Wijzigingsgeschiedenis
Nagaan wie wat en wanneer in een dossier heeft gewijzigd, de geschiedenis filteren, het detail van een wijziging lezen en ze exporteren.
Het tabblad Geschiedenis houdt elke wijziging aan een dossier bij: aanmaak, wijziging, verwijdering, herstel, terugdraaien. Voor elke wijziging ziet u de auteur, de datum, het toestel en de waarde voor en na. Het is de eerste plaats om te kijken wanneer een cijfer is veranderd zonder dat u weet waarom.
De drie subtabbladen
| Subtabblad | Inhoud |
|---|---|
| Geschiedenis | De wijzigingen aan de gegevens van het dossier, veld per veld. |
| Prullenbak | De verwijderde elementen, herstelbaar tot ze worden opgeruimd. Zie Prullenbak. |
| Activiteit | De tijdlijn van alles wat er gebeurd is: wijzigingen, aanmeldingen, exports, synchronisaties. Zie Activiteitenlogboek. |
Wat wordt bijgehouden
| Element | Opvolging |
|---|---|
| Derden, rekeningen, dagboeken, btw-codes, analytische codes | Aanmaak, wijziging, verwijdering |
| Dagboekregels, bankregels, terugkerende boekingen | Aanmaak, wijziging, verwijdering |
| Boekingen | Aanmaak en tegenboeking. De lijnen maken deel uit van de momentopname van de boeking. |
| Documenten en bankverrichtingen | Correcties van de toewijzing, negeren, boeking |
| Vaste activa, budgetten | Aanmaak, wijziging |
| Dossier | Fiche en instellingen, sleutel per sleutel opgevolgd |
| Boekjaren, periodes, btw-aangiften | Statuswijzigingen |
| Peppol-registraties, integraties, documentimports | Statuswijzigingen |
De dossierinstellingen worden sleutel per sleutel vergeleken. De geschiedenis toont bijvoorbeeld dat het nummer van het ontvangkantoor is veranderd, en niet dat « de instellingen » werden gewijzigd.
Gevoelige gegevens die versleuteld worden opgeslagen, zoals de configuratie van een integratie, verschijnen nooit in de geschiedenis. Alleen het feit dat ze werden gewijzigd, wordt bijgehouden.
Een lijn van de geschiedenis lezen
Elke lijn vermeldt:
- de actie: Aangemaakt, Gewijzigd, Verwijderd, Hersteld, Teruggedraaid of Gesynchroniseerd;
- het betrokken element, met zijn type en zijn omschrijving;
- de auteur en de datum;
- de herkomst: niets bijzonders voor een online invoer, « Offline ingevoerd en daarna gesynchroniseerd », Systeem voor een automatische verwerking, Novadesko-koppeling voor een synchronisatie;
- het versienummer van het element na de wijziging.
Open een lijn om het detail te tonen: elk gewijzigd veld met zijn oude en zijn nieuwe waarde. Voor een boeking worden de boekingslijnen voor en na getoond.
Voor een offline ingevoerde wijziging is de getoonde datum die waarop de gebruiker de invoer werkelijk op zijn toestel heeft gedaan, en wordt de naam van het toestel vermeld.
Filteren en zoeken
- Typ een woord in Zoeken in de geschiedenis: een naam van een derde, een stuknummer, een omschrijving.
- Verfijn met de filters:
- Alle gebruikers: beperk tot één medewerker;
- Alle types: beperk tot één type element (derden, boekingen, documenten...);
- Alle acties: beperk tot één actie;
- Periode: beperk tot een datumbereik. Periode wissen verwijdert het.
- Doorloop de resultaten. Meer laden toont de oudere wijzigingen.
Als geen enkele wijziging overeenkomt, toont het scherm « Geen wijzigingen geregistreerd voor deze criteria ».
De geschiedenis van één element
U hoeft niet via het tabblad Geschiedenis te gaan om de levensloop van een fiche te kennen. Vanuit een derde, een boeking, een document, een rekening, een bankverrichting, een vast actief, een dagboek, een terugkerende boeking of een btw-aangifte opent de snelkoppeling Geschiedenis rechtstreeks de lijst met wijzigingen van dat element, onder de titel « Geschiedenis van … ».
Ziet u een onverwacht saldo bij een derde, open dan de geschiedenis van de fiche en daarna die van de laatste boekingen: in enkele seconden weet u of een collega een stuk heeft tegengeboekt of dat een synchronisatie een nieuw document heeft binnengebracht.
Gegroepeerde bewerkingen
Eén actie van de gebruiker kan meerdere wijzigingen veroorzaken. Een document boeken maakt bijvoorbeeld een boeking aan en wijzigt de status van het document. Deze wijzigingen delen dezelfde bewerkingsidentificatie. De geschiedenis toont ze samen en laat toe ze in één keer te annuleren met Hele bewerking ongedaan maken. Zie Terugdraaien.
De geschiedenis exporteren
- Pas de gewenste filters toe.
- Klik op Exporteren naar CSV.
Het bestand bevat de gefilterde lijnen, in CSV-formaat met puntkomma als scheidingsteken, gecodeerd in UTF-8 zodat het rechtstreeks in Excel opent.
Bewaartermijn
De wijzigingsgeschiedenis wordt niet automatisch opgeruimd: ze begeleidt het dossier gedurende zijn hele levensduur. Alleen de prullenbak heeft een bewaartermijn, instelbaar per dossier.
Beperkingen om te kennen
Enkele massabewerkingen laten geen lijn per element na in de geschiedenis:
- het letteren en het ongedaan maken van de lettering van posten van derden;
- de vergrendeling van alle periodes bij een afsluiting;
- het terugzetten van documenten en verrichtingen op « te boeken » na een tegenboeking;
- het initiële laden van het rekeningstelsel bij de aanmaak van het dossier.
Deze bewerkingen blijven globaal traceerbaar in het activiteitenlogboek (wie heeft het boekjaar afgesloten, wanneer), maar niet record per record.
De geschiedenis is een intern traceerbaarheidsinstrument. Ze vervangt het exporteerbare auditlogboek niet, dat deel uitmaakt van de boeken van het dossier en in het volledige dossier is opgenomen.