Livres et états en PDF, Excel et CSV
Le catalogue des exports comptables, les paramètres disponibles, l'aperçu avant téléchargement et les caractéristiques de chaque format.
L'onglet Exports regroupe tous les documents que vous pouvez sortir d'un dossier : livres légaux, états financiers, documents TVA, états de tiers, tableau des immobilisations et données brutes. Chaque état existe en PDF pour la remise et l'archivage, en Excel pour le travail, en CSV pour l'échange de données.
Le catalogue
Les exports sont classés en six groupes.
| Groupe | États |
|---|---|
| Livres comptables | Livre-journal, Journal des achats, Journal des ventes, Journaux financiers, Journal des opérations diverses, Grand livre |
| États financiers | Balance générale, Balance par périodes, Bilan et compte de résultats, Comptes annuels (modèle BNB) |
| TVA | Récapitulatif TVA par grilles, Déclaration TVA, Listing annuel des clients assujettis, Relevé intracommunautaire |
| Tiers | Fichier des tiers, Balance clients, Balance fournisseurs, Balance âgée clients, Balance âgée fournisseurs, Historique des tiers |
| Immobilisations | Tableau des immobilisations et amortissements |
| Données | Plan comptable, Liste des pièces, Piste d'audit |
Exporter un état
- Ouvrez l'onglet Exports et vérifiez l'exercice affiché en haut de l'écran, avec son statut Provisoire ou Définitif.
- Si vous ne voulez qu'une partie de l'année, renseignez les dates Du et Au dans le bloc Période. Sans dates, l'exercice entier est exporté. Les exports qui tiennent compte de la période sont marqués d'un calendrier. Le bouton Exercice entier efface les dates.
- Complétez les paramètres propres à l'état si nécessaire (voir le tableau ci-dessous).
- Cliquez sur Aperçu pour afficher le PDF dans la visionneuse, ou sur Télécharger et choisissez le format.
| Paramètre | États concernés |
|---|---|
| Du compte, Au compte | Grand livre (plage de comptes facultative) |
| Journal | Livres-journaux, pour se limiter à un journal |
| Tiers | Historique des tiers |
| N° de déclaration | Déclaration TVA |
| Année | Listing annuel des clients assujettis |
| Période | Relevé intracommunautaire (mois ou trimestre) |
| Situation au | Balances de tiers et balances âgées |
| Schéma, Date de l'assemblée générale | Comptes annuels (modèle BNB) |
Sur les applications de bureau, l'option Toujours enregistrer dans Téléchargements évite la fenêtre de choix d'emplacement à chaque export. Désactivez-la pour choisir le dossier de destination à chaque fois.
Ce que contient chaque livre
- Livre-journal : les écritures par journal puis par numéro de pièce, avec leurs lignes (compte, libellé, tiers, débit, crédit), le total par pièce avec contrôle d'équilibre, les totaux par période et par journal, puis le journal centralisateur (totaux par journal et par mois).
- Journal des achats et Journal des ventes : un facturier, soit une ligne par pièce avec la base et la TVA par taux, le total TVA comprise et le numéro de TVA du tiers, suivi du détail des écritures.
- Journaux financiers : pour chaque compte financier, le solde initial, les écritures et le solde final.
- Grand livre : par compte, le solde reporté, les lignes avec lettrage et solde progressif, les totaux et le solde.
- Balance générale : soldes d'ouverture, mouvements de la période et soldes finaux, avec sous-totaux par classe.
Les livres sont paginés avec report des totaux : la dernière ligne d'une page est « À reporter », la première de la suivante « Report ». Chaque livre se termine par une section Contrôles : numéros manquants par journal, écritures non équilibrées, dates hors période ou hors exercice, écritures extournées.
Les trois formats
| Format | Caractéristiques |
|---|---|
| A4 portrait ou paysage selon l'état, en-têtes de tableau répétés, en-tête d'identification du dossier et pied de page avec date d'édition, auteur, pagination, statut et empreinte. | |
| Excel (.xlsx) | Une feuille par section (par journal pour les livres), lignes de titre reprenant le dossier, l'état, la période, le statut et l'empreinte, en-tête figé, montants numériques à deux décimales, négatifs en rouge, totaux en gras. |
| CSV | Encodage UTF-8 avec BOM, séparateur point-virgule, virgule décimale. S'ouvre directement dans Excel en version française. |
Langue des documents
Les documents sont édités dans la langue du dossier. À défaut, c'est la langue de l'utilisateur qui s'applique. Quatre langues sont disponibles : français, néerlandais, anglais et allemand.
Aperçu et confidentialité
L'aperçu PDF passe par un lien signé valable 15 minutes, émis pour l'utilisateur connecté. Passé ce délai, relancez l'aperçu. Chaque export généré, y compris un simple aperçu, est inscrit dans la piste d'audit du dossier avec son empreinte.
Les exports sont générés par le serveur au moment de la demande : ils nécessitent une connexion. En mode hors ligne, les boutons d'export sont indisponibles.
Limites à connaître
- Les exports sont limités à 30 téléchargements par minute et par utilisateur. Au-delà, patientez quelques secondes.
- Le fichier d'audit normalisé (SAF-T) n'est pas produit. Les CSV du dossier complet permettent un contrôle par extraction.
- Les PDF de TVA sont des documents de contrôle et d'archivage. Le fichier à déposer reste le XML Intervat, généré depuis l'onglet TVA.