Bankregeln
Die Kontierung wiederkehrender Bankbewegungen ohne Rechnung mit den Bankregeln des Mandats automatisieren.
Kontoführungsgebühren, Mieten per Dauerauftrag, Sozialbeiträge, Darlehenstilgungen: Viele Bankbewegungen kehren jeden Monat wieder und gehören zu keiner Rechnung. Eine Bankregel ordnet ihnen ein Konto zu, damit der Abgleich sie von sich aus vorschlägt.
Was eine Regel ist
Eine Regel besteht aus einem Kriterium, einer Richtung und einer Kontierung.
| Element | Mögliche Werte |
|---|---|
| Name | Frei, zum Beispiel „Bankgebühren“. |
| Geprüftes Feld | Name der Gegenpartei, IBAN der Gegenpartei, Mitteilung, Beschreibung oder ein beliebiges dieser Felder. |
| Operator | Enthält, ist gleich, beginnt mit. |
| Gesuchter Text | Das Muster, ohne Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung. |
| Richtung | Eingänge, Ausgänge oder beides. |
| Konto | Ein bebuchbares Konto des Mandats. Pflichtangabe. |
| Geschäftspartner | Optional: nützlich, wenn das Konto ein Kunden- oder Lieferantenkonto ist. |
| Bezeichnung | Optional: Buchungstext der erzeugten Buchung. |
| Priorität | Von 1 bis 999. Die Regel mit der kleinsten Priorität wird zuerst versucht. |
| Aktiv | Eine deaktivierte Regel wird ignoriert, ohne gelöscht zu werden. |
Beispiele für nützliche Regeln
| Name | Feld | Operator | Text | Richtung | Konto |
|---|---|---|---|---|---|
| Bankgebühren | Beschreibung | Enthält | frais de gestion | Ausgänge | 619000 Bankgebühren |
| Büromiete | IBAN der Gegenpartei | Ist gleich | BE68539007547034 | Ausgänge | 610000 Mieten und Mietnebenkosten |
| Sozialbeiträge | Name der Gegenpartei | Enthält | caisse d'assurances sociales | Ausgänge | 618100 Sozialversicherung Selbstständige |
| MwSt.-Zahlung | Mitteilung | Beginnt mit | tva | Ausgänge | 451000 Zu zahlende MwSt. |
| Sozialsekretariat | Name der Gegenpartei | Enthält | secretariat social | Ausgänge | 455000 Vergütungen |
Ziehen Sie die IBAN der Gegenpartei vor, wenn sie stabil ist: Sie ist das eindeutigste Kriterium. Behalten Sie „ein beliebiges Feld“ sehr charakteristischen Mustern vor.
Wie eine Regel angewendet wird
Die Regeln greifen während des Abgleichs, der mit Abgleichen im Reiter Bank gestartet wird.
- Für jede Bewegung mit dem Status „Zu bearbeiten“ sucht NovaFisko zuerst eine passende offene Rechnung.
- Findet es keine, geht es die aktiven Regeln in aufsteigender Priorität durch.
- Die erste Regel, deren Richtung und Kriterium zutreffen, wird übernommen. Die Bewegung zeigt dann einen Vorschlag mit der Zuverlässigkeit „Sicher“.
- Wenn Sie die Bewegung buchen, verwendet die Buchung das Konto, den Geschäftspartner und die Bezeichnung der Regel.
- Der Verwendungszähler der Regel erhöht sich um eins.
Eine offene Rechnung hat also immer Vorrang vor einer Regel: Die Zahlung an einen Lieferanten wird nicht versehentlich als Aufwand gebucht, wenn seine Rechnung gebucht ist.
Erzeugte Buchung für die Regel „Bankgebühren“
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 619000 Bankgebühren | 4,50 | |
| 550000 Bank | 4,50 |
Die Schaltfläche Abgeglichene buchen verarbeitet nur Bewegungen, die mit einer Rechnung abgeglichen sind. Eine von einer Regel vorgeschlagene Bewegung wird einzeln gebucht, mit Buchen in ihrer Zeile: So behalten Sie jede automatische Kontierung im Blick.
Die Regeln verwalten
Die Regeln gehören zum Mandat. Sie werden mit den Offline-Arbeitsplätzen synchronisiert, und ihre Änderungen werden im Verlauf des Mandats festgehalten.
- Anlegen: Geben Sie mindestens den Namen, das Feld, den gesuchten Text und das Konto an.
- Ändern: Ändern Sie das Kriterium, das Konto oder die Priorität. Die Änderung gilt für die nächsten Abgleiche; bereits erfasste Buchungen ändern sich nicht.
- Deaktivieren: Die Regel bleibt mit ihrem Zähler erhalten, wird aber nicht mehr angewendet.
- Löschen: Die Regel wandert in den Papierkorb des Mandats und kann wiederhergestellt werden.
Die Bankregeln sind in der Abgleich-Engine voll funktionsfähig und über die API zugänglich. Die Verwaltungsansicht der Regeln im Reiter Bank folgt; bitten Sie bis dahin Ihren Administrator, sie anzulegen, oder nutzen Sie eine Integration.
Die Regeln richtig ordnen
Die Reihenfolge zählt, denn nur die erste zutreffende Regel wird angewendet.
- Geben Sie den genauesten Regeln (exakte IBAN, exakte Mitteilung) die kleinsten Prioritäten.
- Lassen Sie die Regeln nach Name der Gegenpartei folgen.
- Schließen Sie mit den allgemeinen Regeln ab („enthält“ auf der Beschreibung).
Starten Sie Abgleichen erneut, nachdem Sie eine Regel angelegt oder geändert haben: Die Vorschläge der offenen Bewegungen werden neu berechnet.
Was eine Regel nicht tut
- Sie berechnet keine MwSt.: Die Buchung besteht aus zwei Zeilen, der Bank und dem gewählten Konto.
- Sie verteilt eine Bewegung nicht auf mehrere Konten. Buchen Sie eine aufzuteilende Bewegung (zum Beispiel Nettolohn und Berufssteuervorabzug) auf ein Zwischenkonto und lösen Sie dieses dann über eine sonstige Buchung auf.
- Sie gleicht nicht aus: Der automatische Ausgleich einer Zahlung erfolgt nur beim Abgleich mit einer Rechnung.