Point registriert“ verstehen und wissen, was in jedem Fall zu tun ist.
Ein Unternehmen kann für dieselbe Kennung jeweils nur bei einem einzigen Access Point in Peppol registriert sein. Häufig ist ein Mandat, das Sie in NovaFisko eröffnen, bereits registriert: durch seine Fakturierungssoftware, seine Bank, einen anderen Buchhalter oder durch Novadesko. NovaFisko erkennt dies und passt den Reiter Peppol an.
Wie NovaFisko dies erkennt
Beim Öffnen des Reiters Peppol eines Mandats ohne lokale Registrierung fragt NovaFisko das Verzeichnis des Netzwerks mit der Kennung des Mandats ab. Ist der Teilnehmer dort bereits veröffentlicht:
- erhält das Mandat einen externen Status, mit dem gefundenen Access Point und der Liste der Dokumente, die dieser bekannt gibt;
- wird im Netzwerk nichts angelegt oder geändert: Es handelt sich um eine reine Leseabfrage;
- wird die Schaltfläche Bei Peppol registrieren durch eine erläuternde Meldung ersetzt.
Das Ergebnis wird sechs Stunden zwischengespeichert, wenn das Mandat gefunden wurde, andernfalls dreißig Minuten, damit der Bildschirm schnell bleibt. Aktualisieren Sie den Status, um eine neue Abfrage zu erzwingen.
Fall 1: Das Mandat wird von Novadesko verwaltet
Der Status zeigt Von Novadesko verwaltet und die Meldung:
Dieser Mandant wird von Novadesko verwaltet: die Peppol-Registrierung wird in Novadesko gesteuert und kann hier nicht geändert werden.
Das betrifft aus Novadesko importierte Mandate, deren Unternehmen Peppol in seinem eigenen Werkzeug aktiviert hat. Die Folgen:
- Registrierung, Transportoptionen und Entfernung erfolgen in Novadesko durch das Unternehmen;
- in NovaFisko ist der Reiter Peppol schreibgeschützt. Ein Versuch, die Registrierung zu ändern oder zu entfernen, wird mit der Meldung „Diese Peppol-Registrierung wird von Novadesko verwaltet“ abgelehnt;
- über Peppol empfangene Rechnungen gehen in Novadesko ein und gelangen dann über die Synchronisierung der Belege nach NovaFisko.
Sie müssen nichts unternehmen: Das ist für diese Mandate der Normalfall.
Fall 2: Das Mandat ist bei einem anderen Access Point registriert
Die Meldung nennt den erkannten Anbieter, zum Beispiel:
Dieser Mandant ist bereits im Peppol-Netzwerk bei Billit registriert. Beantragen Sie dort zuerst die Übertragung oder Abmeldung, um ihn hier zu verwalten.
NovaFisko erkennt den Namen der gängigsten Access Points anhand der Adresse ihres Verzeichnisses. Wird der Name nicht erkannt, wird der technische Host angezeigt.
Sie haben zwei Möglichkeiten.
Die Registrierung dort belassen, wo sie ist
Verwendet das Unternehmen eine Fakturierungssoftware, die seine Rechnungen über Peppol versendet und empfängt, gibt es keinen Grund, die Registrierung zu verlegen. Das Mandat bleibt erreichbar, und Sie erhalten die Rechnungen über die Exporte dieser Software oder durch Ablegen im Belegimport.
Die Registrierung in NovaFisko übernehmen
- Bitten Sie das Unternehmen, sich an seinen derzeitigen Access Point zu wenden, um die Abmeldung seiner Kennung oder deren Übertragung zu erwirken.
- Warten Sie die Bestätigung ab. Die Verbreitung im Verzeichnis kann einige Minuten bis einige Stunden dauern.
- Aktualisieren Sie im Reiter Peppol den Status. Sobald der Teilnehmer nicht mehr veröffentlicht ist, wechselt das Mandat wieder zu Nicht registriert.
- Klicken Sie auf Bei Peppol registrieren und folgen Sie dem üblichen Verfahren.
Zwischen der Abmeldung und der neuen Registrierung ist das Mandat für niemanden erreichbar. Planen Sie den Vorgang mit dem Kunden, außerhalb der Fakturierungszeiträume seiner wichtigsten Lieferanten.
Fall 3: Die Kennung ist von einem anderen NovaFisko-Mandat belegt
Ist dieselbe Unternehmensnummer bereits über ein anderes Mandat der Plattform registriert, wird die Registrierung mit der Meldung „Die Peppol-Kennung … ist bereits für eine andere Akte registriert“ abgelehnt. Das kommt vor, wenn ein Mandat doppelt angelegt wurde. Entfernen Sie die Registrierung beim überzähligen Mandat und beginnen Sie von vorn.
Fall 4: Die Nummer ist nach einer Entfernung noch reserviert
Nach der Entfernung einer über NovaFisko vorgenommenen Registrierung hält B2Brouter die Unternehmensnummer einige Minuten reserviert. Eine sofortige Neuregistrierung schlägt mit „Für diese Unternehmensnummer besteht bereits ein B2Brouter-Konto“ fehl. Warten Sie kurz und versuchen Sie es erneut.
Zusammenfassung
| Was Sie sehen | Wer die Registrierung steuert | Mögliche Aktion in NovaFisko |
|---|---|---|
| Von Novadesko verwaltet | Das Unternehmen, in Novadesko | Nur Einsicht |
| „bereits … bei … registriert“ | Der angegebene Access Point | Einsicht, dann Registrierung nach der Abmeldung |
| Aktiv, Access Point B2Brouter | Sie, in NovaFisko | Transport, Entfernung |
| Nicht registriert | Niemand | Registrierung |
Verwenden Sie vor einem Termin zur Eröffnung eines Mandats Teilnehmer prüfen mit der MwSt.-Nummer des künftigen Kunden. So wissen Sie im Voraus, ob er bereits registriert ist und bei wem.