Dossier al elders geregistreerd
De statussen « Beheerd door Novadesko » en « geregistreerd bij een ander toegangspunt » begrijpen en weten wat u in elk geval moet doen.
Een onderneming kan voor eenzelfde identificatie maar bij één toegangspunt tegelijk op Peppol geregistreerd zijn. Het gebeurt vaak dat een dossier dat u in NovaFisko opent, al geregistreerd is: door zijn facturatiesoftware, door zijn bank, door een andere boekhouder of door Novadesko. NovaFisko detecteert dat en past het tabblad Peppol aan.
Hoe NovaFisko dit detecteert
Bij het openen van het tabblad Peppol van een dossier zonder lokale registratie bevraagt NovaFisko de directory van het netwerk met de identificatie van het dossier. Als de deelnemer er al gepubliceerd is:
- krijgt het dossier een externe status, met het gevonden toegangspunt en de lijst van de documenten die het aankondigt;
- wordt er niets aangemaakt of gewijzigd op het netwerk: het gaat om een loutere raadpleging;
- wordt de knop Registreren op Peppol vervangen door een toelichtende melding.
Het resultaat wordt zes uur in het geheugen bewaard wanneer het dossier gevonden is, dertig minuten in het andere geval, zodat het scherm snel blijft. Vernieuw de status om een nieuwe bevraging af te dwingen.
Geval 1: het dossier wordt beheerd door Novadesko
De status toont Beheerd door Novadesko en de melding:
Dit dossier wordt beheerd door Novadesko: de Peppol-registratie wordt vanuit Novadesko beheerd en kan hier niet gewijzigd worden.
Dat is het geval voor dossiers die uit Novadesko zijn geïmporteerd en waarvan de onderneming Peppol in haar eigen toepassing heeft geactiveerd. Gevolgen:
- de registratie, de transportopties en de verwijdering gebeuren in Novadesko, door de onderneming;
- in NovaFisko is het tabblad Peppol alleen-lezen. Een poging tot wijziging of verwijdering wordt geweigerd met de melding « Deze Peppol-registratie wordt beheerd door Novadesko »;
- de facturen die via Peppol worden ontvangen, komen aan in Novadesko en daarna in NovaFisko via de synchronisatie van de documenten.
U hoeft niets te doen: dit is de normale situatie voor deze dossiers.
Geval 2: het dossier is geregistreerd bij een ander toegangspunt
De melding vermeldt de gedetecteerde provider, bijvoorbeeld:
Dit dossier is al geregistreerd op het Peppol-netwerk bij Billit. Vraag eerst de overdracht of uitschrijving aan bij dat toegangspunt om het hier te beheren.
NovaFisko herkent de naam van de meest gangbare toegangspunten aan de hand van het adres van hun directory. Wanneer de naam niet wordt herkend, wordt de technische host getoond.
U hebt twee mogelijkheden.
De registratie laten waar ze is
Als de onderneming facturatiesoftware gebruikt die haar facturen via Peppol verstuurt en ontvangt, is er geen enkele reden om de registratie te verplaatsen. Het dossier blijft bereikbaar, en u haalt de facturen op via de exports van die software of door ze in de documentimporter te plaatsen.
De registratie overnemen in NovaFisko
- Vraag de onderneming contact op te nemen met haar huidige toegangspunt om de uitschrijving van haar identificatie, of de overdracht ervan, te verkrijgen.
- Wacht op de bevestiging. De verspreiding in de directory kan enkele minuten tot enkele uren duren.
- Vernieuw de status in het tabblad Peppol. Wanneer de deelnemer niet meer gepubliceerd is, krijgt het dossier opnieuw de status Niet geregistreerd.
- Klik op Registreren op Peppol en volg de gebruikelijke procedure.
Tussen de uitschrijving en de nieuwe registratie is het dossier voor niemand bereikbaar. Plan de verrichting met de klant, buiten de facturatieperiodes van zijn belangrijkste leveranciers.
Geval 3: de identificatie is in gebruik door een ander NovaFisko-dossier
Als hetzelfde ondernemingsnummer al geregistreerd is vanuit een ander dossier van het platform, wordt de registratie geweigerd met de melding « De Peppol-identificatie … is al geregistreerd voor een ander dossier ». Dat gebeurt wanneer een dossier dubbel is aangemaakt. Verwijder de registratie op het overtollige dossier en begin opnieuw.
Geval 4: het nummer is nog gereserveerd na een verwijdering
Na de verwijdering van een registratie die vanuit NovaFisko is gedaan, houdt B2Brouter het ondernemingsnummer enkele minuten gereserveerd. Een onmiddellijke nieuwe registratie mislukt met « Er bestaat al een B2Brouter-account voor dit ondernemingsnummer ». Wacht even en probeer het opnieuw.
Samenvatting
| Wat u ziet | Wie de registratie beheert | Mogelijke actie in NovaFisko |
|---|---|---|
| Beheerd door Novadesko | De onderneming, in Novadesko | Alleen raadplegen |
| « al geregistreerd … bij … » | Het vermelde toegangspunt | Raadplegen, en daarna registreren na uitschrijving |
| Actief, toegangspunt B2Brouter | U, in NovaFisko | Transport, verwijdering |
| Niet geregistreerd | Niemand | Registratie |
Gebruik vóór een afspraak voor de opening van een dossier de functie Een deelnemer controleren met het btw-nummer van de toekomstige klant. Zo weet u vooraf of hij al geregistreerd is, en bij wie.