Journaux et règles
Créer et paramétrer les journaux d'un dossier, puis diriger automatiquement les documents importés vers le bon facturier.
L'onglet Journaux regroupe les facturiers, les journaux financiers et les journaux d'opérations diverses du dossier, ainsi que les règles qui décident dans quel journal un document importé sera comptabilisé.
Les types de journaux
| Type | Usage | Contrepartie habituelle |
|---|---|---|
| Achats | Factures fournisseurs | 440000 Fournisseurs |
| Notes de crédit achats | Notes de crédit reçues | 440000 Fournisseurs |
| Ventes | Factures clients | 400000 Clients |
| Notes de crédit ventes | Notes de crédit émises | 400000 Clients |
| Financiers | Banques et caisse | Le sous-compte 55xxxx ou 57xxxx du journal |
| Opérations diverses | Écritures libres, centralisations, clôture | Aucune |
Chaque dossier démarre avec les journaux ACH, NCA, VEN, NCV, OD, CAI et un journal de banque. Le type d'un journal détermine le sens des écritures de facture et la manière dont elles alimentent la déclaration TVA : il ne se modifie pas après la création.
Créer un journal
- Ouvrez Journaux et cliquez sur Nouveau journal.
- Choisissez le type et saisissez le Code (par exemple
VST) et le Libellé (« Ventes Stripe »). - Indiquez le Compte de contrepartie : compte clients, fournisseurs ou banque. Pour un journal financier, saisissez aussi l'IBAN.
- Cochez Journal par défaut pour ce type si ce journal doit recevoir les documents sans règle d'affectation.
- Enregistrez. Le message « Journal enregistré. » confirme la création.
Le code d'un journal est unique dans le dossier. Il apparaît dans la référence de chaque écriture, par exemple VST 2026/000001.
Créez un facturier par canal de vente ou par série de numérotation (boutique, vente en ligne, notes de frais). Les contrôles de continuité des numéros et les livres exportés en sont plus lisibles.
Modifier, désactiver ou supprimer
- Modifier : le libellé, la description, le compte de contrepartie, l'IBAN et le statut par défaut restent modifiables.
- Supprimer : possible uniquement pour un journal qui n'a jamais reçu d'écriture. La suppression place le journal dans la corbeille ; son code redevient utilisable.
- Désactiver : pour un journal déjà utilisé, l'application propose Désactiver le journal. Ses écritures sont conservées, mais il n'est plus proposé à la saisie ni choisi par les règles.
Un seul journal par type peut être « par défaut ». En cocher un nouveau retire la marque du précédent.
Les séries de facturation
La rubrique Séries de facturation liste les séries de numéros observées dans les documents importés, avec pour chacune le sens (ventes ou achats), le moyen de paiement, le nombre de documents, le nombre de documents en attente, un exemple de numéro et le journal qui sera utilisé.
La série est le préfixe alphabétique du numéro : FAC-2026-045 appartient à la série FAC, BD686808-0307 à la série BD.
Pour affecter une série à un journal :
- Sur la ligne de la série, cliquez sur Affecter….
- Choisissez un Journal existant ou Créer un nouveau journal.
- Validez. Une règle est créée et le message « Règle enregistrée : les documents iront dans le journal … » s'affiche.
Les règles d'affectation
Une règle associe un critère à un journal. Elle s'applique à la comptabilisation des documents importés, qu'ils viennent de Novadesko ou de l'importateur.
| Critère | La règle s'applique lorsque… |
|---|---|
| Moyen de paiement | le moyen de paiement du document est égal à la valeur (Virement, Espèces, Carte, Domiciliation SEPA...). |
| Série du numéro | la série du numéro est égale à la valeur. |
| Préfixe du numéro | le numéro du document commence par la valeur. |
| Tiers | le nom du tiers contient la valeur, ou le tiers est exactement celui désigné. |
Une règle vaut pour un sens (ventes ou achats) et porte une Priorité.
Comment le journal est choisi
À la comptabilisation d'un document, NovaFisko procède dans cet ordre :
- Il détermine le type nécessaire : achats, ventes, ou note de crédit correspondante.
- Il parcourt les règles actives du même sens par priorité croissante et retient la première dont le critère correspond et dont le journal est actif et du bon type.
- À défaut de règle, il prend le journal par défaut de ce type.
- À défaut de journal par défaut, il prend le premier journal actif de ce type.
Si aucun journal actif du type requis n'existe, la comptabilisation est refusée et le document reste en attente.
Une règle qui vise un journal de ventes ne s'applique pas à une note de crédit de vente : celle-ci demande un journal de type « Notes de crédit ventes ». Créez une règle par type si vous séparez aussi vos notes de crédit.
Supprimer une règle
Dans Règles d'affectation, cliquez sur la corbeille de la règle et confirmez. Les documents déjà comptabilisés ne sont pas modifiés ; les suivants reviennent au journal par défaut de leur type.