Dossier complet (archive ZIP)
Générer en un clic l'archive complète d'un exercice, comprendre son arborescence et vérifier son intégrité avec le manifeste.
Le dossier complet est une archive ZIP autonome qui rassemble tous les livres, états, données et pièces d'un exercice. Elle est conçue pour être remise au client, au réviseur ou à l'administration, et pour servir de support à la conservation légale.
Générer l'archive
- Ouvrez l'onglet Exports et sélectionnez l'exercice.
- Dans le bloc Dossier comptable complet, cliquez sur Télécharger le dossier (ZIP).
- Le message « Préparation du dossier… » s'affiche pendant la génération. Pour un exercice volumineux, comptez quelques dizaines de secondes.
- Enregistrez le fichier. Son nom reprend le dossier et l'exercice.
La génération est limitée à 10 demandes par minute. Elle nécessite une connexion et n'est pas disponible hors ligne.
Contenu de l'archive
| Élément | Contenu |
|---|---|
00-Dossier-comptable.pdf |
PDF de garde : identité du dossier, sommaire des fichiers avec leurs empreintes, attestation d'intégrité |
01-Livres/ |
Livre-journal, journaux d'achats, de ventes, financiers et d'opérations diverses, grand livre, plan comptable, piste d'audit |
02-Etats-financiers/ |
Balance générale, balance par périodes, bilan et compte de résultats, comptes annuels |
03-TVA/ |
Récapitulatif par grilles, listing clients, relevé intracommunautaire, une déclaration par période |
04-Tiers/ |
Fichier des tiers, balances clients et fournisseurs, balances âgées, historique des tiers |
05-Immobilisations/ |
Tableau des immobilisations et amortissements |
06-Donnees-CSV/ |
Les mêmes états au format CSV |
07-Banque-CODA/ |
Les extraits CODA d'origine |
08-Pieces/ |
Liste des pièces en PDF, index.csv et fichiers des pièces stockées par NovaFisko |
manifest.json |
Exercice, statut de clôture, auteur et date de génération, empreinte SHA-256 et taille de chaque fichier, résultat des contrôles |
Les PDF de l'archive sont édités dans la langue du dossier.
Le PDF de garde
Le premier fichier résume l'archive et atteste de son état au moment de la génération. Son attestation d'intégrité reprend :
- la numérotation continue des pièces dans chaque journal ;
- l'équilibre de chaque journal (débit égal au crédit) ;
- le nombre de périodes verrouillées sur le total ;
- la clôture ou non de l'exercice ;
- la cohérence des dates des écritures ;
- le contrôle d'intégrité de l'ensemble du dossier, avec le nombre d'écritures et les totaux débit et crédit.
Un état qui n'a pas pu être produit est signalé dans le PDF de garde et dans le manifeste. C'est le cas, par exemple, des comptes annuels pour un dossier dont le pack pays n'a pas de modèle.
Provisoire ou définitif
Vous pouvez générer l'archive à tout moment, y compris en cours d'exercice pour une situation intermédiaire. Tant que l'exercice n'est pas clôturé, les documents portent la mention Document provisoire. Pour l'archive destinée à la conservation légale, générez-la après la fin d'exercice : les documents sont alors définitifs.
Générez une première archive avant la clôture pour relecture, puis l'archive définitive juste après. Si les données n'ont pas changé entre les deux, les empreintes des états sont identiques : seul le statut diffère.
Les pièces justificatives
Le dossier 08-Pieces contient les fichiers d'origine quand ils sont stockés par NovaFisko, c'est-à-dire les documents déposés dans l'importateur. Pour les pièces qui résident dans Novadesko, l'archive fournit un index avec les liens vers les fichiers, sans les copier.
Si vos pièces proviennent de Novadesko, l'archive NovaFisko ne suffit pas à elle seule pour la conservation des pièces justificatives. Veillez à conserver aussi les originaux à la source.
Vérifier une archive
Une archive reçue peut être contrôlée sans NovaFisko.
- Décompressez le fichier ZIP.
- Calculez l'empreinte SHA-256 de chaque fichier avec un outil standard du système.
- Comparez chaque valeur avec celle inscrite dans
manifest.json.
Si une seule empreinte diffère, le fichier a été modifié après la génération. La procédure détaillée et les commandes sont données sur la page Empreintes.
Conservation
NovaFisko produit l'archive, il ne la conserve pas à votre place sur un support d'archivage. La conservation pendant le délai légal sur un support durable relève de l'entreprise et du cabinet. Une bonne pratique consiste à déposer l'archive définitive dans votre système d'archivage et à noter l'empreinte du fichier manifest.json.