Règles bancaires
Automatiser l'imputation des mouvements bancaires récurrents sans facture grâce aux règles bancaires du dossier.
Frais de tenue de compte, loyers par ordre permanent, cotisations sociales, remboursements d'emprunt : beaucoup de mouvements bancaires reviennent chaque mois et ne correspondent à aucune facture. Une règle bancaire leur associe un compte d'imputation, pour que le rapprochement les propose d'office.
Ce qu'est une règle
Une règle se compose d'un critère, d'un sens et d'une imputation.
| Élément | Valeurs possibles |
|---|---|
| Nom | Libre, par exemple « Frais bancaires ». |
| Champ examiné | Nom de la contrepartie, IBAN de la contrepartie, communication, description, ou n'importe lequel de ces champs. |
| Opérateur | Contient, est égal à, commence par. |
| Texte recherché | Le motif, sans distinction entre majuscules et minuscules. |
| Sens | Entrées, sorties ou les deux. |
| Compte d'imputation | Un compte imputable du dossier. Obligatoire. |
| Tiers | Facultatif : utile lorsque le compte est un compte clients ou fournisseurs. |
| Libellé | Facultatif : libellé de l'écriture générée. |
| Priorité | De 1 à 999. La règle de plus petite priorité est essayée en premier. |
| Active | Une règle désactivée est ignorée sans être supprimée. |
Exemples de règles utiles
| Nom | Champ | Opérateur | Texte | Sens | Compte |
|---|---|---|---|---|---|
| Frais bancaires | Description | Contient | frais de gestion | Sorties | 619000 Frais bancaires |
| Loyer bureau | IBAN de la contrepartie | Est égal à | BE68539007547034 | Sorties | 610000 Loyers et charges locatives |
| Cotisations sociales | Nom de la contrepartie | Contient | caisse d'assurances sociales | Sorties | 618100 Assurances sociales travailleur indépendant |
| Paiement TVA | Communication | Commence par | tva | Sorties | 451000 TVA à payer |
| Secrétariat social | Nom de la contrepartie | Contient | secretariat social | Sorties | 455000 Rémunérations |
Préférez l'IBAN de la contrepartie lorsqu'il est stable : c'est le critère le moins ambigu. Réservez « n'importe quel champ » aux motifs très caractéristiques.
Comment une règle est appliquée
Les règles interviennent pendant le rapprochement, lancé avec Rapprocher dans l'onglet Banque.
- Pour chaque mouvement « À traiter », NovaFisko cherche d'abord une facture ouverte qui correspond.
- S'il n'en trouve pas, il parcourt les règles actives par priorité croissante.
- La première règle dont le sens et le critère correspondent est retenue. Le mouvement affiche alors une proposition de confiance « Sûr ».
- Lorsque vous comptabilisez le mouvement, l'écriture utilise le compte, le tiers et le libellé de la règle.
- Le compteur d'utilisation de la règle augmente d'une unité.
Une facture ouverte l'emporte donc toujours sur une règle : le paiement d'un fournisseur ne sera pas imputé en charge par erreur si sa facture est comptabilisée.
Écriture générée pour la règle « Frais bancaires »
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 619000 Frais bancaires | 4,50 | |
| 550000 Banque | 4,50 |
Le bouton Comptabiliser les rapprochements ne traite que les mouvements rapprochés d'une facture. Un mouvement proposé par une règle se comptabilise individuellement, avec Comptabiliser sur sa ligne : vous gardez ainsi un regard sur chaque imputation automatique.
Gérer les règles
Les règles appartiennent au dossier. Elles sont synchronisées avec les postes de travail hors ligne et leurs modifications sont inscrites dans l'historique du dossier.
- Créer : indiquez au minimum le nom, le champ, le texte recherché et le compte d'imputation.
- Modifier : changez le critère, le compte ou la priorité. La modification vaut pour les prochains rapprochements ; les écritures déjà passées ne changent pas.
- Désactiver : la règle est conservée avec son compteur mais n'est plus appliquée.
- Supprimer : la règle part dans la corbeille du dossier et peut être restaurée.
Les règles bancaires sont pleinement opérationnelles dans le moteur de rapprochement et accessibles par l'API. L'écran de gestion des règles dans l'onglet Banque est à venir ; en attendant, demandez leur création à votre administrateur ou passez par une intégration.
Bien ordonner ses règles
L'ordre compte, car la première règle qui correspond est la seule appliquée.
- Donnez les plus petites priorités aux règles les plus précises (IBAN exact, communication exacte).
- Placez ensuite les règles par nom de contrepartie.
- Terminez par les règles générales (« contient » sur la description).
Relancez Rapprocher après avoir créé ou modifié une règle : les propositions des mouvements en attente sont recalculées.
Ce qu'une règle ne fait pas
- Elle ne calcule pas de TVA : l'écriture comporte deux lignes, la banque et le compte choisi.
- Elle ne répartit pas un mouvement sur plusieurs comptes. Pour un mouvement à ventiler (salaire net et précompte, par exemple), imputez-le sur un compte d'attente puis soldez-le par une opération diverse.
- Elle ne lettre pas : le lettrage automatique d'un paiement ne se fait que lors du rapprochement avec une facture.