DSGVO und personenbezogene Daten
Die Rollen der Kanzlei und von NovaFisko im Sinne der DSGVO, die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Rechte der betroffenen Personen und die Werkzeuge der Software, um ihnen nachzukommen.
Eine Buchhaltung enthält personenbezogene Daten: Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten, die natürliche Personen sind, Bankkontonummern, Identität der Mitarbeiter. Diese Seite beschreibt, wie sich NovaFisko in die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einfügt und was die Software Ihnen bietet, um Ihre eigenen Pflichten zu erfüllen.
Diese Seite beschreibt die Funktionsweise der Software. Sie ersetzt weder Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten noch den mit NovaFisko geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag noch eine Rechtsberatung. Die als „zu bestätigen“ gekennzeichneten Punkte betreffen vertragliche und organisatorische Zusagen, die sich in der Software selbst nicht überprüfen lassen.
Wer wofür verantwortlich ist
| Akteur | Rolle im Sinne der DSGVO | Für welche Daten |
|---|---|---|
| Das Kundenunternehmen | Verantwortlicher | Seine eigene Buchhaltung: seine Kunden, seine Lieferanten, sein Personal. |
| Die Buchhaltungskanzlei | Verantwortlicher für ihren Auftrag oder Auftragsverarbeiter ihres Kunden, je nach Art des Auftrags | Die Mandate, die sie führt. Die Einstufung hängt von Ihrem Auftragsschreiben ab. |
| NovaFisko | Auftragsverarbeiter | Die Daten, die die Kanzlei und ihre Kunden in der Plattform speichern. |
| NovaFisko | Verantwortlicher | Die Benutzerkonten, die Abrechnung des Abonnements, die Reichweitenmessung der öffentlichen Website. |
Die personenbezogenen Daten in einem Mandat
| Kategorie | Beispiele | Wo |
|---|---|---|
| Identität und Kontaktdaten von Geschäftspartnern | Name, Adresse, E-Mail, Telefon, MwSt.-Nummer eines Selbstständigen | Reiter Geschäftspartner |
| Bankdaten | IBAN, BIC, Name der Gegenpartei, Mitteilung einer Überweisung | Reiter Geschäftspartner und Bank |
| Belege | Rechnungen und Gutschriften, die jede darauf gedruckte Angabe enthalten können | Reiter Belege |
| Steuerformulare | Empfänger von Formularen 281.50 | Datensatz des Geschäftspartners |
| Mitarbeiter und Benutzer | Name, E-Mail, Rolle, Sprache, Protokoll der Aktionen, IP-Adresse, Name des Geräts | Team, Verlauf, Prüfpfad |
NovaFisko ist nicht dafür bestimmt, besondere Kategorien von Daten (Gesundheit, Überzeugungen usw.) aufzunehmen. Vermeiden Sie es, solche Daten in freie Notizfelder einzutragen.
Die von der Plattform aufgerufenen technischen Auftragsverarbeiter
Manche Funktionen greifen auf externe Dienste zurück. Diese erhalten nur die Daten, die für den angeforderten Vorgang nötig sind.
| Dienst | Funktion | Übermittelte Daten |
|---|---|---|
| B2Brouter | Peppol-Registrierung und Verzeichnis | Identität, Unternehmensnummer, Adresse und Kontakt des registrierten Mandats |
| CompanySearch | Unternehmenserkennung | Der gesuchte Name oder die gesuchte Nummer |
| VIES (Europäische Kommission) | Validierung einer MwSt.-Nummer | Die geprüfte MwSt.-Nummer |
| Engine zur Dokumentenanalyse | Auslesen der in den Belegimport geladenen Rechnungen | Der Inhalt des analysierten Dokuments |
| Novadesko | Synchronisierung der verbundenen Mandate | Lesen der Daten des Unternehmens; Senden ausschließlich der vom Buchhalter erstellten Dokumente |
Der Belegimport sendet den Inhalt der Belege an eine Analyse-Engine mit künstlicher Intelligenz. Enthält ein Beleg Daten, die Sie dieser Verarbeitung nicht unterziehen möchten, erfassen Sie ihn von Hand. Die vertragliche Liste der weiteren Auftragsverarbeiter und deren Standort sind in Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag zu bestätigen.
Den Rechten der betroffenen Personen nachkommen
Recht auf Auskunft und Datenübertragbarkeit
- Für einen Geschäftspartner: Der Export Historie der Geschäftspartner, gefiltert nach der Person, liefert alle Bewegungen, die sie betreffen. Der Export Geschäftspartnerdatei liefert ihre Stammdaten.
- Für ein ganzes Mandat: Die vollständige Akte liefert die Daten in einem offenen Format (CSV) zusammen mit den PDF.
Recht auf Berichtigung
Korrigieren Sie den Datensatz des Geschäftspartners. Die Änderung wird im Verlauf mit dem alten und dem neuen Wert festgehalten.
Recht auf Löschung
Das Recht auf Löschung stößt an die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der Bücher und Buchungsbelege.
- Der Geschäftspartner hat keine Buchung: Löschen Sie ihn, und löschen Sie ihn dann endgültig aus dem Papierkorb. Solange er im Papierkorb liegt, bestehen seine Daten weiter.
- Der Geschäftspartner ist mit Buchungen verknüpft: Die Software lehnt die Löschung ab. Die Daten müssen während der gesetzlichen Frist aufbewahrt werden. Sie können der Person antworten, dass die Löschung durch eine rechtliche Verpflichtung eingeschränkt ist (Artikel 17 Absatz 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht gegen E-Mails
Jeder Benutzer kann seine Benachrichtigungseinstellungen je E-Mail-Kategorie festlegen. Nachrichten, die für die Sicherheit des Kontos unerlässlich sind, werden immer gesendet.
Datenminimierung und Abschottung
- Zugriff je Mandat: Ein Mitarbeiter sieht nur die Mandate, die ihm zugewiesen sind. Nur die Administratoren und Manager der Kanzlei sehen alle Mandate der Kanzlei. Ein Mandat, auf das ein Benutzer keinen Zugriff hat, wird ihm als nicht vorhanden dargestellt.
- Rollen: Erfasser, Prüfer, Verantwortlicher, schreibgeschützter Auditor mit möglichem Ablaufdatum.
- Nur Lesezugriff auf Novadesko: NovaFisko liest die Daten des Unternehmens, ohne sie zu ändern.
- Temporäre Links: Die Vorschau eines Dokuments oder eines Exports läuft über einen signierten, zeitlich begrenzten Link.
Nachvollziehbarkeit
Die DSGVO verlangt, nachweisen zu können, wer auf die Daten zugegriffen und sie geändert hat. NovaFisko speichert:
- jede Datenänderung mit Urheber, Datum, Gerät und den Werten vorher und nachher;
- jede erfolgreiche oder fehlgeschlagene Anmeldung;
- jeden erstellten Export mit seiner Prüfsumme.
Diese Protokolle enthalten selbst personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter. Informieren Sie sie über deren Existenz.
Die öffentliche Website
Die Website novafisko.com misst ihre Reichweite ohne Werkzeuge Dritter. IP-Adressen im Klartext werden nach 30 Tagen gekürzt und die Besuchsdaten nach 13 Monaten gelöscht. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung der Website.
Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
Wenn Sie einen ungewöhnlichen Zugriff auf ein Mandat feststellen, zum Beispiel eine unbekannte Anmeldung im Aktivitätsprotokoll:
- ändern Sie sofort das Passwort des betroffenen Kontos;
- entziehen Sie dem Mitarbeiter bei Bedarf unter Team den Zugriff;
- exportieren Sie das Aktivitätsprotokoll des Zeitraums;
- wenden Sie sich an den NovaFisko-Support;
- prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob eine Meldung an die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden erforderlich ist.