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Validation des documents

Contrôler un document importé, corriger son tiers, ses lignes et ses comptes, puis le valider et le comptabiliser.

Mis à jour le 05/10/2026 Modifier cette page

Un document analysé par l'importateur attend votre validation. La fiche de validation affiche le fichier d'origine à côté des données extraites : vous comparez, corrigez si nécessaire, puis validez. La validation crée le document dans le dossier et, si vous le demandez, l'écriture comptable.

Ouvrir la file « À valider »

  1. Ouvrez l'onglet Documents.
  2. Cliquez sur le filtre À valider : son compteur indique le nombre de documents importés en attente.
  3. Cliquez sur Vérifier sur la ligne d'un document.

Contrôler la fiche

La fiche est organisée en rubriques.

Rubrique Ce que vous contrôlez
Confiance de l'analyse Indice de fiabilité de l'extraction.
Points à vérifier Avertissements : tiers non identifié, totaux manquants, écart entre les lignes et le total, doublon.
Document Type (Facture, Note de crédit, Ticket de caisse, Souche TVA, Ticket de parking, Pro forma), sens (Achat ou Vente), numéro, date, échéance, communication structurée, devise.
Fournisseur ou Client Tiers reconnu dans le dossier, ou proposition de création avec les coordonnées lues. La mention « Lu sur le document » rappelle la valeur d'origine.
Lignes Description, quantité, prix unitaire, taux de TVA, montant hors taxe, compte et code TVA de chaque ligne.
Totaux Total Calculé à partir des lignes, total Lu sur le document et Écart éventuel.

Corriger le tiers

  • Pour choisir un autre tiers, cherchez par nom, code ou numéro de TVA dans le champ Tiers.
  • Pour créer le tiers, cliquez sur Créer et vérifiez le nom, le numéro de TVA, l'adresse et l'IBAN proposés. Le tiers est créé au moment de la validation.

Le tiers doit correspondre au sens du document : un fournisseur pour un achat, un client pour une vente.

Corriger les lignes

  • Modifiez la description, la quantité, le taux ou le montant directement dans la grille.
  • Le champ Compte affiche le compte suggéré ; remplacez-le si nécessaire.
  • Choisissez le Code TVA adapté, par exemple A21R pour une note de restaurant ou ACO pour des travaux immobiliers avec cocontractant.
  • Ajoutez ou supprimez une ligne avec Ajouter une ligne et Supprimer la ligne.
Note

Lorsque l'analyse ne trouve aucune ligne, elle en construit une seule à partir des totaux. Lorsque les lignes étaient imprimées TVA comprise, les montants hors taxe sont recalculés. Dans les deux cas, un avertissement vous le signale.

Valider

Deux options se cochent en bas de la fiche :

Option Effet
Comptabiliser maintenant Crée l'écriture dans le journal dès la validation.
Synchroniser vers Novadesko (verrouillé pour le shop) Envoie le document dans Novadesko, où le commerçant le voit sans pouvoir le modifier. Disponible seulement pour un dossier lié à Novadesko.

Puis :

  1. Cliquez sur Valider, ou sur Valider et comptabiliser si l'option de comptabilisation est cochée.
  2. NovaFisko crée le document dans le dossier, avec ses lignes, son tiers et le fichier d'origine.
  3. Si la comptabilisation est demandée, l'écriture est enregistrée dans le journal choisi par les règles d'affectation et le document passe en « Comptabilisés ».
  4. Un message confirme : « Document validé et créé dans le dossier. » ou « Document validé et comptabilisé : … » avec la référence de l'écriture.

La création du document et sa comptabilisation forment une seule opération : si l'écriture est refusée (période verrouillée, compte manquant), rien n'est créé et vous pouvez corriger.

Pour interrompre votre contrôle sans rien perdre, cliquez sur Enregistrer sans valider : vos corrections sont gardées et le document reste en attente.

Attention

Un import signalé comme doublon demande une confirmation explicite avant d'être validé. Vérifiez qu'il ne s'agit pas d'une pièce déjà encodée avant de confirmer.

Comptabiliser plus tard

Un document validé sans comptabilisation apparaît dans le filtre À comptabiliser de l'onglet Documents, avec la mention « Créé par le cabinet ».

  1. Contrôlez la colonne Compte comptable de chaque ligne.
  2. Cliquez sur Comptabiliser sur le document, ou sur Tout comptabiliser pour traiter l'ensemble du filtre.
  3. Le résumé indique le nombre de documents comptabilisés et la liste de ceux restés en attente, avec la raison de chacun.

Un document ne peut être comptabilisé que s'il a un tiers et un compte sur chaque ligne. Pour une vente sans compte, le compte de vente par défaut (700000) est utilisé.

Ignorer, restaurer, supprimer

Action Effet
Ignorer Le document passe dans « Ignorés » et sort des contrôles Qualité. Impossible sur un document comptabilisé.
Restaurer Un document ignoré redevient « À comptabiliser ».
Supprimer cet import Supprime un import non validé et son fichier. Un import validé ne se supprime pas : son document existe dans le dossier.
Extourner l'écriture Depuis Écritures : le document redevient « À comptabiliser ».
Astuce

Complétez le compte et le code TVA par défaut dans la fiche de vos fournisseurs réguliers. Leurs prochaines factures arriveront dans la file avec la bonne imputation, et la validation se réduira à un contrôle visuel.

Voir aussi