Novadesko-integratie
Wat de Novadesko-verbinding in een dossier importeert, hoe u een synchronisatie start en de alleen-lezenregels die de gegevens van de onderneming beschermen.
Novadesko is de beheersoftware die de ondernemingen gebruiken: facturatie, aankopen, bank. Wanneer een NovaFisko-dossier aan een Novadesko-onderneming is gekoppeld, komen haar documenten, haar bankuittreksels en haar vaste activa in het dossier terecht zonder opnieuw te moeten worden ingevoerd. Deze pagina beschrijft de werking van de connector. Het aanmaken van de koppeling tussen het kantoor en Novadesko wordt uitgelegd in Importeren vanuit Novadesko.
Het principe: alleen-lezen
NovaFisko leest de gegevens van Novadesko, maar wijzigt ze niet. Deze regel heeft twee praktische gevolgen.
- Twee boekingslagen. Voor elke documentlijn bewaart NovaFisko de boekhoudkundige toewijzing die de onderneming in Novadesko heeft gekozen, zonder ze ooit te overschrijven, en registreert het afzonderlijk de toewijzing die de boekhouder weerhoudt. Als u niets corrigeert, wordt bij het boeken de toewijzing van de onderneming gebruikt.
- Geen enkele terugwerkende actie op de gegevens van de onderneming. Een rekening corrigeren, een document negeren of een verrichting boeken in NovaFisko verandert niets in Novadesko.
Er bestaat één enkele, afgebakende uitzondering: een document dat u zelf met de importer aanmaakt, kan naar Novadesko worden verzonden, waar het vergrendeld verschijnt. Zie Synchronisatie en Novadesko-vergrendeling.
Een automatische verbinding
Voor een dossier dat vanuit Novadesko is aangemaakt, is de connector automatisch geactiveerd: u hoeft niets te configureren. De kaart in het tabblad Integraties toont Verbonden en biedt Synchroniseren en Verbinding testen aan.
Deze verbinding kan niet worden uitgeschakeld. Een poging geeft de melding « De Novadesko-verbinding van een uit Novadesko geïmporteerd dossier kan niet worden uitgeschakeld ».
Wat er wordt geïmporteerd
| Gegevens | Bestemming in NovaFisko | Detail |
|---|---|---|
| Verkoop- en aankoopdocumenten | Tabblad Documenten | Facturen en creditnota's met hun lijnen, hun bedragen, hun derde en de toewijzing van de onderneming. De PDF blijft bij Novadesko gehost en wordt in het voorbeeld getoond. |
| CODA-bankuittreksels | Tabblad Bank | De oorspronkelijke CODA-bestanden worden bewaard en zijn downloadbaar. Voor elke aangetroffen bankrekening wordt een financieel dagboek aangemaakt. |
| Bankverrichtingen | Tabblad Bank | Elke verrichting, met de links naar de facturen die de onderneming er al aan heeft gekoppeld. |
| Afschrijvingen | Tabblad Vaste activa | De investeringsgoederen, met hun afschrijvingsplan dat door NovaFisko wordt herberekend. |
De derden die in de documenten voorkomen, worden aangemaakt of aan de bestaande fiches gekoppeld. De btw-code van elke lijn wordt afgeleid uit de richting van het document en uit het tarief.
Elk geïmporteerd element houdt het spoor van zijn herkomst bij. Een opnieuw gestarte synchronisatie maakt dus geen duplicaat aan: de elementen die al aanwezig zijn, worden bijgewerkt.
Een synchronisatie starten
De synchronisatie loopt elke nacht automatisch. Om niet te wachten:
- Open het dossier en gebruik de actie Novadesko synchroniseren, of de knop Synchroniseren van de Novadesko-kaart in het tabblad Integraties.
- De melding « Synchronisatie bezig… » verschijnt.
- Op het einde vermeldt een samenvatting het aantal verwerkte documenten, bankverrichtingen en vaste activa.
De optie Volledige synchronisatie leest alle gegevens van de onderneming opnieuw in plaats van alleen de recente wijzigingen. Gebruik ze na een lange onderbreking of als u een verschil vaststelt.
Start een manuele synchronisatie voordat u een btw-aangifte voorbereidt. Zo bent u zeker dat u werkt met de laatste documenten die de onderneming heeft ingevoerd.
Na de synchronisatie
De geïmporteerde elementen worden niet automatisch geboekt. Ze wachten op uw validatie:
- controleer in het tabblad Documenten de voorgestelde toewijzing, corrigeer ze indien nodig en boek daarna;
- punt in het tabblad Bank de verrichtingen af en boek ze daarna;
- controleer in het tabblad Vaste activa de fiches en boek de afschrijvingen.
In de geschiedenis van het dossier dragen de wijzigingen die de synchronisatie aanbrengt de herkomst Novadesko-koppeling.
Het kantoor synchroniseren
In de Instellingen van het kantoor werkt de knop Synchroniseren vanuit Novadesko de identiteit van het kantoor, de medewerkers en de lijst van de dossiers die het zijn toevertrouwd bij. Deze synchronisatie gebeurt ook bij elke aanmelding van een gebruiker van het kantoor.
Peppol en Novadesko
Als de onderneming Peppol in Novadesko heeft geactiveerd, toont het tabblad Peppol van het dossier Beheerd door Novadesko: de registratie wordt aan de kant van de onderneming beheerd. Zie Dossier al elders geregistreerd.
Bij problemen
| Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De synchronisatie meldt dat het dossier niet gekoppeld is | Het dossier is niet vanuit Novadesko aangemaakt, of het kantoor heeft geen mandaat meer van de onderneming | Controleer in Novadesko of het kantoor nog altijd de boekhouder van de onderneming is. |
| Een document verschijnt niet | De synchronisatie heeft nog niet gelopen sinds het is ingevoerd | Start een manuele synchronisatie en daarna een volledige synchronisatie. |
| Het voorbeeld van een PDF wordt niet getoond | Het bestand is niet meer beschikbaar aan de kant van Novadesko | Vraag de onderneming het stuk opnieuw te koppelen. |
| Te veel synchronisaties na elkaar | Limiet van 10 manuele synchronisaties per minuut en per dossier | Wacht een minuut. |
Een document dat in Novadesko is verwijderd of gewijzigd nadat het in NovaFisko is geboekt, wijzigt de geboekte boeking niet. Als het stuk werkelijk is gewijzigd, boek de boeking dan tegen en boek het bijgewerkte document opnieuw.