Balance âgée
Classer les créances clients et les dettes fournisseurs par ancienneté d'échéance pour piloter le recouvrement et les paiements.
La balance âgée répartit les postes ouverts de chaque tiers selon le retard par rapport à leur échéance. Côté clients, elle montre ce qui doit être relancé en priorité ; côté fournisseurs, ce qui doit être payé.
Afficher la balance âgée
- Ouvrez l'onglet Tiers.
- Choisissez Clients ou Fournisseurs.
- Activez Balance âgée.
- Si nécessaire, cliquez sur la date « au … » pour choisir une autre date de situation. Par défaut, la balance est établie à la date du jour.
Les tranches
| Colonne | Postes concernés |
|---|---|
| Non échu | L'échéance n'est pas dépassée à la date de situation. |
| 0-30 j | Échéance dépassée de 1 à 30 jours. |
| 31-60 j | Échéance dépassée de 31 à 60 jours. |
| 61-90 j | Échéance dépassée de 61 à 90 jours. |
| +90 j | Échéance dépassée de plus de 90 jours. |
| Total | Somme des cinq tranches pour le tiers. |
La dernière ligne, Totaux, additionne chaque tranche pour l'ensemble des tiers.
Comment la balance est calculée
- NovaFisko prend les lignes non lettrées du compte centralisateur : 400000 pour les clients, 440000 pour les fournisseurs.
- Il ne retient que les écritures dont la date est antérieure ou égale à la date de situation, hors écritures extournées.
- Pour chaque ligne, l'ancienneté est le nombre de jours entre la date d'échéance et la date de situation. Si l'écriture n'a pas de date d'échéance, la date de l'écriture sert de référence.
- Le montant est signé selon le type : pour un client, débit moins crédit ; pour un fournisseur, crédit moins débit.
- Les montants sont additionnés par tiers et par tranche. Un tiers dont le total est nul n'est pas affiché.
Si aucun poste n'est ouvert, l'écran affiche « Aucun poste ouvert. »
Un paiement non lettré apparaît en négatif dans la tranche correspondant à sa date. Un client qui a payé une facture sans que le lettrage soit fait affichera ainsi, par exemple, 1 210,00 en « 31-60 j » et -1 210,00 en « Non échu », pour un total nul : il ne sera pas listé. Si les montants ne se compensent pas exactement, les deux tranches restent visibles.
Fiabiliser la balance avant de l'utiliser
Une balance âgée n'est juste que si les échéances et le lettrage le sont.
- Lettrez. Ouvrez les principaux tiers et lancez Lettrage automatique dans leur onglet Écritures.
- Vérifiez les échéances. Une facture sans échéance vieillit à partir de sa date : elle paraît en retard dès le lendemain. Saisissez l'échéance à l'encodage, ou renseignez le Délai de paiement dans la fiche du tiers.
- Traitez la banque. Comptabilisez les mouvements bancaires en attente : un paiement non comptabilisé laisse la facture ouverte.
La balance âgée reflète la comptabilité à l'instant de sa consultation. Si des extraits bancaires récents ne sont pas encore traités, des clients qui ont payé apparaîtront encore en retard. Vérifiez l'onglet Banque avant d'envoyer des rappels.
Passer à l'action
Pour un client en retard
- Cliquez sur le tiers pour ouvrir sa fiche, onglet Écritures.
- Filtrez sur Non lettrées pour voir les factures concernées et leur échéance.
- Utilisez Relancer sur le poste pour enregistrer le niveau de rappel.
Pour un fournisseur à payer
- Repérez les postes des tranches échues.
- Vérifiez l'IBAN du fournisseur sur sa fiche.
- Effectuez le paiement dans votre outil bancaire ; il sera rapproché à l'arrivée de l'extrait.
Le point de contrôle « Créances clients > 60 jours » de l'onglet Qualité vous alerte sans avoir à ouvrir la balance âgée. Il compte les factures de vente non lettrées datées de plus de 60 jours.
Balance âgée et balance des tiers
| État | Contenu |
|---|---|
| Balance âgée | Postes ouverts ventilés par ancienneté d'échéance. |
| Balance clients ou fournisseurs | Pour chaque tiers : total des débits, total des crédits, encours et nombre de postes ouverts à une date. |
La balance des tiers donne la vue d'ensemble de l'encours ; la balance âgée y ajoute la dimension du retard.
Exporter la balance âgée
Depuis l'onglet Exports, les états balance âgée clients et balance âgée fournisseurs se téléchargent en PDF, Excel ou CSV, à la date de votre choix. Ils font aussi partie du dossier complet de l'exercice, dans le répertoire des tiers.