Synchronisation et verrou Novadesko
Comment les documents circulent entre Novadesko et NovaFisko, ce que signifie le verrou comptable et comment réagir à un échec d'envoi.
Pour un dossier lié à Novadesko, les documents circulent dans les deux sens, mais pas de la même manière. Les documents du commerçant sont lus par NovaFisko. Les documents que vous importez et validez peuvent être envoyés vers Novadesko, où ils apparaissent verrouillés. Cette page décrit ces deux flux.
De Novadesko vers NovaFisko : lecture seule
La synchronisation lit les factures, notes de crédit, reçus et achats du commerce et les copie dans l'onglet Documents. NovaFisko ne modifie rien chez le commerçant.
Chaque ligne d'un document garde deux imputations distinctes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Imputation shop | Le compte choisi par le commerçant dans Novadesko. Il est conservé tel quel. |
| Compte comptable | Le compte que vous retenez. Si vous le modifiez, la ligne porte la mention « corrigé », avec votre nom et la date dans l'historique. |
Lorsque le compte du commerçant n'existe pas dans le plan comptable du dossier, la mention « absent du plan » s'affiche et vous devez choisir un compte avant de comptabiliser.
À chaque nouvelle synchronisation, un document déjà importé est mis à jour s'il a changé dans Novadesko, sans jamais écraser vos corrections d'imputation ni l'écriture déjà passée.
La synchronisation est incrémentale : elle ne relit que ce qui a changé depuis la dernière lecture. Utilisez Synchronisation complète si vous soupçonnez un écart.
De NovaFisko vers Novadesko : envoi verrouillé
Lorsque vous validez un document dans l'importateur, l'option Synchroniser vers Novadesko (verrouillé pour le shop) l'envoie dans le commerce du client. Pour un dossier lié à Novadesko, elle est cochée par défaut.
- Vous validez le document dans la fiche de validation.
- NovaFisko crée le document dans le dossier, puis l'envoie à Novadesko avec son fichier d'origine.
- Novadesko crée le document dans le commerce et le marque comme verrouillé par le comptable.
- Le message « Document validé, synchronisé vers Novadesko et verrouillé pour le shop. » s'affiche. Dans la liste, un cadenas signale le document.
Ce que signifie le verrou
Un document verrouillé est visible par le commerçant dans Novadesko, mais il ne peut ni le modifier ni le supprimer. Le verrou garantit que la pièce que vous avez comptabilisée reste identique des deux côtés.
Dans NovaFisko, les montants, les lignes et les imputations d'un document créé par le cabinet restent ceux que vous avez validés. La synchronisation suivante ne rafraîchit que le lien avec Novadesko, l'état du verrou et l'indication de paiement.
Conditions de l'envoi
| Condition | Si elle n'est pas remplie |
|---|---|
| Le dossier est un commerce Novadesko lié par votre fiduciaire. | L'option est grisée : « Ce dossier n'est pas lié à Novadesko. » Le document reste dans NovaFisko. |
| Le document est dans la devise du commerce. | « Document en … : non envoyé vers Novadesko. » Le document reste dans NovaFisko. |
| Le fichier d'origine pèse 5 Mo au plus. | Le document est créé dans Novadesko sans son fichier d'origine. |
| Aucun document identique n'existe dans le commerce. | « Un document identique existe déjà dans Novadesko : non recréé. » |
L'envoi est idempotent : renvoyer le même document met à jour celui qui existe, sans créer de doublon.
En cas d'échec de l'envoi
La création du document et son éventuelle comptabilisation ne dépendent pas de l'envoi. Si Novadesko est injoignable ou refuse le document :
- le document et son écriture existent bien dans NovaFisko ;
- le message « La synchronisation vers Novadesko a échoué : elle sera à relancer. » s'affiche ;
- le document garde la trace de l'erreur, que vous retrouvez en l'ouvrant.
Un échec d'envoi ne bloque pas votre comptabilité, mais le commerçant ne voit pas la pièce tant que l'envoi n'a pas abouti. Contrôlez les documents en erreur d'envoi avant de communiquer une situation au client.
Les justifications bancaires
La synchronisation reprend aussi les liens établis par le commerçant entre un mouvement bancaire et sa pièce : document, transfert interne, crédit, pièce justificative ou déclaration TVA. Ces liens apparaissent dans la colonne Justification de l'onglet Banque et servent de critère de rapprochement fiable : un mouvement lié à un document déjà comptabilisé est proposé avec la confiance « Sûr ».
Bon à savoir
- Seuls les documents passés par l'importateur peuvent être envoyés vers Novadesko. Une facture saisie à la main dans l'onglet Facture reste dans NovaFisko.
- Aucune écriture comptable, aucun tiers et aucun paramètre n'est écrit dans Novadesko.
- Chaque envoi et chaque validation sont tracés dans l'activité du dossier.
Avant une première utilisation, faites un essai avec une pièce de faible montant et demandez au client de vérifier qu'elle apparaît bien, avec son cadenas, dans son commerce Novadesko.