Points de contrôle Qualité
Les dix contrôles continus de l'onglet Qualité, leur signification et la manière de les remettre au vert.
L'onglet Qualité passe le dossier en revue à chaque ouverture et affiche un score : le nombre de points de contrôle conformes sur le total. C'est une liste de travail, utile avant une déclaration TVA, une clôture ou une réunion avec le client.
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- Qualité du dossier : le score, par exemple 8 sur 10, et la date du contrôle.
- À traiter : les points qui demandent une action, avec leur compteur.
- Conformes : les points au vert.
Lorsque tout est en ordre, le message « Tous les points de contrôle sont au vert. » s'affiche.
Chaque point a une gravité : avertissement pour ce qui bloque une échéance, information pour ce qui mérite un coup d'œil.
Les dix contrôles
| Point de contrôle | Ce qui est vérifié | Gravité |
|---|---|---|
| Documents à comptabiliser | Documents importés dont le statut est « À comptabiliser ». | Avertissement |
| Mouvements bancaires en attente | Mouvements bancaires « À traiter », avec le nombre de mouvements sans proposition de rapprochement. | Avertissement |
| Fournisseurs sans n° TVA | Fournisseurs belges dont la fiche n'a pas de numéro de TVA. | Information |
| Créances clients > 60 jours | Postes clients non lettrés issus d'une facture de vente datée de plus de 60 jours. | Avertissement |
| Périodes passées non verrouillées | Périodes mensuelles terminées avant le mois en cours et encore ouvertes. | Information jusqu'à deux périodes, avertissement au-delà |
| Exercices à clôturer | Exercices terminés depuis plus de six mois et non clôturés. | Avertissement |
| Déclarations TVA manquantes | Périodes TVA écoulées de l'année sans déclaration validée. | Avertissement |
| Lignes de facture sans code TVA | Lignes d'achat ou de vente portant une base mais aucun code TVA. | Information |
| Dotations non comptabilisées | Dotations aux amortissements d'années passées restées « planifiées ». | Avertissement |
| Écritures récurrentes en retard | Modèles récurrents actifs dont l'échéance est dépassée. | Information |
Remettre un point au vert
Documents à comptabiliser
- Ouvrez Documents, filtre À comptabiliser.
- Contrôlez les comptes d'imputation puis cliquez sur Tout comptabiliser.
- Ignorez les pièces qui ne concernent pas la comptabilité avec Ignorer.
Mouvements bancaires en attente
- Ouvrez Banque et cliquez sur Rapprocher.
- Cliquez sur Comptabiliser les rapprochements pour les propositions sûres.
- Imputez à la main les mouvements sans proposition (frais, salaires, TVA).
Fournisseurs sans n° TVA. Ouvrez la fiche du fournisseur dans Tiers et complétez le numéro, ou utilisez la détection de l'entreprise. Ce point compte uniquement les fournisseurs dont le pays est la Belgique.
Créances clients > 60 jours. Vérifiez d'abord que les paiements reçus sont bien lettrés, depuis la fiche du client, onglet Écritures, bouton Lettrage automatique. Les postes réellement impayés se suivent ensuite avec le bouton Relancer.
Périodes passées non verrouillées. Ouvrez Périodes et clôture depuis le dossier et verrouillez les mois terminés et contrôlés.
Exercices à clôturer. Ouvrez Comptes annuels et lancez la clôture de l'exercice.
Déclarations TVA manquantes. Ouvrez TVA, créez le brouillon de la période, contrôlez-le puis validez-le. Un brouillon ne suffit pas : le point ne passe au vert qu'après validation.
Lignes de facture sans code TVA. Recherchez les écritures concernées, extournez-les et ressaisissez-les avec le code TVA adéquat. Pour une opération réellement hors déclaration, utilisez un code hors champ comme AX ou VP.
Dotations non comptabilisées. Ouvrez Immobilisations et comptabilisez les dotations de l'exercice.
Écritures récurrentes en retard. Ouvrez Écritures, Récurrentes, puis Générer les échues.
Le contrôle TVA suit le régime du dossier : douze périodes pour un régime mensuel, quatre pour un régime trimestriel. Pour un dossier en franchise ou exempté, le compteur suit un rythme trimestriel : ignorez ce point s'il n'y a pas de déclaration à déposer.
Ce que l'onglet Qualité ne contrôle pas
Le contrôle continu ne remplace pas la révision du dossier. Il ne vérifie pas la justification des soldes, la valorisation des stocks ni la cohérence fiscale. Deux contrôles complémentaires existent ailleurs :
- la continuité de la numérotation des journaux et la cohérence entre la date et la période des écritures, disponibles dans les exports de conformité ;
- le contrôle d'intégrité de la partie double, qui confirme que chaque écriture est équilibrée.
Prenez l'habitude d'ouvrir Qualité avant chaque déclaration TVA : un document oublié ou un mouvement bancaire non imputé y apparaît immédiatement.