Rollen und Team
Der Kanzlei Mitarbeiter hinzufügen, ihre Rolle wählen und ihnen Mandate zuweisen.
Der Bildschirm Team der Kanzlei fasst die Mitglieder der Kanzlei, ihre Rollen und die Zuweisung der Mandate zusammen. Sie öffnen ihn in der Liste der Mandate über die Aktion Team. Jedes aktive Mitglied kann ihn einsehen; nur Administratoren und Manager können ihn ändern.
Die Rollen in der Kanzlei
| Rolle | Zugriff auf die Mandate | Verwaltung von Team und Lizenz |
|---|---|---|
| Administrator | Alle Mandate der Kanzlei | Ja |
| Manager | Alle Mandate der Kanzlei | Ja |
| Prüfer | Nur die zugewiesenen Mandate | Nein |
| Erfasser | Nur die zugewiesenen Mandate | Nein |
Administratoren und Manager haben ohne Zuweisung Zugriff auf alle Mandate. Für die übrigen Rollen entscheiden Sie Mandat für Mandat.
Die Rollen in einem Mandat
Wird ein Mandat einem Mitarbeiter zugewiesen, erhält dieser dort eine eigene Rolle:
| Rolle im Mandat | Verwendung |
|---|---|
| Verantwortlicher | Ansprechpartner für das Mandat. Er kann ein Zurücksetzen erzwingen und den Papierkorb des Mandats leeren. |
| Prüfer | Durchsicht und Kontrolle. |
| Erfasser | Laufende Erfassung. Diese Rolle wird bei einer Zuweisung standardmäßig angewendet. |
Diese Rollen dienen auch dazu, zwischen zwei konkurrierenden, offline vorgenommenen Änderungen zu entscheiden: Die Änderung der Person mit der höheren Rolle hat Vorrang. Die Reihenfolge lautet: Administrator der Kanzlei, Manager der Kanzlei, Verantwortlicher des Mandats, Prüfer, Erfasser.
Ein nicht zugängliches Mandat wird einem Mitarbeiter nie angezeigt: Er sieht es nicht in seiner Liste, und ein direkter Link meldet ihm, dass das Mandat nicht gefunden wurde.
Ein Mitglied hinzufügen
- Öffnen Sie Team, Reiter Mitglieder.
- Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
- Geben Sie Name, E-Mail und Rolle ein.
- Geben Sie für ein neues Konto ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein. Lassen Sie das Feld leer, um ein Konto zu verknüpfen, das in NovaFisko bereits besteht.
- Wählen Sie gegebenenfalls die zuzuweisenden Mandate aus und speichern Sie.
Je nach Fall bestätigt die Anwendung „Konto erstellt und zur Kanzlei hinzugefügt.“ oder „Bestehendes Konto mit der Kanzlei verknüpft.“
Legt Ihre Lizenz eine Höchstzahl an Benutzern fest, wird das Hinzufügen abgelehnt, sobald diese Grenze erreicht ist. Geben Sie einen Platz frei oder wenden Sie sich an NovaFisko, um die Lizenz zu erweitern.
Ein Mitglied ändern oder entfernen
- Öffnen Sie im Reiter Mitglieder das betreffende Mitglied.
- Ändern Sie seine Rolle oder seinen Namen, oder deaktivieren Sie es mit dem Schalter Aktiv.
- Um es zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen und bestätigen Sie: Seine Mandatszuweisungen werden gelöscht.
Der letzte aktive Administrator einer Kanzlei kann weder herabgestuft noch deaktiviert noch entfernt werden. Die Meldung „Nicht möglich: dieses Mitglied ist der letzte aktive Administrator der Kanzlei.“ weist Sie darauf hin.
Bei einem Konto mit der Quelle Novadesko wird das Passwort von Novadesko verwaltet: Es lässt sich in NovaFisko nicht ändern.
Die Mandate zuweisen
Zwei Ansichten ermöglichen denselben Vorgang.
Von einem Mitglied aus
- Reiter Mitglieder, Schaltfläche Dossiers… des Mitarbeiters.
- Haken Sie die Mandate an und wählen Sie die anzuwendende Rolle.
- Speichern Sie: Die angehakte Liste ersetzt die bisherigen Zuweisungen dieses Mitglieds.
Von einem Mandat aus
- Reiter Dossiers, Schaltfläche Zuweisen… des Mandats.
- Haken Sie die Buchhalter an und wählen Sie die Rolle jedes Einzelnen.
- Speichern Sie.
Die Spalte der Mandate zeigt „Alle Dossiers“ für einen Administrator oder einen Manager und „Kein Dossier zugewiesen“ für einen Erfasser ohne Zuweisung.
Mitglieder aus Novadesko
Ist die Kanzlei mit Novadesko verknüpft, werden die Mitglieder der Treuhandstelle bei der Anmeldung automatisch angelegt, mit der Quelle Novadesko. Die Konten, die Sie selbst anlegen, tragen die Quelle Lokal. Beide Kontoarten bestehen problemlos nebeneinander.
Jedes Hinzufügen, jeder Rollenwechsel und jedes Entfernen wird im Aktivitätsprotokoll der Kanzlei festgehalten. Siehe Aktivität.