Journal d'activité
Suivre l'activité d'un dossier et du cabinet entier, filtrer par collaborateur ou par période et distinguer activité, historique et piste d'audit.
Le journal d'activité est le fil chronologique de tout ce qui s'est passé dans un dossier : les modifications de données, mais aussi les actions qui ne changent aucune fiche, comme un export, une synchronisation ou une clôture. Il répond à la question « que s'est-il passé sur ce dossier cette semaine ? ».
Activité, historique, piste d'audit : les différences
| Outil | Ce qu'il montre | Où le trouver |
|---|---|---|
| Historique | Les changements de données, champ par champ, avec possibilité de retour en arrière. | Onglet Historique, sous-onglet Historique |
| Activité | Le fil complet : changements de données et actions (exports, synchronisations, clôtures, activations). Sans détail des valeurs. | Onglet Historique, sous-onglet Activité |
| Piste d'audit | Le journal horodaté en ajout seul, exportable, qui fait partie des livres du dossier. | Onglet Exports, groupe Données |
L'activité fusionne deux sources : les changements de l'historique et les événements de la piste d'audit. C'est une vue de travail, pratique pour suivre un dossier au quotidien.
Consulter l'activité d'un dossier
- Ouvrez le dossier, puis l'onglet Historique.
- Passez sur le sous-onglet Activité.
- Le fil s'affiche du plus récent au plus ancien.
Chaque ligne indique :
- la date et l'heure ;
- l'utilisateur, ou Système pour un traitement automatique ;
- l'action, en clair : « Création · Tiers », « Modification · Dossier », « Mise en corbeille · Règle bancaire » ;
- l'élément concerné, avec son libellé ;
- l'origine et le nom de l'appareil pour une action saisie hors ligne ;
- pour une modification, la liste des champs touchés.
Quand la ligne correspond à un changement de l'historique, vous pouvez l'ouvrir pour en voir le détail et, si c'est possible, revenir en arrière.
Ce que vous y trouvez en plus de l'historique
Voici des exemples d'événements propres au journal d'activité.
| Domaine | Événements |
|---|---|
| Exports | Chaque export généré, avec son type, son format et son empreinte ; génération du dossier complet |
| Périodes et exercices | Verrouillage et déverrouillage d'une période, clôture et réouverture d'un exercice, fin d'exercice avec son résultat |
| Immobilisations | Création, dotation comptabilisée, dotations de période, cession |
| Intégrations | Activation, désactivation, synchronisation |
| Corbeille | Suppression définitive d'un élément |
| Connexions | Connexion et déconnexion d'un utilisateur, tentative de connexion échouée |
Le fil d'activité ne donne pas de total. Il se charge par pages successives : faites défiler ou chargez la suite pour remonter dans le temps.
Filtrer
| Filtre | Usage |
|---|---|
| Utilisateur | Voir uniquement les actions d'un collaborateur. |
| Période | Limiter à un intervalle de dates. |
| Type | Limiter à un type d'élément ou d'événement. |
| Source | Ne garder que les changements de données, ou que les événements d'audit. |
| Recherche | Retrouver un libellé, un numéro de pièce, un nom de tiers. |
Si rien ne correspond, l'écran affiche « Aucune activité pour ces critères ».
Pour une revue hebdomadaire d'un dossier confié à un collaborateur junior, filtrez sur son nom et sur les sept derniers jours. Vous voyez d'un coup d'œil le volume encodé, les corrections et les éléments mis en corbeille.
L'activité du cabinet
Les administrateurs et les managers du cabinet disposent d'une vue transversale : le journal d'activité de tous les dossiers du cabinet. Chaque ligne y porte en plus le nom du dossier concerné. Les mêmes filtres s'appliquent, avec un filtre supplémentaire par dossier.
Cette vue est utile pour :
- répartir la charge en voyant qui travaille sur quoi ;
- repérer un dossier resté sans activité depuis longtemps ;
- retrouver sur quel dossier une action a été faite par erreur.
Les encodeurs et les réviseurs n'ont pas accès à la vue du cabinet. Ils consultent l'activité des dossiers qui leur sont attribués.
Qui peut voir l'activité d'un dossier
Toute personne ayant accès au dossier peut consulter son activité, y compris un auditeur en lecture seule. Les droits ne changent que pour les actions : seul un utilisateur autorisé à écrire peut déclencher un retour en arrière depuis une ligne.
Activité et confidentialité
Le journal d'activité contient des données personnelles relatives aux collaborateurs : qui a fait quoi, à quelle heure, depuis quel appareil. Il sert à la traçabilité comptable et à la sécurité du dossier.
N'utilisez pas le journal d'activité comme outil de mesure individuelle du temps de travail sans en avoir informé vos collaborateurs. Selon les règles applicables dans votre cabinet, une telle finalité peut demander une information préalable du personnel.
La piste d'audit exportable
Pour un contrôle ou une remise à un tiers, exportez la Piste d'audit depuis l'onglet Exports, groupe Données. Ce document :
- reprend l'horodatage, l'utilisateur, l'action, l'objet, le détail et l'adresse IP ;
- porte la mention « Journal en ajout seul : les enregistrements ne sont ni modifiés ni supprimés » ;
- est disponible en PDF, Excel et CSV ;
- figure automatiquement dans le dossier complet.