Häufige Fragen
Die Antworten auf die gängigsten Fragen zu NovaFisko, nach Themen geordnet, vom Einstieg bis zum Abschluss, einschließlich Peppol, Offline-Betrieb und Sicherheit.
Diese Seite fasst die Fragen zusammen, die am häufigsten gestellt werden. Jede Antwort ist kurz und verweist auf die Seite, die das Thema ausführlich behandelt. Wenn Sie Ihre Antwort nicht finden, verwenden Sie die Suche der Dokumentation (Taste /) oder schreiben Sie dem Support.
Einstieg
An wen richtet sich NovaFisko?
An Buchhaltungs- und Treuhandkanzleien, die die Buchhaltung ihrer Kunden führen, sowie an selbstständige Buchhalter. Die Software ist um die Kanzlei herum aufgebaut: ein Team, Mandate und für jedes Mandat eine vollständige Buchhaltung. Siehe den Überblick.
Auf welchen Geräten kann ich es verwenden?
NovaFisko läuft in einem aktuellen Webbrowser, ohne Installation. Für macOS und Linux gibt es Desktop-Anwendungen. Überall stehen dieselben Bildschirme und dieselben Daten zur Verfügung.
In welchen Sprachen?
Die Oberfläche ist auf Französisch, Niederländisch, Englisch und Deutsch verfügbar. Jeder Benutzer wählt seine Sprache, und jedes Mandat hat seine eigene Sprache für die exportierten Dokumente. Siehe Darstellung und Sprache.
Welche Länder werden unterstützt?
Belgien ist vollständig abgedeckt: Kontenplan PCMN, MwSt.-Codes und -Felder, Intervat, Listen, Jahresabschluss nach dem Modell der BNB. Pakete für Frankreich und Luxemburg liefern den Kontenplan, die Bücher und die Saldenlisten; ihre Steuererklärungen sind noch nicht abgedeckt. Das Paket Niederlande ist geplant.
Kann ich es testen, ohne ein Konto anzulegen?
Ja. Eine interaktive Demo, vorbefüllt mit vier fiktiven Mandaten, ist unter demo.novafisko.com erreichbar. Sie können dort frei erfassen: Die Daten werden jede Nacht zurückgesetzt. Aktionen mit Außenwirkung, etwa eine Peppol-Registrierung, sind dort gesperrt.
Wie lege ich mein erstes Mandat an?
Legen Sie in der Mandatsliste ein Mandat an, indem Sie den Namen oder die Unternehmensnummer eingeben: NovaFisko ergänzt die Stammdaten aus den amtlichen Daten und legt den Kontenplan, die Journale, die MwSt.-Codes und das erste Geschäftsjahr an. Siehe Erstes Mandat.
Preise und Lizenz
Wie wird der Preis berechnet?
Der Preis hängt von der Anzahl der im Monat aktiven Mandate ab. Der Einstiegstarif wird je Mandat bezahlt, ohne Grundbetrag. Der Kanzleitarif fügt einen monatlichen Grundbetrag und einen gestaffelten Preis je Mandat hinzu. Die aktuellen Preise und ein Preisrechner stehen auf der Seite Lizenz und Preise.
Ist die Anzahl der Benutzer begrenzt?
Sie laden so viele Mitarbeiter ein wie nötig und weisen jedem eine Rolle und Mandate zu. Siehe Rollen und Team.
Wozu dient ein Aktivierungsschlüssel?
Ein Aktivierungsschlüssel verknüpft eine Lizenz mit Ihrer Kanzlei, zum Beispiel im Rahmen eines Pilotprogramms oder einer Partnerschaft. Siehe Aktivierungsschlüssel.
Erfassung und Belege
Kann ich eine Buchung ändern oder löschen?
Nein, und das ist beabsichtigt. Eine gebuchte Buchung wird nie geändert oder gelöscht, gemäß dem Grundsatz der Unveränderbarkeit der Buchungen. Um sie zu korrigieren, stornieren Sie sie und erfassen sie neu. Die ursprüngliche Buchung und ihre Gegenbuchung bleiben in den Büchern sichtbar. Siehe Buchungen.
Gibt es Buchungsentwürfe?
Nein. Eine Buchung ist entweder gespeichert oder nicht vorhanden. Importierte Belege warten dagegen auf Ihre Validierung, bevor sie verbucht werden: In diesem Stadium korrigieren Sie die Kontierung frei.
Welche Dateien akzeptiert der Belegimport?
PDF, Bilder (Foto oder Scan), elektronische XML-Rechnungen in den Formaten UBL und CII sowie ZIP-Archive, die solche Dateien enthalten. Ein Stapel kann bis zu zwanzig Dateien von jeweils höchstens 25 MB umfassen. Siehe Belegimport.
Verbucht der Belegimport von selbst?
Nein. Er liest das Dokument, erkennt den Geschäftspartner, schlägt ein Konto und einen MwSt.-Code vor und wartet dann auf Ihre Validierung. Dokumente, deren Auslesung unsicher ist, werden als zu prüfen gekennzeichnet. Siehe Validierung der Belege.
Wie vermeide ich, dieselbe Rechnung zweimal zu erfassen?
Der Belegimport erkennt Duplikate beim Import. Bei der manuellen Erfassung dienen die Referenz des Belegs, das Journal, der Geschäftspartner und das Datum dazu, einen bereits gespeicherten Beleg zu erkennen. Der Reiter Qualität meldet ebenfalls Auffälligkeiten. Siehe Qualitätskontrollen.
Kann ich Buchungen automatisieren, die jeden Monat wiederkehren?
Ja, mit den wiederkehrenden Buchungen: Miete, Leasing, Abonnement. Sie werden jede Nacht zu ihrer Fälligkeit automatisch erzeugt, oder auf Anforderung. Siehe Wiederkehrende Buchungen.
Bank und Geschäftspartner
Wie importiere ich meine Kontoauszüge?
Im CODA-Format, über den Reiter Bank oder den Konnektor für den Dateiimport. Bei einem mit Novadesko verbundenen Mandat kommen die Auszüge automatisch an. Direkte Bankverbindungen (Codabox, Ponto) sind geplant. Siehe CODA-Auszüge.
Was geschieht, wenn eine Zahlung um einige Cent abweicht?
Beim Ausgleich wird eine Differenz, die höchstens der maximal tolerierten Differenz entspricht (standardmäßig 1,00 €), automatisch als Aufwand oder Ertrag gebucht. Der Schwellenwert und die Konten werden in den Mandatseinstellungen festgelegt.
Wie erfahre ich, ob ein Kunde Rechnungen über Peppol empfangen kann?
Der Datensatz jedes Geschäftspartners zeigt seinen Peppol-Status, der im Verzeichnis des Netzwerks geprüft wird. Eine Sammelprüfung ist für alle Geschäftspartner eines Mandats möglich. Siehe Peppol-Status der Geschäftspartner.
MwSt. und Abschluss
Reicht NovaFisko die MwSt.-Erklärung für mich ein?
Nein. NovaFisko berechnet die Felder, führt Plausibilitätskontrollen durch und erstellt die XML-Datei im Intervat-Format. Sie reichen diese Datei selbst im Intervat-Portal ein und geben dann in NovaFisko an, dass die Erklärung eingereicht ist. Siehe Intervat-XML-Datei.
Kann ich den Jahresabschluss aus NovaFisko heraus bei der BNB hinterlegen?
Nicht direkt. NovaFisko erstellt den Jahresabschluss nach dem verkürzten Schema oder dem Mikroschema als PDF und Excel, als vorbereitendes Dokument. Die offizielle Hinterlegung erfolgt in der Anwendung Filing der BNB. Die Erstellung der XBRL-Datei ist geplant. Siehe Jahresabschluss.
Was ist der Unterschied zwischen dem Sperren einer Periode und dem Abschluss des Geschäftsjahres?
Das Sperren einer Periode verhindert jede Buchung in einem Monat. Der Abschluss des Geschäftsjahres sperrt alle Perioden. Das Jahresende geht weiter: Es erstellt die Abschlussbuchung der Ergebniskonten und die Eröffnungsbilanz des folgenden Geschäftsjahres. Siehe Perioden und Sperrung und Jahresende.
Ich habe zu früh abgeschlossen. Kann ich das rückgängig machen?
Ja. Öffnen Sie das Geschäftsjahr im Dialog Perioden und Abschluss wieder, stornieren Sie die Abschluss- und Eröffnungsbuchungen, falls ein Jahresende gestartet wurde, korrigieren Sie und schließen Sie dann erneut ab. Der Vorgang wird protokolliert.
Werden die Abschreibungen automatisch gebucht?
Der Abschreibungsplan wird automatisch berechnet, aber die Abschreibungen werden nur auf Ihre Anforderung verbucht, je Anlagegut oder für alle Anlagegüter einer Periode. Siehe Anlagen und Abschreibungen.
Peppol und Integrationen
Mein Kunde ist mit seiner Fakturierungssoftware bereits bei Peppol. Muss ich etwas tun?
Nein. NovaFisko erkennt die bestehende Registrierung und zeigt sie an. Es muss nichts umgezogen werden, solange seine Software seine Rechnungen ordnungsgemäß empfängt. Siehe Mandat bereits anderswo registriert.
Kann ich aus NovaFisko heraus Rechnungen über Peppol senden?
Noch nicht. Heute registriert NovaFisko das Mandat im Netzwerk, verwaltet dessen Optionen und prüft die Partner im Verzeichnis. Der Versand von Rechnungen und der direkte Eingang empfangener Rechnungen im Reiter Belege sind geplant.
Ändert NovaFisko die Daten meines Kunden in Novadesko?
Nein. Die Verbindung ist schreibgeschützt. Die einzige Ausnahme betrifft die Dokumente, die Sie selbst mit dem Belegimport erstellen: Sie können an Novadesko gesendet werden, wo sie gesperrt erscheinen. Siehe Novadesko-Integration.
Kann sich eine andere Software mit NovaFisko verbinden?
Ja, über die öffentliche API: Integrationstoken mit eingeschränkten Rechten, vollständige Referenzdokumentation und Webhooks, um über Ereignisse benachrichtigt zu werden. Siehe den Überblick über die API.
Offline, Verlauf und Sicherheit
Was geschieht, wenn meine Verbindung mitten in der Erfassung abbricht?
Wurde das Mandat offline verfügbar gemacht, arbeiten Sie weiter. Ihre Änderungen werden auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald die Verbindung wieder da ist. Siehe Offline arbeiten.
Zwei Personen haben denselben Datensatz geändert. Wer gewinnt?
Unterschiedliche Felder werden zusammengeführt. Beim selben Feld setzt sich die höhere Rolle durch, dann die jüngere Änderung. Auf dem Server festgeschriebene Buchhaltungsdaten haben immer Vorrang. Siehe Konflikte und Prioritäten.
Ich habe versehentlich einen Geschäftspartner gelöscht. Ist er verloren?
Nein. Er liegt im Papierkorb des Mandats und kann standardmäßig 90 Tage lang wiederhergestellt werden. Siehe Papierkorb.
Wie erfahre ich, wer ein Konto oder einen Geschäftspartner geändert hat?
Öffnen Sie den Verlauf des Datensatzes: Jede Änderung steht dort mit ihrem Urheber, ihrem Datum und den Werten vorher und nachher. Siehe Änderungsverlauf.
Wo werden meine Daten gehostet?
NovaFisko kündigt ein Hosting in der Europäischen Union an. Der genaue Standort, die Sicherungen und die damit verbundenen Zusagen stehen in Ihren Vertragsunterlagen. Siehe Verschlüsselung und Datenschutz.
Wie lange werden die Daten aufbewahrt?
Die Buchungen, die verbuchten Belege und die Bücher werden nie automatisch bereinigt, solange das Mandat besteht. Für die gesetzliche Pflicht von sieben Jahren erstellen und archivieren Sie die vollständige Akte jedes Geschäftsjahres. Siehe Aufbewahrungsdauer.
Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung verfügbar?
Noch nicht: Sie ist geplant. Verwenden Sie bis dahin ein langes, einmaliges Passwort und teilen Sie kein Konto.
Sie bereiten einen Softwarewechsel vor? Beginnen Sie mit dem Überblick und legen Sie dann ein Testmandat anhand einer echten Unternehmensnummer an: In zehn Minuten haben Sie einen Kontenplan, Journale und ein erstes Geschäftsjahr, die bereit sind, Buchungen aufzunehmen.