Rôles et équipe
Ajouter des collaborateurs au cabinet, choisir leur rôle et leur attribuer des dossiers.
L'écran Équipe du cabinet réunit les membres du cabinet, leurs rôles et l'attribution des dossiers. Il s'ouvre depuis la liste des dossiers, action Équipe. Tout membre actif peut le consulter ; seuls les administrateurs et les managers peuvent le modifier.
Les rôles du cabinet
| Rôle | Accès aux dossiers | Gestion de l'équipe et de la licence |
|---|---|---|
| Administrateur | Tous les dossiers du cabinet | Oui |
| Manager | Tous les dossiers du cabinet | Oui |
| Réviseur | Uniquement les dossiers attribués | Non |
| Encodeur | Uniquement les dossiers attribués | Non |
Les administrateurs et les managers accèdent à tous les dossiers sans attribution. Pour les autres rôles, vous choisissez dossier par dossier.
Les rôles sur un dossier
Lorsqu'un dossier est attribué à un collaborateur, celui-ci y reçoit un rôle propre :
| Rôle sur le dossier | Usage |
|---|---|
| Responsable | Collaborateur référent du dossier. Il peut forcer un retour arrière et vider la corbeille du dossier. |
| Réviseur | Relecture et contrôle. |
| Encodeur | Saisie courante. C'est le rôle appliqué par défaut à une attribution. |
Ces rôles servent aussi à départager deux modifications concurrentes faites hors ligne : la modification de la personne au rôle le plus élevé l'emporte. L'ordre est le suivant : administrateur du cabinet, manager du cabinet, responsable du dossier, réviseur, encodeur.
Un dossier inaccessible n'est jamais signalé à un collaborateur : il ne le voit pas dans sa liste et un lien direct lui répond que le dossier est introuvable.
Ajouter un membre
- Ouvrez Équipe, onglet Membres.
- Cliquez sur Ajouter un membre.
- Saisissez le Nom, l'E-mail et le Rôle.
- Saisissez un Mot de passe d'au moins 8 caractères pour un nouveau compte. Laissez le champ vide pour rattacher un compte qui existe déjà dans NovaFisko.
- Sélectionnez éventuellement les dossiers à attribuer, puis enregistrez.
Selon le cas, l'application confirme « Compte créé et ajouté au cabinet. » ou « Compte existant rattaché au cabinet. »
Si votre licence fixe un nombre maximal d'utilisateurs, l'ajout est refusé une fois ce plafond atteint. Libérez une place ou contactez NovaFisko pour étendre la licence.
Modifier ou retirer un membre
- Dans l'onglet Membres, ouvrez le membre concerné.
- Changez son rôle, son nom, ou désactivez-le avec l'interrupteur Actif.
- Pour le retirer, cliquez sur Retirer et confirmez : ses attributions de dossiers sont supprimées.
Le dernier administrateur actif d'un cabinet ne peut être ni rétrogradé, ni désactivé, ni retiré. Le message « Impossible : ce membre est le dernier administrateur actif du cabinet. » vous le rappelle.
Pour un compte dont la source est Novadesko, le mot de passe est géré par Novadesko : il ne se modifie pas dans NovaFisko.
Attribuer les dossiers
Deux vues permettent la même opération.
Depuis un membre
- Onglet Membres, bouton Dossiers… du collaborateur.
- Cochez les dossiers et choisissez le rôle appliqué.
- Enregistrez : la liste cochée remplace les attributions précédentes de ce membre.
Depuis un dossier
- Onglet Dossiers, bouton Attribuer… du dossier.
- Cochez les comptables et choisissez le rôle de chacun.
- Enregistrez.
La colonne des dossiers affiche « Tous les dossiers » pour un administrateur ou un manager, et « Aucun dossier attribué » pour un encodeur sans attribution.
Membres venus de Novadesko
Lorsque le cabinet est lié à Novadesko, les membres de la fiduciaire sont créés automatiquement à la connexion, avec la source Novadesko. Les comptes que vous créez vous-même portent la source Local. Les deux types de comptes cohabitent sans difficulté.
Chaque ajout, changement de rôle et retrait est inscrit dans le journal d'activité du cabinet. Voir Activité.