Questions fréquentes
Les réponses aux questions les plus courantes sur NovaFisko, classées par thème, de la prise en main à la clôture, en passant par Peppol, le hors ligne et la sécurité.
Cette page rassemble les questions qui reviennent le plus souvent. Chaque réponse est courte et renvoie vers la page qui détaille le sujet. Si vous ne trouvez pas votre réponse, utilisez la recherche de la documentation (touche /) ou écrivez au support.
Prise en main
À qui s'adresse NovaFisko ?
Aux cabinets comptables et fiduciaires qui tiennent la comptabilité de leurs clients, ainsi qu'aux comptables indépendants. Le logiciel est organisé autour du cabinet : une équipe, des dossiers, et pour chaque dossier une comptabilité complète. Voir la présentation.
Sur quels appareils puis-je l'utiliser ?
NovaFisko fonctionne dans un navigateur web récent, sans installation. Des applications de bureau existent pour macOS et Linux. Les mêmes écrans et les mêmes données sont disponibles partout.
Dans quelles langues ?
L'interface est disponible en français, néerlandais, anglais et allemand. Chaque utilisateur choisit sa langue, et chaque dossier a sa propre langue pour les documents exportés. Voir Apparence et langue.
Quels pays sont pris en charge ?
La Belgique est entièrement couverte : plan comptable PCMN, codes et grilles TVA, Intervat, listings, comptes annuels au modèle BNB. Des packs France et Luxembourg fournissent le plan comptable, les livres et les balances ; leurs déclarations fiscales ne sont pas encore couvertes. Le pack Pays-Bas est à venir.
Puis-je essayer sans créer de compte ?
Oui. Une démonstration interactive, préremplie avec quatre dossiers fictifs, est accessible sur demo.novafisko.com. Vous pouvez y encoder librement : les données sont réinitialisées chaque nuit. Les actions qui auraient un effet à l'extérieur, comme une inscription Peppol, y sont bloquées.
Comment créer mon premier dossier ?
Depuis la liste des dossiers, créez un dossier en saisissant le nom ou le numéro d'entreprise : NovaFisko complète la fiche à partir des données officielles, crée le plan comptable, les journaux, les codes TVA et le premier exercice. Voir Premier dossier.
Tarifs et licence
Comment est calculé le prix ?
Le prix dépend du nombre de dossiers actifs dans le mois. La formule de départ se paie au dossier, sans montant de base. La formule cabinet ajoute un montant de base mensuel et un prix par dossier dégressif. Les prix à jour et un simulateur figurent sur la page Licence et tarifs.
Le nombre d'utilisateurs est-il limité ?
Vous invitez autant de collaborateurs que nécessaire et vous attribuez à chacun un rôle et des dossiers. Voir Rôles et équipe.
À quoi sert une clé d'activation ?
Une clé d'activation associe une licence à votre cabinet, par exemple dans le cadre d'un programme pilote ou d'un partenariat. Voir Clés d'activation.
Saisie et documents
Puis-je modifier ou supprimer une écriture ?
Non, et c'est voulu. Une écriture validée n'est jamais modifiée ni supprimée, conformément au principe d'irréversibilité des écritures. Pour la corriger, vous l'extournez, puis vous la ressaisissez. L'écriture d'origine et son extourne restent visibles dans les livres. Voir Écritures.
Existe-t-il des brouillons d'écriture ?
Non. Une écriture est soit enregistrée, soit absente. En revanche, les documents importés attendent votre validation avant d'être comptabilisés : c'est à ce stade que vous corrigez librement l'imputation.
Quels fichiers l'importateur accepte-t-il ?
Les PDF, les images (photo ou scan), les factures électroniques XML aux formats UBL et CII, et les archives ZIP qui en contiennent. Un lot peut compter jusqu'à vingt fichiers de 25 Mo au maximum chacun. Voir Importateur de documents.
L'importateur comptabilise-t-il tout seul ?
Non. Il lit le document, reconnaît le tiers, propose un compte et un code TVA, puis attend votre validation. Les documents dont la lecture est incertaine sont signalés comme étant à vérifier. Voir Validation des documents.
Comment éviter d'encoder deux fois la même facture ?
L'importateur détecte les doublons à l'import. À la saisie manuelle, la référence de la pièce, le journal, le tiers et la date servent à repérer une pièce déjà enregistrée. L'onglet Qualité signale aussi les anomalies. Voir Contrôles Qualité.
Puis-je automatiser les écritures qui reviennent chaque mois ?
Oui, avec les écritures récurrentes : loyer, leasing, abonnement. Elles sont générées automatiquement chaque nuit à leur échéance, ou à la demande. Voir Écritures récurrentes.
Banque et tiers
Comment importer mes extraits bancaires ?
Au format CODA, depuis l'onglet Banque ou le connecteur d'import de fichiers. Pour un dossier lié à Novadesko, les extraits arrivent automatiquement. Les connexions bancaires directes (Codabox, Ponto) sont à venir. Voir Extraits CODA.
Que se passe-t-il si un paiement diffère de quelques centimes ?
Lors du lettrage, un écart inférieur ou égal au maximum toléré (1,00 € par défaut) est imputé automatiquement en charge ou en produit. Le seuil et les comptes se règlent dans les paramètres du dossier.
Comment savoir si un client peut recevoir des factures par Peppol ?
La fiche de chaque tiers affiche son statut Peppol, contrôlé dans l'annuaire du réseau. Une vérification en masse est possible pour tous les tiers d'un dossier. Voir Statut Peppol des tiers.
TVA et clôture
NovaFisko dépose-t-il la déclaration TVA à ma place ?
Non. NovaFisko calcule les grilles, effectue des contrôles de cohérence et génère le fichier XML au format Intervat. Vous déposez ce fichier vous-même sur le portail Intervat, puis vous indiquez dans NovaFisko que la déclaration est déposée. Voir Fichier Intervat XML.
Puis-je déposer les comptes annuels à la BNB depuis NovaFisko ?
Pas directement. NovaFisko produit les comptes annuels au modèle abrégé ou micro en PDF et Excel, comme document préparatoire. Le dépôt officiel se fait dans l'application Filing de la BNB. La génération du fichier XBRL est à venir. Voir Comptes annuels.
Quelle différence entre verrouiller une période et clôturer l'exercice ?
Verrouiller une période empêche toute écriture sur un mois. Clôturer l'exercice verrouille toutes les périodes. La fin d'exercice va plus loin : elle passe l'écriture de clôture des comptes de résultat et la balance d'ouverture de l'exercice suivant. Voir Périodes et verrouillage et Fin d'exercice.
J'ai clôturé trop tôt. Puis-je revenir en arrière ?
Oui. Rouvrez l'exercice depuis le dialogue Périodes et clôture, extournez les écritures de clôture et d'ouverture si une fin d'exercice avait été lancée, corrigez, puis clôturez à nouveau. L'opération est tracée.
Les amortissements sont-ils passés automatiquement ?
Le plan d'amortissement est calculé automatiquement, mais les dotations ne sont comptabilisées qu'à votre demande, par bien ou pour tous les biens d'une période. Voir Immobilisations et amortissements.
Peppol et intégrations
Mon client est déjà sur Peppol avec son logiciel de facturation. Dois-je faire quelque chose ?
Non. NovaFisko détecte l'inscription existante et l'affiche. Il n'y a rien à déplacer tant que son logiciel reçoit bien ses factures. Voir Dossier déjà enregistré ailleurs.
Puis-je envoyer des factures par Peppol depuis NovaFisko ?
Pas encore. Aujourd'hui, NovaFisko inscrit le dossier sur le réseau, gère ses options et vérifie les partenaires dans l'annuaire. L'émission de factures et l'arrivée directe des factures reçues dans l'onglet Documents sont à venir.
NovaFisko modifie-t-il les données de mon client dans Novadesko ?
Non. La connexion est en lecture seule. La seule exception concerne les documents que vous créez vous-même avec l'importateur : ils peuvent être envoyés dans Novadesko, où ils apparaissent verrouillés. Voir Intégration Novadesko.
Un autre logiciel peut-il se connecter à NovaFisko ?
Oui, par l'API publique : jetons d'intégration aux droits limités, documentation de référence complète et webhooks pour être notifié des événements. Voir la vue d'ensemble de l'API.
Hors ligne, historique et sécurité
Que se passe-t-il si ma connexion tombe en pleine saisie ?
Si le dossier a été rendu disponible hors ligne, vous continuez à travailler. Vos modifications sont enregistrées sur l'appareil et envoyées dès le retour de la connexion. Voir Travailler hors ligne.
Deux personnes ont modifié la même fiche. Qui gagne ?
Les champs différents sont fusionnés. Sur un même champ, le rôle le plus élevé l'emporte, puis la modification la plus récente. Les données comptables validées sur le serveur gagnent toujours. Voir Conflits et priorités.
J'ai supprimé un tiers par erreur. Est-il perdu ?
Non. Il est dans la corbeille du dossier, restaurable pendant 90 jours par défaut. Voir Corbeille.
Comment savoir qui a modifié un compte ou un tiers ?
Ouvrez l'historique de la fiche : chaque changement y figure avec son auteur, sa date et les valeurs avant et après. Voir Historique des modifications.
Où sont hébergées mes données ?
NovaFisko annonce un hébergement dans l'Union européenne. La localisation précise, les sauvegardes et les engagements associés figurent dans vos documents contractuels. Voir Chiffrement et protection des données.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les écritures, les pièces comptabilisées et les livres ne sont jamais purgés automatiquement tant que le dossier existe. Pour l'obligation légale de sept ans, générez et archivez le dossier complet de chaque exercice. Voir Durée de conservation.
L'authentification à deux facteurs est-elle disponible ?
Pas encore : elle est à venir. En attendant, utilisez un mot de passe long et unique et ne partagez pas de compte.
Vous préparez un changement de logiciel ? Commencez par la présentation, puis créez un dossier de test à partir d'un numéro d'entreprise réel : en dix minutes, vous aurez un plan comptable, des journaux et un premier exercice prêts à recevoir des écritures.