AVG en persoonsgegevens
De rollen van het kantoor en van NovaFisko in het licht van de AVG, de verwerkte persoonsgegevens, de rechten van de betrokkenen en de hulpmiddelen van de software om eraan te voldoen.
Een boekhouding bevat persoonsgegevens: contactgegevens van klanten en leveranciers die natuurlijke personen zijn, bankrekeningnummers, identiteit van de medewerkers. Deze pagina beschrijft hoe NovaFisko zich inpast in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en wat de software u biedt om uw eigen verplichtingen na te komen.
Deze pagina beschrijft de werking van de software. Ze vervangt noch uw register van de verwerkingsactiviteiten, noch de verwerkersovereenkomst met NovaFisko, noch een juridisch advies. De punten met de vermelding « te bevestigen » vallen onder contractuele en organisatorische verbintenissen die niet in de software zelf kunnen worden nagegaan.
Wie is waarvoor verantwoordelijk
| Partij | Rol in de zin van de AVG | Voor welke gegevens |
|---|---|---|
| De onderneming-klant | Verwerkingsverantwoordelijke | Haar eigen boekhouding: haar klanten, haar leveranciers, haar personeel. |
| Het boekhoudkantoor | Verwerkingsverantwoordelijke voor zijn opdracht, of verwerker van zijn klant naargelang de aard van de opdracht | De dossiers die het voert. De kwalificatie hangt af van uw opdrachtbrief. |
| NovaFisko | Verwerker | De gegevens die het kantoor en zijn klanten in het platform registreren. |
| NovaFisko | Verwerkingsverantwoordelijke | De gebruikersaccounts, de facturatie van het abonnement, de bezoekersmeting van de publieke site. |
De persoonsgegevens in een dossier
| Categorie | Voorbeelden | Waar |
|---|---|---|
| Identiteit en contactgegevens van derden | Naam, adres, e-mail, telefoon, btw-nummer van een zelfstandige | Tabblad Derden |
| Bankgegevens | IBAN, BIC, naam van de tegenpartij, mededeling van een overschrijving | Tabbladen Derden en Bank |
| Verantwoordingsstukken | Facturen en creditnota's, die elk gegeven kunnen bevatten dat erop gedrukt staat | Tabblad Documenten |
| Fiscale fiches | Begunstigden van fiches 281.50 | Fiche van de derde |
| Medewerkers en gebruikers | Naam, e-mail, rol, taal, logboek van de acties, IP-adres, naam van het toestel | Team, Geschiedenis, auditlogboek |
NovaFisko is niet bedoeld om bijzondere categorieën van gegevens (gezondheid, overtuigingen, enz.) te ontvangen. Vermijd die in te voeren in de vrije notitievelden.
De technische verwerkers waarop het platform een beroep doet
Sommige functies doen een beroep op externe diensten. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor de gevraagde bewerking.
| Dienst | Functie | Doorgestuurde gegevens |
|---|---|---|
| B2Brouter | Peppol-registratie en directory | Identiteit, ondernemingsnummer, adres en contact van het geregistreerde dossier |
| CompanySearch | Bedrijfsdetectie | De gezochte naam of het gezochte nummer |
| VIES (Europese Commissie) | Validatie van een btw-nummer | Het gecontroleerde btw-nummer |
| Motor voor documentanalyse | Uitlezen van de facturen die in de importer worden opgeladen | De inhoud van het geanalyseerde document |
| Novadesko | Synchronisatie van de gekoppelde dossiers | Lezen van de gegevens van de onderneming; verzenden van alleen de documenten die de boekhouder heeft aangemaakt |
De documentimporter stuurt de inhoud van de stukken naar een analysemotor op basis van artificiële intelligentie. Als een stuk gegevens bevat die u niet aan die verwerking wilt onderwerpen, voer het dan handmatig in. De contractuele lijst van de subverwerkers en hun locatie zijn te bevestigen in uw verwerkersovereenkomst.
Antwoorden op de rechten van de betrokkenen
Recht van inzage en overdraagbaarheid
- Voor een derde: de export Grootboek derden, gefilterd op de persoon, geeft alle bewegingen die hem aangaan. De export Derdenbestand geeft zijn fiche.
- Voor een volledig dossier: het volledige dossier levert de gegevens in een open formaat (CSV), samen met de pdf's.
Recht op rectificatie
Corrigeer de fiche van de derde. De wijziging wordt in de geschiedenis bijgehouden met de oude en de nieuwe waarde.
Recht op gegevenswissing
Het recht op gegevenswissing botst met de wettelijke verplichting om de boeken en de boekhoudstukken te bewaren.
- De derde heeft geen enkele boeking: verwijder hem en verwijder hem daarna definitief vanuit de prullenbak. Zolang hij in de prullenbak zit, bestaan zijn gegevens nog.
- De derde is aan boekingen gekoppeld: de verwijdering wordt door de software geweigerd. De gegevens moeten gedurende de wettelijke termijn worden bewaard. U kunt de persoon antwoorden dat de wissing wordt beperkt door een wettelijke verplichting (artikel 17, lid 3, van de AVG).
Recht van bezwaar tegen e-mails
Elke gebruiker kan zijn meldingsvoorkeuren per categorie van e-mail instellen. De berichten die onmisbaar zijn voor de veiligheid van het account, worden altijd verzonden.
Minimalisatie en afscherming
- Toegang per dossier: een medewerker ziet alleen de dossiers die hem zijn toegewezen. Alleen de beheerders en de managers van het kantoor zien alle dossiers van het kantoor. Een dossier waartoe een gebruiker geen toegang heeft, wordt hem getoond als onbestaand.
- Rollen: invoerder, nazichter, verantwoordelijke, auditor met alleen leestoegang en een mogelijke vervaldatum.
- Alleen-lezen naar Novadesko: NovaFisko leest de gegevens van de onderneming zonder ze te wijzigen.
- Tijdelijke links: het voorbeeld van een document of een export verloopt via een ondertekende link met een beperkte geldigheidsduur.
Traceerbaarheid
De AVG vraagt dat u kunt aantonen wie toegang had tot de gegevens en wie ze heeft gewijzigd. NovaFisko registreert:
- elke wijziging van een gegeven, met de auteur, de datum, het toestel en de waarden voor en na;
- elke geslaagde of mislukte aanmelding;
- elke aangemaakte export, met zijn vingerafdruk.
Deze logboeken bevatten zelf persoonsgegevens over uw medewerkers. Breng hen op de hoogte van het bestaan ervan.
De publieke site
De site novafisko.com meet zijn bezoekersaantallen zonder tool van derden. De volledige IP-adressen worden na 30 dagen ingekort en de bezoekgegevens na 13 maanden verwijderd. Het detail staat in het privacybeleid van de site.
Gegevenslek
Als u een abnormale toegang tot een dossier vaststelt, bijvoorbeeld een onbekende aanmelding in het activiteitenlogboek:
- wijzig onmiddellijk het wachtwoord van het betrokken account;
- trek zo nodig de toegang van de medewerker in via Team;
- exporteer het activiteitenlogboek van de periode;
- neem contact op met de support van NovaFisko;
- beoordeel samen met uw functionaris voor gegevensbescherming of een melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur nodig is.