Prullenbak
Een verwijderd element terugvinden en herstellen, de bewaartermijn van de prullenbak instellen en een element definitief verwijderen.
In NovaFisko vernietigt een verwijdering het element niet: het gaat naar de prullenbak van het dossier, van waaruit het gedurende een instelbare termijn kan worden hersteld. Deze pagina beschrijft wat via de prullenbak verloopt, hoe u herstelt en wanneer een element voorgoed verdwijnt.
Wat via de prullenbak verloopt
| Type element | Voorwaarde |
|---|---|
| Derden, rekeningen, dagboeken, analytische codes | Het element mag niet door boekingen worden gebruikt |
| Dagboekregels, bankregels, terugkerende boekingen | Geen |
| Vaste activa | Het actief mag geen geboekte afschrijving hebben |
| Documenten | Het document mag niet geboekt zijn |
| Documentimports, integratieverbindingen | Geen |
Wanneer de verwijdering wordt geweigerd, vermeldt het bericht waarom: het element is in gebruik, of het is geboekt.
Boekingen hebben geen prullenbak. Een gevalideerde boeking wordt niet verwijderd: ze wordt tegengeboekt. Er bestaat ook geen boeking in ontwerp.
Een element verwijderen
Verwijder zoals gewoonlijk vanuit de fiche of de lijst. Het bericht « Verplaatst naar de prullenbak » bevestigt de bewerking. Het element verdwijnt uit de lijsten en de keuzelijsten, maar blijft intact in de prullenbak, met zijn gegevens.
De code van een verwijderde derde, rekening, dagboek of analytische code is onmiddellijk opnieuw beschikbaar voor een nieuw element.
De prullenbak raadplegen
- Open het tabblad Geschiedenis en daarna het subtabblad Prullenbak.
- Filter zo nodig op type element. Een teller toont het aantal elementen van elk type.
- Gebruik Zoeken in de prullenbak om een element op zijn omschrijving terug te vinden.
Elke lijn vermeldt de omschrijving, de datum van verwijdering en de auteur (« Verwijderd op … door … »), en de datum van automatische opruiming.
Herstellen
- Klik op de lijn van het element op Herstellen.
- Het bericht « … hersteld » bevestigt dat het element terug in de lijsten staat.
Om alles in één keer terug te halen, herstelt Alles herstellen de getoonde elementen, na bevestiging. Het overzicht vermeldt hoeveel er hersteld zijn en hoeveel er mislukt zijn.
Wanneer het herstel wordt geweigerd
| Geval | Gedrag |
|---|---|
| De code van een derde is intussen opnieuw in gebruik | De derde wordt hersteld met een code met achtervoegsel, bijvoorbeeld ABC-2. U kunt hem daarna hernoemen. |
| Het nummer van een rekening, de code van een dagboek of van een analytische code is opnieuw in gebruik | Het herstel wordt geweigerd. Wijzig eerst de code van het element dat ze bezet. |
| Het element hangt af van een verwijderd bovenliggend element | Herstel eerst het bovenliggende element. |
Niet-herstelbare elementen tonen de vermelding « Dit element kan niet worden hersteld », met de reden.
Het herstel wordt in de geschiedenis bijgehouden en kan zelf worden teruggedraaid. U kunt dus herstellen om iets na te kijken en het element daarna opnieuw naar de prullenbak sturen.
Bewaartermijn
Standaard blijft een element 90 dagen in de prullenbak. Na die termijn wordt het definitief verwijderd door een automatische verwerking die elke nacht loopt.
Deze duur is een instelling van het dossier, instelbaar tussen 7 dagen en 3.650 dagen (tien jaar) door de dossierverantwoordelijke, een manager of een beheerder van het kantoor. Als uw versie van de applicatie deze instelling nog niet toont, vraag de wijziging dan aan de support.
| Duur | Gebruik |
|---|---|
| 7 tot 30 dagen | Dossiers met een groot volume waar de prullenbak alleen als onmiddellijk vangnet dient. |
| 90 dagen (standaard) | Dekt een kwartaal: een verwijdering per vergissing wordt uiterlijk bij de volgende btw-aangifte opgemerkt. |
| 365 dagen en meer | Dossiers die van op afstand worden opgevolgd en één keer per jaar worden gecontroleerd. |
Definitief verwijderen
Een element kan worden opgeruimd zonder de termijn af te wachten.
- Klik op de lijn op Definitief verwijderen.
- Een eerste bevestiging herinnert eraan dat het element niet meer kan worden hersteld.
- Er wordt een tweede bevestiging gevraagd: « Laatste bevestiging: … wordt voor alle gebruikers gewist, zonder weg terug. »
Deze actie is voorbehouden aan de dossierverantwoordelijke, de managers en de beheerders van het kantoor. De andere medewerkers zien de knop niet. De opruiming wordt in het auditlogboek ingeschreven.
De definitieve verwijdering is onomkeerbaar, ook voor de support van NovaFisko. De geschiedenis bewaart het spoor dat het element heeft bestaan en werd opgeruimd, maar de gegevens ervan kunnen niet meer worden gereconstrueerd.
Prullenbak en offline werken
Een offline uitgevoerde verwijdering volgt bij de synchronisatie dezelfde regels. Als een collega het element intussen heeft gewijzigd, wordt de verwijdering niet toegepast: de wijziging wint. Omgekeerd, als u offline een element wijzigt dat een collega naar de prullenbak heeft verplaatst, wordt het hersteld en wordt uw wijziging toegepast.
Prullenbak en persoonsgegevens
Een derde in de prullenbak bevat nog altijd zijn contactgegevens. Als u gevolg moet geven aan een verzoek tot wissing van persoonsgegevens voor een derde zonder boekingen, volstaat de prullenbak niet: ga over tot de definitieve verwijdering. Voor een derde die aan boekingen gekoppeld is, geldt de boekhoudkundige bewaarplicht. Zie AVG.