RGPD et données personnelles
Les rôles du cabinet et de NovaFisko au regard du RGPD, les données personnelles traitées, les droits des personnes et les outils du logiciel pour y répondre.
Une comptabilité contient des données personnelles : coordonnées de clients et de fournisseurs personnes physiques, numéros de compte bancaire, identité des collaborateurs. Cette page décrit comment NovaFisko s'inscrit dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et ce que le logiciel vous apporte pour remplir vos propres obligations.
Cette page décrit le fonctionnement du logiciel. Elle ne remplace ni votre registre des traitements, ni le contrat de sous-traitance conclu avec NovaFisko, ni un avis juridique. Les points marqués « à confirmer » relèvent d'engagements contractuels et organisationnels qui ne se vérifient pas dans le logiciel lui-même.
Qui est responsable de quoi
| Acteur | Rôle au sens du RGPD | Pour quelles données |
|---|---|---|
| L'entreprise cliente | Responsable du traitement | Sa propre comptabilité : ses clients, ses fournisseurs, son personnel. |
| Le cabinet comptable | Responsable du traitement pour sa mission, ou sous-traitant de son client selon la nature de la mission | Les dossiers qu'il tient. La qualification dépend de votre lettre de mission. |
| NovaFisko | Sous-traitant | Les données que le cabinet et ses clients enregistrent dans la plateforme. |
| NovaFisko | Responsable du traitement | Les comptes utilisateurs, la facturation de l'abonnement, la mesure d'audience du site public. |
Les données personnelles présentes dans un dossier
| Catégorie | Exemples | Où |
|---|---|---|
| Identité et coordonnées de tiers | Nom, adresse, e-mail, téléphone, numéro de TVA d'un indépendant | Onglet Tiers |
| Données bancaires | IBAN, BIC, nom de la contrepartie, communication d'un virement | Onglets Tiers et Banque |
| Pièces justificatives | Factures et notes de crédit, qui peuvent contenir toute donnée imprimée dessus | Onglet Documents |
| Fiches fiscales | Bénéficiaires de fiches 281.50 | Fiche du tiers |
| Collaborateurs et utilisateurs | Nom, e-mail, rôle, langue, journal des actions, adresse IP, nom de l'appareil | Équipe, Historique, piste d'audit |
NovaFisko n'a pas vocation à recevoir des catégories particulières de données (santé, opinions, etc.). Évitez d'en saisir dans les champs de notes libres.
Les sous-traitants techniques appelés par la plateforme
Certaines fonctions font appel à des services externes. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à l'opération demandée.
| Service | Fonction | Données transmises |
|---|---|---|
| B2Brouter | Enregistrement Peppol et annuaire | Identité, numéro d'entreprise, adresse et contact du dossier inscrit |
| CompanySearch | Détection d'entreprise | Le nom ou le numéro recherché |
| VIES (Commission européenne) | Validation d'un numéro de TVA | Le numéro de TVA contrôlé |
| Moteur d'analyse de documents | Lecture des factures déposées dans l'importateur | Le contenu du document analysé |
| Novadesko | Synchronisation des dossiers liés | Lecture des données de l'entreprise ; envoi des seuls documents créés par le comptable |
L'importateur de documents envoie le contenu des pièces à un moteur d'analyse par intelligence artificielle. Si une pièce contient des données que vous ne souhaitez pas soumettre à ce traitement, encodez-la manuellement. La liste contractuelle des sous-traitants ultérieurs et leur localisation sont à confirmer dans votre contrat de sous-traitance.
Répondre aux droits des personnes
Droit d'accès et de portabilité
- Pour un tiers : l'export Historique des tiers, filtré sur la personne, donne tous les mouvements qui la concernent. L'export Fichier des tiers donne sa fiche.
- Pour un dossier entier : le dossier complet fournit les données dans un format ouvert (CSV) accompagné des PDF.
Droit de rectification
Corrigez la fiche du tiers. La modification est tracée dans l'historique avec l'ancienne et la nouvelle valeur.
Droit à l'effacement
Le droit à l'effacement se heurte à l'obligation légale de conservation des livres et pièces comptables.
- Le tiers n'a aucune écriture : supprimez-le, puis supprimez-le définitivement depuis la corbeille. Tant qu'il est en corbeille, ses données existent toujours.
- Le tiers est lié à des écritures : la suppression est refusée par le logiciel. Les données doivent être conservées pendant le délai légal. Vous pouvez répondre à la personne que l'effacement est limité par une obligation légale (article 17, paragraphe 3, du RGPD).
Droit d'opposition aux e-mails
Chaque utilisateur peut régler ses préférences de notification par catégorie d'e-mail. Les messages indispensables à la sécurité du compte restent toujours envoyés.
Minimisation et cloisonnement
- Accès par dossier : un collaborateur ne voit que les dossiers qui lui sont attribués. Seuls les administrateurs et les managers du cabinet voient tous les dossiers du cabinet. Un dossier auquel un utilisateur n'a pas accès lui est présenté comme inexistant.
- Rôles : encodeur, réviseur, gestionnaire, auditeur en lecture seule avec date d'expiration possible.
- Lecture seule vers Novadesko : NovaFisko lit les données de l'entreprise sans les modifier.
- Liens temporaires : l'aperçu d'un document ou d'un export passe par un lien signé à durée limitée.
Traçabilité
Le RGPD demande de pouvoir démontrer qui a accédé aux données et les a modifiées. NovaFisko enregistre :
- chaque modification de donnée, avec son auteur, sa date, son appareil et les valeurs avant et après ;
- chaque connexion réussie ou échouée ;
- chaque export généré, avec son empreinte.
Ces journaux contiennent eux-mêmes des données personnelles relatives à vos collaborateurs. Informez-les de leur existence.
Le site public
Le site novafisko.com mesure son audience sans outil tiers. Les adresses IP en clair sont tronquées après 30 jours et les données de visite supprimées après 13 mois. Le détail figure dans la politique de confidentialité du site.
Violation de données
Si vous constatez un accès anormal à un dossier, par exemple une connexion inconnue dans le journal d'activité :
- changez immédiatement le mot de passe du compte concerné ;
- retirez l'accès du collaborateur depuis Équipe si nécessaire ;
- exportez le journal d'activité de la période ;
- contactez le support NovaFisko ;
- évaluez avec votre délégué à la protection des données si une notification à l'Autorité de protection des données s'impose dans les 72 heures.