Durée de conservation
L'obligation belge de conserver livres et pièces pendant 7 ans, ce que NovaFisko conserve, ce qu'il purge automatiquement et ce qui reste à votre charge.
La loi belge impose de conserver les livres comptables et les pièces justificatives pendant sept ans. Cette page précise ce que cette obligation recouvre, comment NovaFisko y contribue et où s'arrête son rôle.
Ce que dit la loi
| Obligation | Durée | Source |
|---|---|---|
| Livres comptables | 7 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture | Code de droit économique, art. III.88 |
| Pièces justificatives | 7 ans, en original ou en copie | Code de droit économique, art. III.86 |
| Livres et documents en matière de TVA | 7 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture ou leur date | Code de la TVA, art. 60 |
Ces références sont indicatives. Des délais plus longs existent pour certains documents, par exemple en matière immobilière ou sociale. Le professionnel du chiffre reste juge du délai applicable à chaque dossier.
Ce que NovaFisko conserve sans limite de durée
Tant que le dossier existe dans la plateforme, les éléments suivants ne sont jamais purgés automatiquement.
| Élément | Remarque |
|---|---|
| Écritures comptables | Une écriture validée n'est jamais supprimée ni modifiée. Une correction passe par une extourne, qui reste elle aussi dans les livres. |
| Exercices et périodes | Y compris clôturés. |
| Tiers, plan comptable, journaux | Tant qu'ils ne sont pas supprimés par un utilisateur. |
| Déclarations TVA | Brouillons, validées et déposées. |
| Immobilisations et plans d'amortissement | Y compris les biens cédés. |
| Extraits CODA d'origine | Conservés et téléchargeables depuis l'onglet Banque. |
| Historique des modifications | Chaque changement, avec son auteur. |
| Piste d'audit | Journal en ajout seul. |
Ce que NovaFisko purge automatiquement
| Élément | Délai | Détail |
|---|---|---|
| Corbeille | 90 jours par défaut, réglable de 7 à 3 650 jours par dossier | Passé le délai, l'élément est supprimé définitivement chaque nuit. |
| Imports de documents en erreur ou en doublon | 30 jours | Seuls les imports qui n'ont pas abouti sont purgés. Les documents validés sont conservés. |
| Journal technique de synchronisation hors ligne | 90 jours | Un appareil resté plus longtemps sans synchroniser recharge le dossier en entier. Aucune donnée comptable n'est concernée. |
| Liens de partage de documents par e-mail | 7 jours | Le lien expire, le document reste dans le dossier. |
| Données d'audience du site public | 13 mois, adresses IP tronquées après 30 jours | Sans rapport avec les dossiers comptables. |
Aucune de ces purges ne touche aux écritures, aux pièces comptabilisées ni aux livres.
Où sont les pièces justificatives
C'est le point le plus important pour la conservation.
| Origine de la pièce | Où est le fichier | Conséquence |
|---|---|---|
| Déposée dans l'importateur de documents | Stocké par NovaFisko | Le fichier figure dans le dossier complet. |
| Importée de Novadesko | Reste hébergé par Novadesko. NovaFisko en garde les données et un lien. | Le dossier complet contient un index des liens, pas les fichiers. |
Pour un dossier alimenté par Novadesko, la conservation des fichiers d'origine dépend de Novadesko et de l'entreprise. Si l'entreprise cesse d'utiliser Novadesko, assurez-vous que les pièces sont récupérées avant la fermeture de son compte.
Constituer l'archive légale
NovaFisko produit l'archive ; sa conservation sur un support durable relève de l'entreprise et du cabinet.
- Terminez la fin d'exercice : les documents deviennent définitifs.
- Dans l'onglet Exports, téléchargez le dossier complet de l'exercice.
- Vérifiez le PDF de garde : attestation d'intégrité et liste des fichiers.
- Déposez l'archive ZIP dans votre système d'archivage, sur au moins deux supports distincts.
- Notez dans votre dossier permanent l'empreinte du fichier
manifest.jsonet la date de dépôt. - Planifiez la destruction à l'échéance du délai légal.
Ajoutez la génération du dossier complet à votre liste de contrôle de clôture. Une archive par exercice et par dossier, générée au même moment chaque année, simplifie la gestion des échéances de destruction.
Lisibilité dans le temps
Une archive n'a de valeur que si elle reste lisible sept ans plus tard. Le dossier complet utilise uniquement des formats ouverts et courants :
- PDF pour les livres et les états ;
- CSV (UTF-8, séparateur point-virgule) pour les données ;
- fichiers CODA d'origine pour la banque ;
- JSON pour le manifeste.
Aucun de ces fichiers ne nécessite NovaFisko pour être consulté.
Fin de la relation avec un client ou avec NovaFisko
Un client quitte le cabinet
- Générez le dossier complet de chaque exercice tenu.
- Remettez les archives au client ou à son nouveau comptable.
- Conservez votre propre copie pendant le délai qui s'applique à votre mission.
La suppression d'un dossier dans NovaFisko le retire des listes. Faites-la seulement après avoir vérifié vos archives.
Le cabinet quitte NovaFisko
Exportez le dossier complet de chaque dossier et de chaque exercice avant la résiliation. Les modalités de restitution et le délai de suppression des données après résiliation relèvent du contrat : ils sont à confirmer dans vos conditions contractuelles.
Sauvegardes de la plateforme
Les sauvegardes de la base de données et des fichiers relèvent de l'exploitation de la plateforme et ne sont pas visibles dans le logiciel. Leur fréquence, leur durée de rétention et leur localisation sont des engagements organisationnels à confirmer auprès de NovaFisko. Elles ne dispensent pas de constituer votre archive légale : une sauvegarde sert à restaurer la plateforme après un incident, pas à prouver l'état de vos livres à une date donnée.
Conservation et RGPD
La conservation de sept ans est une obligation légale : elle justifie de garder des données personnelles au-delà de la fin de la relation commerciale. À l'inverse, une fois le délai écoulé, le principe de limitation de la conservation impose de ne pas garder indéfiniment ce qui n'a plus d'utilité. Prévoyez une revue annuelle des archives arrivées à échéance.