Wiederkehrende Buchungen
Vorlagen für monatliche, vierteljährliche oder jährliche Buchungen anlegen und die fälligen Buchungen automatisch erzeugen.
Eine Miete, ein Abonnement, eine verteilte Versicherungsprämie, eine monatliche Rückstellung: Manche Buchungen kehren unverändert wieder. Eine wiederkehrende Buchung ist eine Vorlage, die NovaFisko bei jeder Fälligkeit in eine echte Buchung umwandelt.
Eine Vorlage anlegen
- Öffnen Sie den Reiter Buchungen und klicken Sie auf Wiederkehrend.
- Klicken Sie auf Neue Vorlage.
- Wählen Sie das Journal und geben Sie die Bezeichnung ein, zum Beispiel „Miete Büro“.
- Wählen Sie die Häufigkeit: Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich.
- Geben Sie die Nächste Fälligkeit ein: Das ist das Datum der ersten zu erzeugenden Buchung.
- Geben Sie gegebenenfalls ein Datum für das Ende und einen Geschäftspartner an.
- Füllen Sie das Soll- und Haben-Raster aus, wie bei einer sonstigen Buchung: mindestens zwei Zeilen, auf bebuchbaren Konten.
- Speichern Sie.
Beispiel: Monatsmiete von 1 200,00 €
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 610000 Mieten und Mietnebenkosten | 1 200,00 | |
| 440000 Lieferanten (Vermieter) | 1 200,00 |
Eine wiederkehrende Vorlage erzeugt eine freie Buchung: Sie berechnet keine MwSt. Verwenden Sie für eine sich wiederholende, mehrwertsteuerpflichtige Rechnung den Importer oder die Rechnungserfassung, damit die MwSt.-Erklärung korrekt gespeist wird.
Die Buchungen erzeugen
Die Erzeugung erfolgt auf zwei Arten.
Automatisch. Jede Nacht erzeugt NovaFisko die Buchungen aller aktiven Vorlagen, die fällig geworden sind.
Auf Anforderung.
- Öffnen Sie Wiederkehrend.
- Klicken Sie auf Fällige erzeugen, um alle Vorlagen des Mandats zu verarbeiten, oder bei einer bestimmten Vorlage auf Jetzt erzeugen.
- Die Meldung nennt die Anzahl der erzeugten Buchungen und ihre Referenzen. Gibt es nichts zu tun: „Keine fälligen Buchungen zu erzeugen.“
Was die Erzeugung bewirkt
Für jede erreichte Fälligkeit:
- wird eine Buchung im Journal der Vorlage zum Datum der Fälligkeit gespeichert;
- ist ihre Bezeichnung die der Vorlage, gefolgt von Monat und Jahr, zum Beispiel „Miete Büro 03/2026“;
- rückt die nächste Fälligkeit um einen Monat, drei Monate oder ein Jahr vor;
- werden der Zähler der Vorlage und das Datum der letzten Erzeugung aktualisiert.
Sind mehrere Fälligkeiten überfällig, werden sie alle erzeugt, von der ältesten bis zur jüngsten. Eine Fälligkeit am 31. eines Monats fällt auf den letzten Tag des Folgemonats, wenn dieser kürzer ist.
Ist die Periode der Fälligkeit gesperrt oder besteht das Geschäftsjahr noch nicht, hält die Erzeugung für diese Vorlage an. Die Fälligkeit bleibt offen, und der Kontrollpunkt „Überfällige wiederkehrende Buchungen“ erscheint im Reiter Qualität. Legen Sie das Geschäftsjahr an oder entsperren Sie die Periode und starten Sie dann erneut.
Ende einer Vorlage
Ist ein Enddatum festgelegt und überschreitet die nächste Fälligkeit dieses Datum, wird die Vorlage automatisch deaktiviert. Sie können sie auch von Hand mit dem Schalter in der Liste deaktivieren: Sie bleibt einsehbar und kann wieder aktiviert werden.
Eine Vorlage ändern oder löschen
- Ändern: Öffnen Sie die Vorlage und ändern Sie die Bezeichnung, die Beträge, die Häufigkeit oder die nächste Fälligkeit. Die Änderung betrifft nur die künftigen Buchungen.
- Löschen: Klicken Sie auf den Papierkorb und bestätigen Sie. Bereits erzeugte Buchungen bleiben erhalten.
Die erzeugten Buchungen sind Buchungen wie alle anderen: Sie erscheinen unter Buchungen, tragen eine Nummer in ihrem Journal und werden durch Storno korrigiert.
Die Vorlagen verfolgen
Die Liste zeigt für jede Vorlage:
| Angabe | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung und Journal | Identität der Vorlage. |
| Häufigkeit | Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich. |
| Nächste Fälligkeit | Datum der nächsten Buchung. |
| Ende | Enddatum, sofern festgelegt. |
| Anzahl der Erzeugungen | Anzahl der bereits erzeugten Buchungen. |
| Letzte Erzeugung | Datum der zuletzt erzeugten Buchung. |
Legen Sie für einen zu verteilenden Jahresaufwand (zum Beispiel eine im Januar bezahlte Versicherung) eine monatliche Vorlage mit zwölf Fälligkeiten und einem Enddatum an: Soll auf dem Aufwandskonto, Haben auf dem Konto 490000 Vorzutragende Aufwendungen.