Aufbewahrungsdauer
Die belgische Pflicht, Bücher und Belege 7 Jahre aufzubewahren, was NovaFisko aufbewahrt, was es automatisch bereinigt und was in Ihrer Verantwortung bleibt.
Das belgische Recht schreibt vor, die Buchhaltungsbücher und die Buchungsbelege sieben Jahre lang aufzubewahren. Diese Seite erläutert, was diese Pflicht umfasst, wie NovaFisko dazu beiträgt und wo seine Rolle endet.
Was das Gesetz sagt
| Pflicht | Dauer | Quelle |
|---|---|---|
| Buchhaltungsbücher | 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres, das auf ihren Abschluss folgt | Wirtschaftsgesetzbuch, Art. III.88 |
| Buchungsbelege | 7 Jahre, im Original oder als Kopie | Wirtschaftsgesetzbuch, Art. III.86 |
| Bücher und Dokumente im Bereich der MwSt. | 7 Jahre ab dem 1. Januar des Jahres, das auf ihren Abschluss oder ihr Datum folgt | Mehrwertsteuergesetzbuch, Art. 60 |
Diese Verweise dienen der Orientierung. Für bestimmte Dokumente gelten längere Fristen, zum Beispiel im Immobilien- oder Sozialbereich. Der Berufsangehörige beurteilt selbst, welche Frist für das jeweilige Mandat gilt.
Was NovaFisko ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt
Solange das Mandat in der Plattform besteht, werden die folgenden Elemente nie automatisch bereinigt.
| Element | Bemerkung |
|---|---|
| Buchungen | Eine gebuchte Buchung wird nie gelöscht oder geändert. Eine Korrektur erfolgt über eine Gegenbuchung, die ebenfalls in den Büchern bleibt. |
| Geschäftsjahre und Perioden | Auch abgeschlossene. |
| Geschäftspartner, Kontenplan, Journale | Solange sie nicht von einem Benutzer gelöscht werden. |
| MwSt.-Erklärungen | Entwürfe, validierte und eingereichte. |
| Anlagen und Abschreibungspläne | Einschließlich der abgegangenen Anlagegüter. |
| Ursprüngliche CODA-Auszüge | Aufbewahrt und über den Reiter Bank herunterladbar. |
| Änderungsverlauf | Jede Änderung mit ihrem Urheber. |
| Prüfpfad | Protokoll, das nur ergänzt wird. |
Was NovaFisko automatisch bereinigt
| Element | Frist | Einzelheiten |
|---|---|---|
| Papierkorb | Standardmäßig 90 Tage, je Mandat von 7 bis 3.650 Tagen einstellbar | Nach Ablauf der Frist wird der Datensatz in der Nacht endgültig gelöscht. |
| Fehlerhafte oder doppelte Belegimporte | 30 Tage | Bereinigt werden nur Importe, die nicht abgeschlossen wurden. Validierte Dokumente bleiben erhalten. |
| Technisches Protokoll der Offline-Synchronisierung | 90 Tage | Ein Gerät, das länger nicht synchronisiert hat, lädt das Mandat vollständig neu. Buchhaltungsdaten sind nicht betroffen. |
| Links zum Teilen von Dokumenten per E-Mail | 7 Tage | Der Link läuft ab, das Dokument bleibt im Mandat. |
| Reichweitendaten der öffentlichen Website | 13 Monate, IP-Adressen nach 30 Tagen gekürzt | Ohne Bezug zu den Buchhaltungsmandaten. |
Keine dieser Bereinigungen betrifft die Buchungen, die verbuchten Belege oder die Bücher.
Wo die Belege liegen
Das ist der wichtigste Punkt für die Aufbewahrung.
| Herkunft des Belegs | Wo die Datei liegt | Folge |
|---|---|---|
| In den Belegimport geladen | Von NovaFisko gespeichert | Die Datei ist in der vollständigen Akte enthalten. |
| Aus Novadesko importiert | Bleibt bei Novadesko gehostet. NovaFisko behält die Daten und einen Link. | Die vollständige Akte enthält ein Verzeichnis der Links, nicht die Dateien. |
Bei einem aus Novadesko gespeisten Mandat hängt die Aufbewahrung der Originaldateien von Novadesko und vom Unternehmen ab. Stellt das Unternehmen die Nutzung von Novadesko ein, vergewissern Sie sich, dass die Belege vor der Schließung seines Kontos abgerufen werden.
Das gesetzliche Archiv erstellen
NovaFisko erzeugt das Archiv; seine Aufbewahrung auf einem dauerhaften Datenträger obliegt dem Unternehmen und der Kanzlei.
- Schließen Sie das Jahresende ab: Die Dokumente werden endgültig.
- Laden Sie im Reiter Exporte die vollständige Akte des Geschäftsjahres herunter.
- Prüfen Sie das Deckblatt-PDF: Integritätsbescheinigung und Dateiliste.
- Legen Sie das ZIP-Archiv in Ihrem Archivsystem ab, auf mindestens zwei verschiedenen Datenträgern.
- Vermerken Sie in Ihrer Dauerakte die Prüfsumme der Datei
manifest.jsonund das Ablagedatum. - Planen Sie die Vernichtung zum Ablauf der gesetzlichen Frist.
Nehmen Sie die Erstellung der vollständigen Akte in Ihre Abschluss-Checkliste auf. Ein Archiv je Geschäftsjahr und je Mandat, jedes Jahr zum selben Zeitpunkt erstellt, vereinfacht die Verwaltung der Vernichtungsfristen.
Lesbarkeit im Zeitverlauf
Ein Archiv ist nur dann etwas wert, wenn es sieben Jahre später noch lesbar ist. Die vollständige Akte verwendet ausschließlich offene und gängige Formate:
- PDF für die Bücher und Berichte;
- CSV (UTF-8, Semikolon als Trennzeichen) für die Daten;
- die ursprünglichen CODA-Dateien für die Bank;
- JSON für das Manifest.
Keine dieser Dateien benötigt NovaFisko, um eingesehen zu werden.
Ende der Beziehung zu einem Kunden oder zu NovaFisko
Ein Kunde verlässt die Kanzlei
- Erstellen Sie die vollständige Akte jedes geführten Geschäftsjahres.
- Übergeben Sie die Archive dem Kunden oder seinem neuen Buchhalter.
- Bewahren Sie Ihre eigene Kopie während der Frist auf, die für Ihren Auftrag gilt.
Das Löschen eines Mandats in NovaFisko entfernt es aus den Listen. Nehmen Sie es erst vor, nachdem Sie Ihre Archive geprüft haben.
Die Kanzlei verlässt NovaFisko
Exportieren Sie vor der Kündigung die vollständige Akte jedes Mandats und jedes Geschäftsjahres. Die Modalitäten der Rückgabe und die Frist für die Löschung der Daten nach der Kündigung sind Vertragssache: Sie sind in Ihren Vertragsbedingungen zu bestätigen.
Sicherungen der Plattform
Die Sicherungen der Datenbank und der Dateien gehören zum Betrieb der Plattform und sind in der Software nicht sichtbar. Ihre Häufigkeit, ihre Aufbewahrungsdauer und ihr Standort sind organisatorische Zusagen, die bei NovaFisko zu bestätigen sind. Sie entbinden nicht davon, Ihr gesetzliches Archiv zu erstellen: Eine Sicherung dient dazu, die Plattform nach einem Vorfall wiederherzustellen, nicht dazu, den Stand Ihrer Bücher zu einem bestimmten Datum nachzuweisen.
Aufbewahrung und DSGVO
Die siebenjährige Aufbewahrung ist eine gesetzliche Pflicht: Sie rechtfertigt, personenbezogene Daten über das Ende der Geschäftsbeziehung hinaus zu behalten. Umgekehrt verlangt der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Ablauf der Frist, nicht unbegrenzt zu behalten, was keinen Nutzen mehr hat. Sehen Sie eine jährliche Durchsicht der fällig gewordenen Archive vor.