Bewaartermijn
De Belgische verplichting om boeken en stukken 7 jaar te bewaren, wat NovaFisko bewaart, wat het automatisch opruimt en wat uw verantwoordelijkheid blijft.
De Belgische wet verplicht om de boeken en de verantwoordingsstukken zeven jaar te bewaren. Deze pagina verduidelijkt wat die verplichting omvat, hoe NovaFisko eraan bijdraagt en waar zijn rol ophoudt.
Wat de wet zegt
| Verplichting | Duur | Bron |
|---|---|---|
| Boeken | 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op hun afsluiting | Wetboek van economisch recht, art. III.88 |
| Verantwoordingsstukken | 7 jaar, in origineel of in kopie | Wetboek van economisch recht, art. III.86 |
| Boeken en stukken inzake btw | 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op hun afsluiting of hun datum | Btw-Wetboek, art. 60 |
Deze verwijzingen zijn indicatief. Voor sommige documenten gelden langere termijnen, bijvoorbeeld inzake onroerend goed of sociale zaken. De cijferberoeper blijft oordelen welke termijn op elk dossier van toepassing is.
Wat NovaFisko zonder tijdslimiet bewaart
Zolang het dossier in het platform bestaat, worden de volgende elementen nooit automatisch opgeruimd.
| Element | Opmerking |
|---|---|
| Boekingen | Een gevalideerde boeking wordt nooit verwijderd of gewijzigd. Een correctie verloopt via een tegenboeking, die ook in de boeken blijft. |
| Boekjaren en periodes | Ook de afgesloten. |
| Derden, rekeningstelsel, dagboeken | Zolang ze niet door een gebruiker worden verwijderd. |
| Btw-aangiften | Ontwerpen, gevalideerde en ingediende. |
| Vaste activa en afschrijvingsplannen | Ook de overgedragen activa. |
| Oorspronkelijke CODA-uittreksels | Bewaard en te downloaden vanuit het tabblad Bank. |
| Wijzigingsgeschiedenis | Elke wijziging, met de auteur. |
| Auditlogboek | Logboek waaraan enkel wordt toegevoegd. |
Wat NovaFisko automatisch opruimt
| Element | Termijn | Detail |
|---|---|---|
| Prullenbak | Standaard 90 dagen, instelbaar van 7 tot 3.650 dagen per dossier | Na de termijn wordt het element elke nacht definitief verwijderd. |
| Documentimports met een fout of een dubbel | 30 dagen | Alleen de imports die niet zijn geslaagd, worden opgeruimd. De gevalideerde documenten blijven bewaard. |
| Technisch logboek van de offline synchronisatie | 90 dagen | Een toestel dat langer niet heeft gesynchroniseerd, laadt het dossier volledig opnieuw. Er zijn geen boekhoudgegevens bij betrokken. |
| Links om documenten per e-mail te delen | 7 dagen | De link vervalt, het document blijft in het dossier. |
| Bezoekgegevens van de publieke site | 13 maanden, IP-adressen ingekort na 30 dagen | Zonder verband met de boekhouddossiers. |
Geen van deze opruimingen raakt aan de boekingen, de geboekte stukken of de boeken.
Waar de verantwoordingsstukken zich bevinden
Dit is het belangrijkste punt voor de bewaring.
| Herkomst van het stuk | Waar het bestand staat | Gevolg |
|---|---|---|
| Opgeladen in de documentimporter | Opgeslagen door NovaFisko | Het bestand zit in het volledige dossier. |
| Geïmporteerd uit Novadesko | Blijft gehost door Novadesko. NovaFisko bewaart de gegevens en een link. | Het volledige dossier bevat een index van de links, niet de bestanden. |
Voor een dossier dat door Novadesko wordt gevoed, hangt de bewaring van de oorspronkelijke bestanden af van Novadesko en van de onderneming. Als de onderneming stopt met Novadesko, zorg er dan voor dat de stukken worden opgehaald vóór de afsluiting van haar account.
Het wettelijke archief samenstellen
NovaFisko maakt het archief aan; de bewaring ervan op een duurzame drager is de verantwoordelijkheid van de onderneming en van het kantoor.
- Rond de eindejaarsafsluiting af: de documenten worden definitief.
- Download in het tabblad Exports het volledige dossier van het boekjaar.
- Controleer het voorblad in pdf: integriteitsattest en lijst van de bestanden.
- Plaats het ZIP-archief in uw archiveringssysteem, op minstens twee verschillende dragers.
- Noteer in uw permanent dossier de vingerafdruk van het bestand
manifest.jsonen de datum van archivering. - Plan de vernietiging bij het verstrijken van de wettelijke termijn.
Voeg de aanmaak van het volledige dossier toe aan uw controlelijst voor de afsluiting. Eén archief per boekjaar en per dossier, elk jaar op hetzelfde moment aangemaakt, vereenvoudigt het beheer van de vernietigingstermijnen.
Leesbaarheid in de tijd
Een archief heeft alleen waarde als het zeven jaar later nog leesbaar is. Het volledige dossier gebruikt uitsluitend open en gangbare formaten:
- PDF voor de boeken en de staten;
- CSV (UTF-8, puntkomma als scheidingsteken) voor de gegevens;
- oorspronkelijke CODA-bestanden voor de bank;
- JSON voor het manifest.
Geen van deze bestanden heeft NovaFisko nodig om te worden geraadpleegd.
Einde van de relatie met een klant of met NovaFisko
Een klant verlaat het kantoor
- Maak het volledige dossier aan van elk gevoerd boekjaar.
- Bezorg de archieven aan de klant of aan zijn nieuwe boekhouder.
- Bewaar uw eigen kopie gedurende de termijn die op uw opdracht van toepassing is.
De verwijdering van een dossier in NovaFisko haalt het uit de lijsten. Doe dat pas nadat u uw archieven hebt gecontroleerd.
Het kantoor verlaat NovaFisko
Exporteer vóór de opzegging het volledige dossier van elk dossier en van elk boekjaar. De modaliteiten van teruggave en de termijn voor de verwijdering van de gegevens na de opzegging vallen onder het contract: ze zijn te bevestigen in uw contractuele voorwaarden.
Back-ups van het platform
De back-ups van de databank en van de bestanden vallen onder de exploitatie van het platform en zijn niet zichtbaar in de software. Hun frequentie, hun bewaartermijn en hun locatie zijn organisatorische verbintenissen die bij NovaFisko te bevestigen zijn. Ze ontslaan u niet van het samenstellen van uw wettelijke archief: een back-up dient om het platform na een incident te herstellen, niet om de toestand van uw boeken op een bepaalde datum te bewijzen.
Bewaring en AVG
De bewaring van zeven jaar is een wettelijke verplichting: ze rechtvaardigt dat persoonsgegevens worden bewaard tot na het einde van de handelsrelatie. Omgekeerd legt het beginsel van opslagbeperking op om, zodra de termijn verstreken is, niet eindeloos te bewaren wat geen nut meer heeft. Voorzie een jaarlijkse controle van de archieven waarvan de termijn is verstreken.