Empreintes des exports
À quoi sert l'empreinte SHA-256 imprimée sur les documents, comment la lire et comment vérifier un fichier ou une archive.
Chaque export porte une empreinte : une suite de caractères calculée à partir des données du document. Elle permet de vérifier, des mois ou des années plus tard, qu'un état correspond toujours aux données d'origine et qu'un fichier archivé n'a pas été modifié.
Deux empreintes, deux usages
| Empreinte | Calculée sur | Où la trouver | Ce qu'elle prouve |
|---|---|---|---|
| Empreinte de l'état | Les données comptables de l'état (lignes, montants, totaux) | Pied de page des PDF (16 premiers caractères), lignes de titre des fichiers Excel, piste d'audit | Deux éditions portent les mêmes données |
| Empreinte du fichier | Le contenu binaire d'un fichier de l'archive | manifest.json et sommaire du PDF de garde du dossier complet |
Le fichier n'a pas été modifié depuis la génération |
Les deux utilisent l'algorithme SHA-256.
L'empreinte de l'état
L'empreinte de l'état dépend uniquement des données. Elle ne dépend ni de la date d'édition, ni de l'auteur, ni du format. En pratique :
- le même état édité deux fois sur des données inchangées porte la même empreinte, en PDF comme en Excel ;
- si une seule écriture de la période a été ajoutée ou extournée entre les deux éditions, l'empreinte change.
C'est un moyen simple de répondre à la question « ce grand livre est-il toujours à jour ? » : rééditez-le et comparez les 16 caractères du pied de page.
Quand vous remettez une balance à un client ou à une banque, notez l'empreinte dans votre courriel d'envoi. En cas de discussion ultérieure, vous saurez immédiatement si le document présenté est celui que vous avez émis.
Où est enregistrée l'empreinte complète
Le pied de page n'affiche que le début de l'empreinte, pour rester lisible. La valeur complète de 64 caractères est conservée à deux endroits :
- dans la piste d'audit du dossier : chaque export généré y est inscrit avec son type, son format, l'utilisateur, la date et l'empreinte complète ;
- dans le fichier
manifest.jsondu dossier complet, pour chaque fichier de l'archive.
La piste d'audit est elle-même exportable depuis le groupe Données de l'onglet Exports.
Vérifier un fichier d'une archive
- Décompressez le dossier complet.
- Ouvrez
manifest.jsonet repérez le fichier à vérifier : son empreinte et sa taille en octets y figurent. - Calculez l'empreinte du fichier sur votre poste.
Sous macOS et Linux :
shasum -a 256 "01-Livres/grand-livre.pdf"
Sous Windows (PowerShell) :
Get-FileHash "01-Livres\grand-livre.pdf" -Algorithm SHA256
- Comparez le résultat avec la valeur du manifeste. Les deux doivent être strictement identiques.
Le nom exact des fichiers est celui indiqué dans le manifeste de votre archive.
Un PDF réenregistré par un lecteur PDF, même sans modification visible, n'a plus la même empreinte de fichier. Conservez les fichiers tels qu'ils sortent de l'archive.
Ce que l'empreinte ne prouve pas
L'empreinte atteste l'intégrité : le contenu est identique à celui qui a été généré. Elle ne dit rien de plus.
- Ce n'est pas une signature électronique : elle n'identifie pas juridiquement un signataire.
- Ce n'est pas un horodatage qualifié : la date de génération inscrite dans le manifeste est celle du serveur, sans tiers de confiance.
- Elle ne protège pas contre la falsification simultanée d'un fichier et du manifeste. C'est pourquoi il est utile de conserver l'empreinte du manifeste lui-même à un endroit distinct, par exemple dans votre dossier permanent ou dans un courriel d'envoi.
Si vous avez besoin d'une valeur probante renforcée, par exemple pour un litige, complétez l'archive par une signature électronique qualifiée ou un dépôt horodaté auprès d'un prestataire de confiance. NovaFisko ne fournit pas ce service.
Questions fréquentes
Pourquoi l'empreinte a-t-elle changé alors que je n'ai rien encodé ?
Une synchronisation Novadesko, la comptabilisation automatique d'une écriture récurrente ou l'action d'un collègue ont pu ajouter des écritures dans la période. L'onglet Historique vous indique qui a modifié quoi et quand.
Les fichiers CSV portent-ils une empreinte ?
L'empreinte de l'état est renvoyée par le serveur pour tous les formats et enregistrée dans la piste d'audit. Elle n'est pas inscrite dans le fichier CSV lui-même, afin de ne pas perturber son import dans un autre outil.