Novadesko-Integration
Was die Novadesko-Verbindung in ein Mandat importiert, wie Sie eine Synchronisierung starten und welche Nur-Lese-Regeln die Daten des Unternehmens schützen.
Novadesko ist die Verwaltungssoftware, die Unternehmen verwenden: Fakturierung, Einkauf, Bank. Ist ein NovaFisko-Mandat mit einem Novadesko-Unternehmen verknüpft, gelangen dessen Belege, Bankauszüge und Anlagen ohne erneute Erfassung in das Mandat. Diese Seite beschreibt die Funktionsweise des Konnektors. Wie die Verknüpfung zwischen der Kanzlei und Novadesko eingerichtet wird, ist unter Aus Novadesko importieren erklärt.
Das Prinzip: nur lesen
NovaFisko liest die Daten von Novadesko, ändert sie aber nicht. Diese Regel hat zwei praktische Folgen.
- Zwei Kontierungsebenen. Für jede Belegzeile bewahrt NovaFisko die vom Unternehmen in Novadesko gewählte Kontierung auf, ohne sie jemals zu überschreiben, und speichert die vom Buchhalter festgelegte Kontierung getrennt. Wenn Sie nichts korrigieren, wird bei der Verbuchung die Kontierung des Unternehmens verwendet.
- Keine Rückwirkung auf die Daten des Unternehmens. Ein Konto zu korrigieren, einen Beleg zu ignorieren oder eine Bewegung in NovaFisko zu buchen, ändert nichts in Novadesko.
Es gibt eine einzige, klar begrenzte Ausnahme: Ein Beleg, den Sie selbst mit dem Belegimport anlegen, kann an Novadesko gesendet werden, wo er gesperrt erscheint. Siehe Synchronisierung und Novadesko-Sperre.
Eine automatische Verbindung
Bei einem aus Novadesko angelegten Mandat ist der Konnektor von vornherein aktiviert: Sie müssen nichts konfigurieren. Seine Karte im Reiter Integrationen zeigt Verbunden und bietet Synchronisieren und Verbindung testen an.
Diese Verbindung kann nicht deaktiviert werden. Ein Versuch liefert die Meldung „Die Novadesko-Verbindung einer aus Novadesko importierten Akte kann nicht deaktiviert werden“.
Was importiert wird
| Daten | Ziel in NovaFisko | Einzelheiten |
|---|---|---|
| Verkaufs- und Einkaufsbelege | Reiter Belege | Rechnungen und Gutschriften mit ihren Zeilen, ihren Beträgen, ihrem Geschäftspartner und der Kontierung des Unternehmens. Das PDF bleibt bei Novadesko gespeichert und wird in der Vorschau angezeigt. |
| CODA-Bankauszüge | Reiter Bank | Die ursprünglichen CODA-Dateien werden aufbewahrt und können heruntergeladen werden. Für jedes vorgefundene Bankkonto wird ein Finanzjournal angelegt. |
| Bankbewegungen | Reiter Bank | Jede Bewegung, mit den Verknüpfungen zu den Rechnungen, die das Unternehmen ihr bereits zugeordnet hat. |
| Abschreibungen | Reiter Anlagen | Die Investitionsgüter, mit ihrem von NovaFisko neu berechneten Abschreibungsplan. |
Die in den Belegen vorgefundenen Geschäftspartner werden angelegt oder mit den bestehenden Stammblättern abgeglichen. Der MwSt.-Code jeder Zeile wird aus der Richtung des Belegs und seinem Satz abgeleitet.
Jedes importierte Element behält den Nachweis seiner Herkunft. Eine erneut gestartete Synchronisierung erzeugt daher kein Duplikat: Bereits vorhandene Elemente werden aktualisiert.
Eine Synchronisierung starten
Die Synchronisierung läuft automatisch jede Nacht. Wenn Sie nicht warten möchten:
- Öffnen Sie das Mandat und verwenden Sie die Aktion Novadesko synchronisieren oder die Schaltfläche Synchronisieren der Novadesko-Karte im Reiter Integrationen.
- Die Meldung „Synchronisierung läuft…“ erscheint.
- Am Ende nennt eine Zusammenfassung die Anzahl der verarbeiteten Belege, Bankbewegungen und Anlagen.
Die Option Vollständige Synchronisierung liest sämtliche Daten des Unternehmens neu ein statt nur der jüngsten Änderungen. Verwenden Sie sie nach einer langen Unterbrechung oder wenn Sie eine Abweichung feststellen.
Starten Sie vor der Vorbereitung einer MwSt.-Erklärung eine manuelle Synchronisierung. So arbeiten Sie sicher mit den zuletzt vom Unternehmen erfassten Belegen.
Nach der Synchronisierung
Die importierten Elemente werden nicht von vornherein gebucht. Sie warten auf Ihre Validierung:
- prüfen Sie im Reiter Belege die vorgeschlagene Kontierung, korrigieren Sie sie bei Bedarf und buchen Sie dann;
- gleichen Sie im Reiter Bank die Bewegungen ab und buchen Sie sie dann;
- prüfen Sie im Reiter Anlagen die Anlagen und buchen Sie die Abschreibungen.
Im Verlauf des Mandats tragen die durch die Synchronisierung vorgenommenen Änderungen die Herkunft Novadesko-Schnittstelle.
Die Kanzlei synchronisieren
In den Kanzlei-Einstellungen aktualisiert die Schaltfläche Aus Novadesko synchronisieren die Identität der Kanzlei, ihre Mitarbeiter und die Liste der ihr anvertrauten Mandate. Diese Synchronisierung erfolgt auch bei jeder Anmeldung eines Benutzers der Kanzlei.
Peppol und Novadesko
Hat das Unternehmen Peppol in Novadesko aktiviert, zeigt der Reiter Peppol des Mandats Von Novadesko verwaltet: Die Registrierung wird auf Seiten des Unternehmens gesteuert. Siehe Mandat bereits anderswo registriert.
Bei Problemen
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Synchronisierung meldet, dass das Mandat nicht verknüpft ist | Das Mandat wurde nicht aus Novadesko angelegt, oder die Kanzlei ist vom Unternehmen nicht mehr beauftragt | Prüfen Sie in Novadesko, ob die Kanzlei weiterhin der Buchhalter des Unternehmens ist. |
| Ein Beleg erscheint nicht | Die Synchronisierung ist seit seiner Erfassung noch nicht gelaufen | Starten Sie eine manuelle Synchronisierung, danach eine vollständige Synchronisierung. |
| Die Vorschau eines PDF wird nicht angezeigt | Die Datei ist bei Novadesko nicht mehr verfügbar | Bitten Sie das Unternehmen, den Beleg erneut anzuhängen. |
| Zu viele Synchronisierungen hintereinander | Grenze von 10 manuellen Synchronisierungen pro Minute und Mandat | Warten Sie eine Minute. |
Ein Beleg, der in Novadesko nach seiner Verbuchung in NovaFisko gelöscht oder geändert wird, ändert die erfasste Buchung nicht. Hat sich der Beleg tatsächlich geändert, stornieren Sie die Buchung und buchen Sie den aktualisierten Beleg erneut.